¿Cómo hacer informes de rentabilidad de proyectos?
A la hora de afrontar un nuevo proyecto, la empresa necesita saber si será rentable o no. En caso afirmativo, seguirá adelante con él pero si las expectativas no son positivas, lo más probable es que acabe renunciando a un proyecto que apunta a ruinoso.
Hay muchos factores que influyen en ello, por eso es interesante contar con informes de rentabilidad de proyectos que permitan hacerse una idea de la inversión necesaria para acometerlo y el retorno que tendrá esta inversión.
Qué influye en la rentabilidad de proyectos
Cuando los responsables o directivos de una empresa analizan un proyecto, deben basarse en tres aspectos clave: recursos humanos, materiales y tiempo necesarios para completarlo. Son los tres pilares fundamentales sobre los que radica el éxito del proyecto. No son pocos los sectores en los que se trabaja así, por proyectos, expedientes u obras.
Desde las constructoras a quienes ofrecen sus servicios profesionales, pasando por ingenieros o estudios de arquitectos, conocer la rentabilidad de los proyectos desde la planificación hasta el fin de la ejecución es clave para el devenir de la empresa.
Así, no debería extrañar que los informes de rentabilidad de proyectos deban comenzar con el registro de los datos planificados para su ejecución. Aquí se debe aparecer reflejado el coste de la inversión que se hará en materiales, el personal asignado a cada tarea y el coste por hora invertida. Esto no solo sirve para hacerse una idea de la rentabilidad del proyecto, también funciona como guía para seguir el desarrollo del proyecto y detectar posibles desviaciones durante el presupuesto.
Lógicamente, los cálculos iniciales pueden verse alterados por factores de todo tipo. Es importante detectar cualquier variación o desviación presupuestaria mientras se desarrolla el proyecto. Es un riesgo que tenemos que asumir, pero una desviación excesiva compromete la rentabilidad del proyecto y en consecuencia puede hacer peligrar la viabilidad económica de la empresa. Lo mismo pasa con los excesos de horas, suponen un coste adicional que la empresa deberá asumir.
El ROI en los informes de rentabilidad de proyectos
Uno de los indicadores más importantes a la hora de analizar un proyecto, y que debe aparecer sí o sí en los informes de rentabilidad, es el retorno de la inversión (ROI) previsto. Esta métrica dice cuánto se ganará por cada euro invertido. La información que ofrece es muy útil a la hora de analizar si el proyecto resultará rentable o no, pues entre otras cosas permite evitar pérdidas al saber de antemano que el proyecto no resultará rentable o ayuda a optimizar el uso de recursos disponibles. El ROI se puede calcular a partir de cuatro premisas:
Definición del volumen de trabajo: consiste en definir la cantidad de trabajo necesario para sacar adelante el proyecto. La mejor forma de hacerlo es dividiéndolo en tareas, y estas en fases.
Estimación del coste de las tareas: una vez definido el trabajo, se puede calcular el coste de cada tarea en base a materiales, sueldos de empleados, equipos que se comprarán/alquilarán, etc.
Cálculo del importe de devoluciones: un proyecto no siempre aporta nuevos beneficios. Por eso, hay que tener en cuenta los cambios de los flujos de trabajo de la compañía y dividir los ingresos variables entre costes del proyecto.
Cálculo de ingresos del proyecto: antes de asumir un proyecto, hay que tener claro cuál será el público objetivo e hipotéticos escenarios de venta. Estos ingresos estimados se dividen entre la inversión (costes) del proyecto.
A parte del ROI, en los informes de rentabilidad de proyectos también debería aparecer el índice de rentabilidad. Es una métrica que se calcula mediante la fórmula valor presente de los flujos de efectivo futuros/inversión inicial del proyecto, y que nos dice cuánto se ganará por cada euro invertido.
Si es superior a 1, lo más probable es que el proyecto sea rentable; pero si es inferior a 1 no se recuperará la inversión. Cuando es exactamente 1, se cubrirán gastos pero es difícil que sea rentable. No son proyectos aconsejables.
Cómo aumentar los márgenes de beneficio
¿Eres de los que por aumentar los márgenes de beneficio entienden aumentar el precio y/o rebajar costes? Error. Siempre será más efectivo eliminar los requisitos imprevistos, que pueden disparar el coste del proyecto a la vez que reducen su rentabilidad; o renunciar a proyectos con bajos márgenes de beneficios.
Hay proyectos, o clientes, que exigen una importante inversión y que pese a producir beneficios no compensan la fuerte inversión realizada. ¿Ayudan al crecimiento de la empresa? Puede ser, pero no son el camino.
Retener los clientes o utilizar herramientas para controlar el tiempo que invierte tu equipo en sus tareas también facilita una mayor rentabilidad. Todos estos aspectos deben aparecer reflejados en los informes de rentabilidad de proyectos. También la opinión de los trabajadores sobre el desarrollo del proyecto.
Bien utilizados, los informes de rentabilidad de proyectos son un arma de lo más útil para que la empresa pueda descartar aquellos trabajos que puedan ser deficitarios o poco interesantes desde la perspectiva económica. Nunca se puede perder de vista la rentabilidad, pues detrás de una oferta a priori interesante siempre puede esconderse una inversión desmesurada que lleve a la organización a la ruina.
Valorar la rentabilidad es el primer paso hacia el crecimiento de la compañía.
