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Gestor de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

Para nosotros, la correcta gestión de proyectos va mucho más allá de tener controlados los proyectos, cumpliendo con los plazos establecidos, el presupuesto y si alcance. La gestión de proyectos se encarga de unir a los clientes y a los equipos, así como al equipo como unidad, creando una visión para el éxito puesto que focaliza a todos los miembros en el camino hacia él.

Cuando los proyectos se gestionan de forma correcta el resultado es un impacto tan positivo que va mucho más allá de entregar los proyectos dentro de un plazo.

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Las fases de la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos se han de seguir una serie de pasos que garanticen su camino hacia el éxito. Según el Project Management Institute, en su Guide of the Project Management Body of Knowlege, existen 5 etapas de la gestión de proyectos.

1. Estudio de factibilidad

La base del inicio de la gestión de proyectos, su objetivo es el de determinar si el proyecto conseguirá frutos beneficiosos para la empresa teniendo en cuenta toda la inversión necesaria para ponerlo en marcha. Se puede utilizar un software de gestión de proyectos para realizar el análisis general del proyecto, detectando, también, los riesgos potenciales de este.

Si todo este estudio inicial es positivo, el proyecto se pone en marcha.

2. Planificación del trabajo

En la segunda fase se han de detallar todas las tareas relacionadas con el proyecto y los recursos necesarios para desarrollarlo. Se debe detallar minuciosamente para que nada se quede en el tintero. Para ello, se ha de revisar el análisis del proyecto, realizar estimaciones, definir un plan y redactar los documentos necesarios.

3. Ejecución

¡Hora de ponerse manos a la obra! Se trata de una fase de vital importancia, puesto que aquí se materializan las ideas y se empiezan a utilizar los recursos y técnicas para poner en marcha el proyecto.

En esta fase se empiezan a gestionar las tareas, los periodos de entregas, peticiones…

4. Seguimiento

Se trata de una fase en la que se ha de comprobar que todo está marcando como se esperaba respecto a las tareas, planificación y administración. Para ello, se han de realizar seguimientos en las áreas que se involucran con el control de calidad y el registro de incidencias y generar los informes pertinentes para realizar reportes a superiores o clientes.

5. Cierre

Cuando se finaliza un proyecto se ha de evaluar y verificar que los objetivos y expectativas se han cumplido y de qué manera se ha cumplido o no con la planificación inicial. No obstante, resulta necesario aplicar un análisis de fallos en el proyecto para documentar los errores y que en un futuro sirva para tomar decisiones más efectivas.

Herramientas para la gestión de proyectos

Como has visto, la gestión de proyectos se trata de un todo global, que se organiza por fases. Es por ello, que para su correcto desarrollo resulta muy importante contar con las herramientas necesarias.

Es por ello que desde Sesame, ofrecemos la función de planificación de tareas que permite la gestión de los proyectos. Gracias al tracking de tareas puedes medir el tiempo que el equipo necesita para cada tarea y controlar, así, la rentabilidad de los proyectos.

Permite desglosar las horas invertidas por proyectos, clientes y tareas. Además, de asignar tareas a empleados, generar informes, visualizar la dedicación en tiempo real, asignar los costes por hora de cada empleado o proyecto…