¿Estás buscando una herramienta que te permita gestionar de forma eficiente las tareas de tu equipo? Es importante contar con una herramienta que permita la comunicación de todos los miembros del proyecto, que permita llevar un seguimiento de las tareas que forman parte de cada proyecto, sus plazos de entrega o las reuniones. Asignar correctamente todo el trabajo que se lleva a cabo en cada proyecto o idea es sin duda la clave para optimizar todos los recursos con los que se cuenta, aumentar nuestra productividad y al mismo tiempo conseguir la satisfacción por el trabajo desempeñado.
3 consejos básicos para elegir un sistema de gestión de proyectos
Entre fechas de entrega, objetivos planificados a corto, medio o largo plazo, coordinación de equipos. Todos estos elementos deben ser correctamente gestionados y dirigidos en una empresa para cumplir cada meta y que en cada uno de los canales del proceso prevalezca la satisfacción. La solución como decimos la encontramos en las funciones de project management que nos ayuden a coordinar de forma eficaz los recursos que se disponen. La tecnología y el software juega a nuestro favor en este caso. ¿Por qué? Porque se trabaja siempre en tiempo real, de forma que no hay un dato que no se analice o contabilice.
A continuación descubrimos los consejos imprescindibles para decantarnos por un sistema de gestión de proyectos:
1. ¿Ofrece planificación del trabajo?
Esta será una pregunta clave que deberemos realizarnos a la hora de escoger el software. Hablamos de las capacidades de la herramienta para planificar, gestionar, organizar y coordinar todas las tareas y subtareas que componen cada proyecto.
Si además de ello, nos permite visibilizar internamente todos los datos, será un plus, puesto que la información presentada visualmente gana valor y nos ayuda a tomar decisiones. Incluso, desde el punto de vista del empleado, poder observar cómo están distribuidas sus tareas y su tiempo de trabajo le ayudarán a planificarse y a permanecer más tranquilo o confidente en lo que es el reparto de las cargas de trabajo.
2. ¿Es fácil de usar?
Si damos por hecho que esta herramienta tendrá que estar disponible de forma online, daremos por hecho igualmente que sea fácil de usar, que sea interactiva y que realmente sea resolutiva. Este acceso, deberá contar con una buena capacidad de almacenamiento para que no se pierda ningún dato y por descontado para que toda la información sea compartida.
No olvidemos que en muchos casos si nos aprovechamos de la flexibilidad y del smart working cada usuario accederá desde lugares diferentes a la interfaz por lo que este aspecto será fundamental.
3. ¿Cuantas funcionalidades ofrece?
Cada herramienta que tenemos a nuestra disposición para gestionar nuestros proyectos destaca por un ítem en particular, pero cuantas más funcionalidades tenga para tenerlo todo bajo una sola plataforma, mejor. De ello hablaremos en las siguientes líneas, aunque será importante que contemplemos cuestiones como:
- ¿Permite llevar un seguimiento de cara a la flexibilidad de la jornada laboral?
- ¿Permite gestionar las incidencias de los días libres o de cada tipo de ausencia?
- ¿Permite llevar un seguimiento de la rentabilidad y productividad?
- ¿Permite gestionar las tareas y subtareas?
- ¿Permite llevar un seguimiento de la geolocalización?
En esta línea nos detenemos para continuar en el siguiente punto, ya que llegados hasta aquí comenzaremos a comprobar qué funcionalidades tienen unas herramientas, qué otras no, y cómo hacer un balance de ello para tomar la decisión final.
¿En qué aspectos debes fijarte de cada programa?
Si te has preguntado qué debe reunir un buen software de gestión de gestión de proyectos, la respuesta es clara: debe ser capaz de organizar el tiempo de todo el equipo de trabajo para poder extraer informes favorables acerca de la productividad y de la rentabilidad. Además de ello, una herramienta de software de gestión de proyectos debe ayudar a los empleados a organizar su tiempo y su trabajo en tiempo real, para así ver su actividad.
1. El precio de la herramienta
Cada herramienta de gestión de proyectos tiene un coste diferente, un coste que varía por ejemplo en función del número de empleados, mediante planes anuales o mediante planes mensuales. En este sentido, Sesame cuenta con planes de 10 empleados, de 20, de 30, de 99 o más. Este baremo puede variar según cada tipo de software, por lo que para decidirnos deberemos valorar lo siguiente:
2. El tamaño de la empresa
Hacemos referencia al número de empleados con los que cuenta cada entidad. ¿Por qué? El tamaño de la empresa es decisivo en la elección, puesto que aquí encontramos una diferenciación, si hay límites de usuarios o no, y si el software solamente es resolutivo para empresas de pequeño tamaño o pymes en general. En este caso, Sesame es sin límite de usuarios.
3. Si cumple o no con la Ley
En función de cada país puede que haya una Ley vigente que regule la jornada laboral. En países como España, existe la Ley del Registro de la Jornada Laboral, mediante la que se contempla la práctica correcta del registro diario de la jornada laboral del trabajador. Por ello, si tu empresa se ubica en España, saber si la herramienta de gestión de proyectos cumple con la normativa será muy importante. En nuestro caso, Sesame está completamente adaptado a la Ley.
4. Si ofrece periodos de prueba
¿Cómo podemos valorar si una herramienta de gestión de proyectos nos resulta útil o no? Solamente comprobando las funciones que tiene y aplicándola en el trabajo diario de todo el equipo de trabajo sin distinción alguna, podremos saber si se adapta o no a lo que estamos buscando. En Sesame son 15 los días en los que podrás disfrutar de un periodo de prueba.
5. Es multidispositivo: ¿sí o no?
Y cuando hablamos de multidispositivo esperamos que está disponible en su versión en ordenador, en tablet y en móvil. Además, tendremos que comprobar si se adapta tanto a iOS como a Android, en App Store y en Google Play respectivamente. Sesame cumple con todos los requisitos mencionados.
6. Informes e integraciones
Si reúnen estos dos requisitos ya tenemos todo lo que necesitamos para elegir un buen software de gestión de proyectos. En Sesame se ofrecen informes completos que contemplan por ejemplo las horas registradas, los fichajes diarios, información desglosada por departamento. Además, cuenta con una API para integraciones externas.
Con todos estos datos, ya tienes la información que necesitas para decantarte por el que más se adapte a tus necesidade y el que más competitivo sea.
📲 Gestor de tareas y proyectos de Sesame, ¿por qué tu empresa lo necesita?
