La guía definitiva para gestionar efectivamente la carga de trabajo de tu equipo

Si has llegado hasta aquí es porque te has preguntado qué es lo que puedes hacer para disminuir la carga laboral que tiene tu equipo humano o al menos, optimizar los recursos de la mejor forma posible. Pensar en las cargas de trabajo es pensar en el bienestar de los trabajadores, en la productividad y la optimización del talento y del tiempo, para acercarnos a la consecución de los objetivos marcados y del éxito sin sufrir de los efectos negativos de la presión.

En este sentido, mejorar la productividad y el rendimiento del trabajo es una cuestión que interesa tanto al propio equipo como a las personas directivas o al mismo departamento de recursos humanos. Desde el punto de vista de las personas, del equipo, preocupa por ejemplo la forma de organizarse el tiempo, de priorizar las tareas en base a su importancia, en base a su prioridad o fechas de entrega. Desde el punto de vista del directivo o de la persona encargada de gestionar el talento, preocupa por ejemplo el cómo empoderar al empleado, para que se sienta satisfecho y seguro de su trabajo.

Hoy vamos a centrarnos en el segundo punto de vista y lo primero que debemos tener en cuenta es que cada equipo es único y funciona de forma diferente. En este contexto, indudablemente preocupa medir la capacidad, el esfuerzo del empleado y surgen dudas sobre cómo se debe medir la carga de trabajo,.

¿Cuáles son las mejores estrategias para gestionar el talento y el trabajo?

Desde años atrás, existe un debate sobre la eficacia, la eficiencia del equipo, sus emociones y sus competencias. Cada experto manifiesta sus diferentes visiones sobre la realidad en la que se ven sumergidos los empleados y los equipos de trabajo. Sin ir más lejos, Goleman, quien estima que la Inteligencia Emocional es imprescindible en la empresa porque permite conocer a un equipo de trabajo y encaminarlo hacia su satisfacción y por tanto, se darían las condiciones adecuadas para encontrarnos ante un ambiente laboral cómodo, óptimo y próximo a la consecución de los objetivos.

Años más tarde a esta publicación de Goleman, Blanco Prieto y Caballero Muñoz (2007) han establecido en su investigación «Competencias para la flexibilidad : la gestión emocional de las organizaciones» que el conjunto de competencias de una persona que sean aplicadas en el desempeño de sus tareas de forma habitual será un factor decisivo y positivo en su aprendizaje y comportamiento, y por tanto, en los resultados. Por su parte, autores como Moccia resaltan la importancia de la psocología positiva, el papel de los sentimientos en el bienestar laboral.

Por ello es que es tan importante que la carga de trabajo sea gestionada de forma efectiva, para que el equipo de trabajo se sienta satisfecho, tenga confianza en sí mismo y no actúe esta distribución de las cargas como un obstáculo que acabe por mermar la situación de las personas en su desarrollo laboral.

Estas son las 5 estrategias que nos ayudarán a gestionar efectivamente la carga de trabajo de nuestro talento:

1. La asignación de valor al trabajo mediante la gestión de tareas

Uno de los factores clave para gestionar efectivamente las cargas de trabajo es la asignación de tareas en base a prioridades. Hablamos por ejemplo de contabilizar el tiempo dedicado a cada tarea o a cada proyecto. Así el tiempo se puede optimizar mucho mejor porque el empleado sabe en qué está invirtiendo sus horas o a qué debería dedicarle más tiempo, mientras que la persona que debe revisar su trabajo sabe cuándo se cumplirán los objetivos. Por lo que ambos tienen un feedback que funciona como un to do list.

Así, un gestor de tareas sirve para establecer prioridades y tomar decisiones sobre las cargas de trabajo y la asignación de las tareas en función de cada caso en particular. Es un registro o una gestión que hace que el trabajo sea más proactivo y que el trabajador no se vea saturado en su jornada laboral.

2. La racionalización de las horas de trabajo

Este es un factor con múltiples beneficios para gestionar las cargas de trabajo, en la medida que fomenta la conciliación de la vida familiar con la vida laboral. Un correcto reparto de las horas dedicadas a cada proyecto permite una situación favorable a la productividad, al rendimiento y por tanto al bienestar.

En la medida que el trabajo sea optimizado las tareas se llevarán a cabo con la dedicación pertinente, incluso, en ciertos casos en el trabajo en equipo se realiza una dedicación menor, a la par que los resultados mejoran. En el software de gestión como Sesame el hecho de llevar un registro de las tareas nos acerca el cumplimiento de objetivos. Además, el empleado podrá beneficiarse de la flexibilidad y saber cuándo o cómo distribuye su trabajo, lo que impacta muy positivamente en su satisfacción y en los resultados de cada actividad.

3. El poder del smart work

La movilidad y el trabajo a distancia son dos grandes aliados en la gestión de la carga del trabajo. Una vez más, el simple hecho de trabajar desde otro lugar, que por ejemplo no sea una oficina, permite al equipo humano continuar con sus tareas, evitando el tener que desplazarse hacia otro lugar y sentirse cómodo o inspirado para llevar a cabo sus quehaceres.

En todos estos casos, el smart work permite que las cargas de trabajo se puedan distribuir de todas las formas posibles y esto deriva en la mejor optimización del tiempo y de los procesos que se necesitan para ejecutar cada tarea. En caso de adaptar la gestión de equipos al teletrabajo es esencial organizarse y contar con una serie de premisas como la consecución de objetivos y KPI’s.

4. La visualización de los datos y del trabajo en una sola vista

Existen herramientas, programas y software de gestión que permiten controlar todos los datos, toda la información desde una sola vista. Las herramientas que ayudan a disparar la productividad de tus empleados, tienen este el gran poder del big data. Un poder que aplicado a la gestión de las cargas de trabajo permite tomar decisiones sobre el reparto de tareas en la medida que estas van evolucionando a lo largo de cada una de sus fases.

De este modo, visualizar desde un solo lugar los datos de trabajo, las cargas y las tareas facilita la comunicación entre todas las partes. Si damos un paso más, cada uno de estos datos se puede entrelazar, para saber por ejemplo los plazos de entregas, el rendimiento o los resultados en base a lo que se ha trabajado. Son los cuadros de mandos los que permiten que todo el equipo tenga una visión de lo que va sucediendo a lo largo del tiempo, lo que empodera a todo el equipo.

5. La división del trabajo por equipos

Por último, existe una tendencia muy productiva y con excelentes resultados para mejorar la productividad y gestionar con éxito las cargas de trabajo y esta es las células de gente o personas. Esto funciona de la siguiente manera: un equipo es creado dentro de una entidad con la intención de llevar a cabo un proyecto para que, cuando se haya conseguido el objetivo final, se deshaga dicha célula.

¿Qué se obtiene con ello? Por un lado, se establecen sinergias positivas entre compañeros de trabajo que crean un clima proactivo y cómodo, alejado del estrés y enfocado en la inspiración. Por otro lado, cada miembro del equipo tendrá una función concreta a llevar a cabo, lo que facilitará las cargas de trabajo, ya que cada persona tendrá su objetivo a cumplir y todo el trabajo quedará repartido.

¿Cómo puede ayudarnos Sesame en la gestión de la carga de trabajo?

Sesame tiene integrado un gestor de tareas que permite optimizar los tiempos y conocer en profundidad los recursos que se le están destinando a cada tarea. Esto se traduce en el conocimiento sobre quiénes están trabajando, el tiempo invertido por proyecto y cómo se traduce esto en mayor eficiencia, por lo que se puede conocer el valor de los recursos.

Cada tarea puedes ser reutilizada, sabiendo las tareas en las que se trabaja en cada momento, lo que permite al empleado ser el auténtico dueño de su tiempo, para que pueda organizarse de forma personalizada y distribuya cada minuto del reloj,. sintiéndose así motivado, recompensado, ya que afianza su propia autonomía o flexibilidad.