No. Urgente e importante no son lo mismo, y la diferencia la encontramos en los niveles de prioridad. Por ello, es importante definir qué es urgente y qué es importante. Solamente definiendo ambos conceptos lograremos establecer una correcta gestión del tiempo en nuestro trabajo, ya no solamente para cumplir con los estándares de productividad, sino para conseguir los objetivos y sentirnos mejor en nuestro lugar de trabajo.
Gestionar de forma eficaz cada segundo, cada minuto, cada hora es definir la percepción que tenemos del tiempo, y por ello, la forma en la que lo gestionamos. Comprender de este modo la diferencia entre urgencia e importante es lo que nos ayuda a la satisfacción en nuestro entorno de trabajo, especialmente cuando contamos con un equipo de personales y profesionales bajo nuestra responsabilidad. Así, estableciendo los límites entre tareas urgentes e importantes entonces sabremos si estamos haciendo un uso correcto de nuestro tiempo.
¿Qué es urgente y qué es importante?
Desarrollar un sistema que nos permita gestionar el tiempo es fundamental, pero en primer lugar, vamos a descubrir cómo organizar las prioridades en base a la urgencia e importancia.
Lo urgente
Lo urgente es aquello que requiere una atención inmediata. Cuando una tarea o un proyecto es urgente pasa a requerir toda nuestra atención y nos focalizamos en ello. Así, comprender que un proyecto es urgente es tomar una decisión para darle prioridad absoluta, y eso es lo que deberá ser transmitido a un equipo de trabajo.
Lo importante
Lo importante está relacionado con las tareas a largo plazo, aunque repercute y mucho en los objetivos. Saber diferenciar qué cosas son importantes y qué cosas no son importantes es lo que nos acerca al cumplimiento de los objetivos. Se trata de dejar tareas a un primer plano y tareas a un segundo plano.
Teniendo en cuenta estas definiciones de urgencia e importante, una tarea puede ser importante pero no urgente. Una tarea que ahora es importante, en un momento determinado puede pasar a ser urgente y tener que llevarse a cabo en un corto plazo prácticamente inmediato.
Definiendo cada tarea según su nivel de prioridad
Ahora pasemos al siguiente punto: ¿qué necesitamos tener en cuenta ante dos tareas que son importantes? ¿Qué haríamos? Sencillamente, determinar qué puede esperar y qué no puede esperar. Esto demuestra la necesidad de emplear herramientas de gestión de horarios y registros de jornada como es el caso de Sesame. Cuando dudamos sobre lo urgente y lo prioritario podemos observar a qué le hemos dedicado más tiempo y a qué le hemos dedicado menos tiempo. Con esta premisa en mente y valorando las fechas límites y las entregas, podemos salir de dudas.
- Lo importante, pero urgente: un titular para un evento que se celebrará de forma inmediata, una disculpa en redes sociales, unos archivos necesarios para una presentación.
- Lo importante pero no urgente: llevar a cabo un nuevo hábito, definir una estrategia.
- Lo que no es importante pero sí urgente: reuniones con un equipo de trabajo. Tareas que repercutan en la gestión del tiempo.
- Lo que no es importante y tampoco urgente: todo aquello que puede esperar.
Medir la urgencia, ¿con una fórmula?
La urgencia, puede medirse con una fórmula y se expresaría del siguiente modo.
Urgencia = tiempo que consume la tarea / tiempo restante hasta la fecha límite
Teniendo en cuenta esta fórmula puedes determinar las prioridades en tu trabajo, sabiendo qué es urgente y qué no. Interpretando los resultados de esta fórmula, si la cifra resultante es cero, implicará que la tarea no es urgente. Si por el contrario es igual o superior a 1, implicará que esa tarea necesita de toda tu atención porque es urgente, de lo contrario, no se cumplirán con los plazos.
