Un workflow o flujo de trabajo se trata de una automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa o trabajador en su día a día. En esta automatización las tareas a realizar fluyen mediante una jerarquía determinada, por lo que se mueven por reglas o patrones que han sido preestablecidos. Gracias a los workflows los procesos se vuelven mucho más automáticos, organizados y racionalizados. Es por ello que dar con un workflow ágil y eficiente mejora la productividad de la empresa y los trabajadores.
¿Cómo se crea un flujo de trabajo?
Además de contar con diferentes herramientas para incrementar la productividad de la empresa es importante crear flujos de trabajo ágiles. Lo primero que debes saber es que existen diferentes tipos de workflow según la actividad que desarrolla la empresa y aquello que se quiera organizar. Los 3 tipos de workflow que existen son los siguientes:
- Workflow Ad hoc: se trata de un sistema de trabajo que no cuenta con normas y reglas rígidas, por lo que se pueden modificar durante el proceso de trabajo según las necesidades.
- Workflow de producción: un sistema de flexibilidad muy limitada. Se trata de un sistema con un dirección preestablecida y que es conocida por todos.
- Workflow administrativo: un sistema que se se encuentra a medio camino de los dos anteriores. Es muy empleado para tareas sin una estructura definida, o que son repetitivas y previsibles, por lo que cuenta con unas reglas bastante simples.
Pasos para realizar un flujo de trabajo ágil
Una vez elijas el tipo de workflow que mejor se adapta a tus necesidades es el momento de empezar con su creación. El método de creación de un workflow es sencillo y no varía según el tipo, por lo que es siempre el mismo.
1. Definir los objetivos
Como en cualquier proceso, lo primero es definir los objetivos que se quieren conseguir, sobre esto se construye todo el proceso. ¿Qué quieres conseguir con este workflow? Tener los objetivos bien definidos te ayudará a, en el futuro, medir y valorar los resultados.
2. Diseño
Normalmente el siguiente paso es el de elaborar un esquema en el que queden plasmados, de forma visual, todos los pasos que se deben seguir y cuáles son las posibles variaciones. De esta manera todo queda bien definido. Ten en cuenta que debes contemplarlo todo.
3. Implementar
Momento de poner a prueba todo el proceso anterior realizado. Es importante que primero implementes en una versión de prueba y luego ya pases a la acción real, de esta forma evitarás grandes errores, que incluso podrían dañar la imagen de la empresa.
4. Medir los resultados
El último paso es ver cómo ha ido todo, para ello se deben medir los resultados evaluando el rendimiento obtenido mediante las métricas. Si no se han conseguido los objetivos estipulados en el primer paso lo que se debe hacer es volver a la fase de diseño y realizar los cambios oportunos.
¿Por qué tu empresa debe contar con un flujo de trabajo?
Las ventajas de automatizar los flujos de trabajo o contar con un workflow ágil son muchísimos, y pueden marcar un antes y un después en la actividad empresarial. Como hemos dicho anteriormente, afectan positivamente a la productividad, pero también aporta otros beneficios:
- Se ve mejorado el proceso interno la planificación de tareas y la toma de decisiones.
- Si se realiza de la forma correcta puede ahorrar mucho tiempo, por lo que incentiva la productividad.
- También afecta positivamente a la comunicación interna de la empresa.
- Con un flujo de trabajo ágil la división de trabajo y la definición de tareas urgentes e importantes queda definido, por lo que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer.
- Unificación corporativa, puesto que cada miembro de la empresa conoce la manera de realizar las acciones.
- Aumenta la pertenencia a la compañía debido al uso de un mismo sistema de trabajo.
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