Un workflow o flujo de trabajo se trata de una automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa o trabajador en su día a día. En esta automatización las tareas a realizar fluyen mediante una jerarquía determinada, por lo que se mueven por reglas o patrones que han sido preestablecidos. Gracias a los workflows los procesos se vuelven mucho más automáticos, organizados y racionalizados. Es por ello que dar con un workflow ágil y eficiente mejora la productividad de la empresa y los trabajadores.
Además de contar con diferentes herramientas para incrementar la productividad de la empresa es importante crear flujos de trabajo ágiles. Lo primero que debes saber es que existen diferentes tipos de workflow según la actividad que desarrolla la empresa y aquello que se quiera organizar. Los 3 tipos de workflow que existen son los siguientes:
Una vez elijas el tipo de workflow que mejor se adapta a tus necesidades es el momento de empezar con su creación. El método de creación de un workflow es sencillo y no varía según el tipo, por lo que es siempre el mismo.
Como en cualquier proceso, lo primero es definir los objetivos que se quieren conseguir, sobre esto se construye todo el proceso. ¿Qué quieres conseguir con este workflow? Tener los objetivos bien definidos te ayudará a, en el futuro, medir y valorar los resultados.
Normalmente el siguiente paso es el de elaborar un esquema en el que queden plasmados, de forma visual, todos los pasos que se deben seguir y cuáles son las posibles variaciones. De esta manera todo queda bien definido. Ten en cuenta que debes contemplarlo todo.
Momento de poner a prueba todo el proceso anterior realizado. Es importante que primero implementes en una versión de prueba y luego ya pases a la acción real, de esta forma evitarás grandes errores, que incluso podrían dañar la imagen de la empresa.
El último paso es ver cómo ha ido todo, para ello se deben medir los resultados evaluando el rendimiento obtenido mediante las métricas. Si no se han conseguido los objetivos estipulados en el primer paso lo que se debe hacer es volver a la fase de diseño y realizar los cambios oportunos.
Las ventajas de automatizar los flujos de trabajo o contar con un workflow ágil son muchísimos, y pueden marcar un antes y un después en la actividad empresarial. Como hemos dicho anteriormente, afectan positivamente a la productividad, pero también aporta otros beneficios: