Conseguir que tu equipo se centre en sus tareas, que su tiempo de trabajo efectivo sea el máximo posible y evitar las distracciones es clave para que la productividad no decaiga. En este sentido, evitar los ladrones de tiempo en el trabajo es esencial para no perder el tiempo y aprovechar totalmente las horas de trabajo. Te adelantamos que los ladrones de tiempo son los enemigos de la productividad y que puedes evitar que se adueñen del tiempo de tus empleados con una buena planificación, reduciendo las interrupciones y mejorando la comunicación.
Significado de los ladrones de tiempo
Si te cuestionas qué son los ladrones de tiempo en el trabajo debes saber que son determinadas actividades o situaciones que hacen que el tiempo de la jornada no se aproveche del todo.
El tiempo y el capital humano son los dos recursos más valiosos que puede tener una empresa, por ello, es importante que los ladrones de tiempo sean suprimidos en la medida de lo posible.
Un responsable de área o project manager debe ser capaz de identificar los diferentes ladrones de tiempo y de actuar para evitar estas pérdidas de tiempo en el futuro.
¿Cuáles son los tipos de ladrones del tiempo más frecuentes?
A la hora de realizar un seguimiento completo de las tareas de tus empleados puedes detectar los ladrones del tiempo más frecuentes. Puedes encontrarlos divididos en dos grupos: los ladrones de tiempo externos y los internos.
En cuanto a los ladrones de tiempo externos encontramos: las interrupciones innecesarias, las reuniones de más, las notificaciones y las urgencias.
Por otro lado, si hablamos de ladrones de tiempo internos solemos hacer referencia a la indecisión, la falta de planificación, la mala delegación de las tareas, la multitarea y la falta de comunicación. A continuación repasamos cada uno de ellos con detalle:
Interrupciones: cuando se recibe una visita inesperada, una petición de ayuda por parte de alguien del equipo o una llamada no programada hablamos de interrupciones que pueden gestionarse mejor. En base a la urgencia o prioridad puedes marcar criterios y ver si puede evitarse la interrupción o establecer otro momento para la llamada. Las interrupciones rompen el ritmo de trabajo, aunque no siempre estas desaparezcan, estudia los tipos de interrupciones más frecuentes y trabaja para disminuirlas.
Reuniones: las reuniones no programadas, improvisadas y que no aportan valor pueden suponer un tiempo desperdiciado. Para evitarlo, intenta que cuando se establece una reunión se revise correctamente si los roles implicados deben o no acudir, si se va aportar información de valor, establece un planning de lo que se vaya a abordar en dicha reunión y define una hora de inicio y otra de final.
Notificaciones: cuando se recibe un email o cualquier otro tipo de notificación puede robar la concentración y la atención sobre la tarea que se está llevando a cabo. Pide a tus empleados que establezcan tareas para la revisión del correo u otras notificaciones y evitar así que estos se conviertan en ladrones de tiempo cuando se están llevando a cabo otras funciones.
Urgencias: en primer lugar debes saber que no siempre las urgencias son urgencias reales. Aprende a discernir entre lo que es importante y lo que es urgente para evitar interrumpir innecesariamente las tareas de tu equipo. Para ello, lo ideal es tener una planificación en base a objetivos y no ir improvisando por el camino.
La no delegación: saber delegar las tareas es importante para evitar sobrecargarte de tareas y para dividir correctamente el trabajo.
La indecisión: aplazar la toma de decisiones que recae sobre cada uno es un momento más para que las dudas estén rondando al trabajador y evite así que se centre en la tarea que tiene entre manos.
Falta de planificación: otro de los ladrones de tiempo más habituales es la falta de organización, de esta forma el tiempo se malgasta. No conocer los plazos de entrega, qué flujo de trabajo debe seguirse y cuáles son las tareas pendientes o en proceso implica un desorden que no puede ayudar a avanzar. Todo ello, hace que tu equipo no tenga claro en qué centrarse, qué es urgente y qué no y qué debe salir primero. Para evitar la improvisación anima a tus empleados a realizar una lista de tareas diarias, identificar las tareas prioritarias y evita la multitarea.
Falta de comunicación: ser claro, conciso y específico puede ayudar a tu equipo a emplear su tiempo correctamente. Cuando no se pide algo específico es posible que el trabajo se tenga que elaborar dos veces. Para ello, cuando mandes una nueva tareas es clave comunicar todos los detalles sobre la misma y resolver eficazmente las dudas.
Mala división de tareas: evitar los hábitos multitarea, estudiar la carga de trabajo y trabajar en la optimización de las tareas es clave para que el trabajo salga adelante de manera productiva y que no descienda el rendimiento en general.
Tanto en el teletrabajo como en el trabajo presencial pueden darse todos los ladrones de tiempo que hemos mencionado, pero en tus manos está evitarlos en la mayor medida de la mano siempre de la planificación.
Cómo identificar a los ladrones de tiempo de tu equipo con un software
Si quieres simplificar todo este proceso prueba el software de gestión de tareas de Sesame, una herramienta clave para la correcta gestión del tiempo de tus empleados. Es un gestor donde cada empleado puede poner sus tareas en base a un proyecto y asignarle el tiempo dedicado. De esta forma recopilarás toda la información sobre su jornada y el tiempo invertido en cada tarea.
Un gestor de tareas y proyectos puede ayudarte a facilitar la comunicación entre miembros de un equipo, a controlar la rentabilidad de los proyectos y a conocer los tiempos de entrega, entre otros. Si detectas que en alguna tarea se ha invertido demasiado tiempo, puedes estar ante un ladrón del tiempo.
En definitiva, enseñar a tu equipo a reducir y combatir los ladrones de tiempo en el trabajo es esencial para que su productividad aumente y que la gestión del tiempo sea positiva. Ahora que ya sabes cómo combatir los ladrones de tiempo durante la jornada laboral ponlo en práctica y no esperes más.
