7 Tips para organizar reuniones con un equipo que teletrabaja
Actualmente las empresas se plantean varios retos, uno de los más comunes es la correcta gestión de las reuniones virtuales con los equipos que trabajan en remoto. No es sencillo organizar reuniones a distancia, puede suponer todo un desafío y menos cuando cuada uno de los miembros de tu equipo puede estar en una localización. Si quieres implementar con éxito el teletrabajo y organizar reuniones con un equipo que teletrabaja, toma nota de estas ideas, y recuerda ante todo que planificar y establecer objetivos son claves para obtener un trabajo colaborativo bien hecho y correctamente planificado.
Cómo organizar una reunión con un equipo en remoto
Si quieres crear reuniones eficientes durante el teletrabajo y aprovechar cada minuto del equipo para evitar que sea una pérdida de tiempo frustrante que no aporte soluciones productivas. En esta línea, es importante tener en mente una serie de consejos para gestionar el teletrabajo y las reuniones online que puedan surgir a lo largo de la jornada laboral y que el flujo de trabajo sea más sencillo.
1. Planifica las reuniones en horarios básicos
Las reuniones principalmente tienen la finalidad de poner el día a todos los miembros de un departamento o equipo, ten en cuenta las zonas horarias si tienes un equipo geolocalizado en varios países con diferencias horarias. Programa con anticipación y recuerda que existen algunos planificadores de reuniones internacionales que pueden ayudarte a encontrar las mejores horas para establecer reuniones virtuales con diferentes localizaciones.
2. Pauta un protocolo a seguir en las reuniones online
Ante cualquier tipo de reunión es importante establecer unas indicaciones, pautas que pueden hacer que las conversaciones fluyan de forma más natural sin necesidad de que se pierda el hilo. Por ejemplo: silenciar los micrófonos cuando una persona está interviniendo, esperar a que el jefe de proyecto de paso, compartir pantalla o lo que sea necesario en caso de que se tenga que mostrar algún tipo de apoyo visual o mostrar los avances del proyecto.
Una de las cuestiones más básicas para organizar reuniones en equipos que teletrabajan es determinar el tiempo de la reunión de manera aproximada para revidar todos los puntos que son necesarios.
3. Comunica el objetivo de la reunión
Si cada miembro de la reunión online es informado puede prepararse en base a sus funciones y pensar en todo lo que puede aportar desde su punto de vista profesional. Adapta la gestión de equipos al teletrabajo marcando objetivos e indicadores clave a la hora de trabajar desde casa o en remoto.
4. Identifica los puntos y la estructura de la reunión
Antes de convocar a los miembros del equipo es importante establecer las partes y la estructura de la reunión online, los empleados que estarán presentes, los que tienen que intervenir y los materiales que son necesarios para exponer cada uno de los temas a tratar.
5. Apuesta por herramientas prácticas y resolutivas
Contar con una serie de herramientas para disparar la productividad y recursos que te ayudarán con el home office que favorezcan el trabajo en equipo, la comunicación interna y la planificación de los proyectos como puede ser Sesame Time, un software de control horario que además de permitir computar las horas de entrada y salida, ayuda a conocer los empleados que se encuentran trabajando en un determinado momento.
6. Revisa los aspectos de seguridad y privacidad
El uso de las herramientas adecuadas y las medidas correctas puede evitar los ciberataques y las fallas de seguridad que pueden darse en función de la actividad del sector en el que opere la empresa.
7. Recoge el feedback de la reunión y lo que se ha tratado
Las opiniones, las decisiones, lo que debe hacer cada un tras la reunión y respecto al objetivo que se ha planteado, así como las prioridades que se han establecido.
