Checklist para reuniones virtuales

Cada vez son más las reuniones que se celebran como una videollamada. El gasto ocasionado por los desplazamientos o las dificultades de gestión que surgen al tener que acudir de un sitio a otro son solamente dos de los muchos motivos por los que se recurre a esta opción. El caso es que para poder sacar el máximo partido a estas reuniones virtuales es importante mantener una buena organización e incluso un plan estructurado con todos los temas a tratar a lo largo de una reunión. Todo esto nos ayudará a seguir aumentando la productividad de nuestro trabajo y a gestionar de forma eficaz cada recurso.

Para las empresas, las videollamadas son todo un básico para ejecutar cada trabajo, controlar la gestión de un proyecto y cada tarea. Es por ello que se necesita de una checklist para videollamadas, en la que pueda quedar especificado desde aspectos tan básicos como los miembros del equipo que formarán parte de dicha reunión hasta aspectos más complejos en los que no solamente se recogerá un índice de contenidos, sino también contemplar los planes de acción y las responsabilidades de cada uno de los participantes.

Cómo planificar una videollamada a través de una checklist

Lo primero que se debe valorar para llevar a cabo una videollamada es determinar el software con el que se llevará a cabo. Además, este es un factor crucial a la hora de valorar e implementar el Home Office, para que prevalezca la comunicación y la planificación. Al mismo tiempo, se aconseja siempre que sea posible guardar la videollamada para poder recurrir a ella cuando sea necesario y revisar todo aquello que se necesite para ejecutar un trabajo.

A continuación repasamos qué debe reunir una checklist para videollamadas y reuniones virtuales:

Recursos humanos: responsables y miembros de equipo

Uno de los elementos que debe incluir una checklist de trabajo en equipo son las personas. Por un lado, se deberán contemplar quiénes serán las personas que dirijan la videollamada y, por otro lado, valorar qué miembros del equipo deberán estar en la reunión virtual.

La persona que deba encauzar la videollamada tendrá que preparar todo el material que sea necesario para compartirlo con el resto de participantes. Este material se tendrá que enviar preferiblemente 3 días antes de la reunión, para que cada persona pueda preparársela adecuadamente o llevar a cabo su trabajo, especialmente para cuando se trata de reuniones de seguimiento.

Tecnología: una buena conexión y soporte

Se debe valorar en todo momento que cada una de las personas que van a participar en la videollamada tengan una buena conexión a Internet. Especialmente cuando deseamos que sea rápida y productiva, o que no intervengan demasiados factores externos como el ruido.

Es importante en todos estos casos valorar la flexibilidad laboral de cada uno, o por ejemplo, contemplar que los participantes pertenecen a distintas zonas geográficas y esto requiere mayores esfuerzos de coordinación que tendrán que haber sido solventados previamente.

La clausura: la clave para la consecución de los objetivos

A menudo, al concluir una reunión virtual pensamos que ya está todo hecho y que ya podemos despreocuparnos, pero cuando hablamos de trabajo, nunca puede ser así. Por tanto, antes de concluir una reunión virtual se debe contemplar que cada persona sabe cuáles son los siguientes pasos, sabe cuál es el trabajo que tiene por delante, que sabe cuándo será aproximadamente la siguiente reunión, que conoce los plazos, los objetivos a corto y a largo plazo.

¿Qué incluye esta checklist para videollamadas?

La objetividad es un elemento clave en una videollamada, y por lo tanto también lo es en su checklist de seguimiento. Valorando estas premisas se ha contemplado el desarrollo de este documento.

Esta checklist para reuniones virtuales comienza contemplando qué tipo de reunión será para en base a ello determinar los siguientes pasos. Es por ello que en ella encontrarás un listado para que tus videollamadas laborales sean un éxito.

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