La posibilidad de trabajar desde casa o en un lugar distinto a la oficina implica una tendencia que se denomina Home Office y que es posible gracias a las nuevas tecnologías, la flexibilidad horaria, la conciliación laboral y familiar y mucho más. Esta modalidad de trabajo que también recibe el nombre de teletrabajo o trabajo remoto. Pero, ¿cuáles son las reglas básicas y consejos para poner en práctica el home office y no dejar de ser productivo? Si eres empresario, presta atención, estos son los tips que tus teletrabajadores no deben dejar al margen.
A la hora de establecer un protocolo de trabajo remoto en la empresa es básico ofrecer una serie de consejos a los trabajadores para que puedan realizar sus tareas laborales de forma eficiente. En caso de confirmar que la empresa esté preparada para el teletrabajo, además de repasar una serie de cuestiones básicas como los recursos, las herramientas para trabajar en equipo y de colaboración, revisa junto con tu equipo estas pautas para poner en práctica e el trabajo remoto:
Como jefe de departamento o empresario es clave que planifiques el trabajo y la gestión de los proyectos con la finalidad de marcar prioridades en función de cada rol y que cada uno sepa perfectamente qué debe hacer a lo largo de la semana. Esta tarea puede ser mucho más sencilla si cuentas con plantillas y recursos para impulsar el home office como la plantilla de seguimiento de proyectos o la plantilla de desglose de trabajo.
Dentro del orden marcado por el jefe departamento o superior, uno de los consejos para implantar el home office es que cada uno de tus perfiles profesionales sepa planificarse y priorice las tareas marcadas en base a los objetivos y las metas de los departamentos.
El aumentar el grado de autonomía y la libertad de actuación entre sus responsabilidades puede otorgarle una mayor satisfacción laboral y una motivación laboral clara.
A pesar de que el home office vaya asociado a la flexibilidad horaria, es interesante que los teletrabajadores se marquen una rutina de trabajo estructurada. La flexibilidad de la jornada permite a tus empleados adecuar sus horarios y la jornada a su ritmo de vida, cada persona tiene un ritmo circadiano y es más productivo según su propio ritmo.
De esta forma se favorece la calidad de vida de los empleados y se reduce el estrés laboral. Lo aconsejable es marcar una rutina de trabajo y diaria que implique levantarse más o menos a la misma hora y arreglarse para trabajar.
Trabajar desde casa implica autodisciplina y saber autogestionar el tiempo. En esta línea un software de control horario puede ayudar a un jefe a confiar plenamente en sus trabajadores y a la plantilla a aprender a organizarse el tiempo de trabajo correctamente al computar las horas y las tareas mediante un gestor de tareas.
Por otro lado, también es relevante trabajar el hábito de computar las tareas de trabajo y también es esencial aprender a desconectar y terminar la jornada laboral para no alargarla innecesariamente y no saturarse.
Una de las claves para trabajar en remoto y ser productivo es informar a la gente y tus familiares que no estás disponible, que te encuentras en tu jornada laboral y necesitas concentración. En este sentido, debes dejar claro cuando te encuentras en tu horario de trabajo y cuando no estás disponible, dado que muchas veces se confunde la flexibilidad horaria con una total disponibilidad del horario del trabajador y este es un límite que tiene que respetar sí o sí el empresario.
Algunas ideas para dejar a un lado los ladrones de tiempo y disparar la productividad son: dejar lejos el móvil, no consultar las redes sociales innecesariamente, aprender a decir que no para no romper los momentos de concentración y dejarlo todo apuntado.
Trabajar en un ambiente agradable y tranquilo contribuye a la concentración y facilita la fluidez de las tareas. Así que lo recomendable para trabajar desde casa es preparar un espacio específico para trabajar y eliminar las distracciones. Dicho espacio debe estar correctamente equipado con una silla cómoda, una mesa funcional, material de oficina…
En caso de poner en práctica esta modalidad de trabajo es importante aprovechar al máximo la tecnología, como las herramientas para trabajar en equipo o las herramientas que favorecen la comunicación como Basecamp o Skype. <O para tener un correcta gestión del control horario como Sesame Time que te permite fichar, desfichar y tiene funcionalidades para planificar las tareas y los proyectos en los que se está trabajando. Así el equipo está informado de cada una de las fases del proyecto y de los avances de tu trabajo.
Para teletrabajar desde casa con un equipo de diferentes perfiles y con localizaciones diferentes es importante organizar el tiempo de trabajo con quienes se encuentran en zonas horarias diferentes.
La evaluación de objetivos y metas marcadas es básico para saber si la estrategia de home office implementada está obteniendo los resultados positivos esperados o no. Analizando si el despempeño del trabajador es productivo o no. En caso de identificar que la productividad ha descendido es importante rediseñar la estrategia paso a paso.