En ocasiones todo nos parece importante cómo encargados de un área o departamento, sin embargo, es importante saber detallar qué es importante, urgente o secundario para que se pueda establecer un orden a la hora de trabajar y gestionar correctamente la carga de trabajo. Por ello, en Sesame consideramos esencial priorizar y optimizar las tareas de los empleados en el trabajo. Planificar con criterio, crear un listado de prioridades y establecer un flujo de trabajo claro son algunos de los puntos esenciales para optimizar la gestión del tiempo de tu equipo, así que no lo dudes y ponlo en práctica.
10 Claves para la mejora de la gestión del tiempo y la planificación de tareas
El tiempo es uno de los recursos más valiosos de una empresas además del personal, y este debe jugar a nuestro favor. ¿Cómo aprovechar correctamente el tiempo del equipo de trabajo? ¿Existen secretos para optimizar las tareas laborales y que se efectúen con éxito? La respuesta es que sí, y de la mano de la planificación y estas claves puedes mejorar la gestión del tiempo desde ya.
1.¿Has planificado cada tarea y paso de forma realista?
Uno de los grandes fallos al planificar el tiempo de trabajo de los empleados es que no se sabe calcular el tiempo real que conlleva cada tarea y la implicación.
En general, se puede prever el tiempo que se tarda en efectuar una tarea normalmente, pero pueden surgir imprevistos o problemas que pueden ralentizarla. En estos casos, es importante reajustar el timing para que el equipo no trabaje estresado pensando que no se van a cumplir los plazos o que las tareas tienen que salir sin necesidad de tener una correcta ejecución.
2. ¿Las tareas van en consonancia con los objetivos?
El primer paso para optimizar las tareas es tener una buena planificación y para ellos es imprescindible definir objetivos medibles y realistas en consonancia con la cultura empresarial.
3. ¿En qué tareas invierten más tiempo?
Como project manager o responsable de un departamento es clave que sepas en qué están invirtiendo el tiempo cada uno de los miembros del equipo. Para ello el tracking de tareas de Sesame puede ayudar a conocer toda esta información al computar las tareas. Además, los gestores de tareas una mayor organización y alcanzar un nivel mayor de autonomía.
La planificación de tareas parece sencilla, no obstante asignar tareas a los empleados indicados, estudiar la dedicación del tiempo real, crear informes de rentabilidad y asignar costes por hora del trabajo del equipo puede no ser tan fácil. Por ello con Sesame puedes resolver todas estas cuestiones y saber cuánto vale el tiempo de tu equipo paras después tomar decisiones a la hora de optimizar las tareas de los trabajadores y ser más productivos.
4. ¿Son tareas productivas y de valor?
Para evitar las fugas de tiempo e invertir el tiempo de trabajo lo mejor posible es necesario pensar en las tareas que son claves y determinantes para que el trabajo salga adelante y se cumplan objetivos. En este sentido, cada tarea debe evaluarse en detalle para saber el retorno de inversión que esta puede producir y el tiempo que se va a invertir en ella.
5. ¿El flujo de trabajo de cada tarea está definido?
De nada sirve tener un listado de tareas sino se predice cada paso y se establece un flujo de trabajo para que cada uno de los miembros del equipo sepa en qué momento debe intervenir y formar parte del proyecto. Así evitarás que cuando una tarea se ejecute te lluevan preguntas de cómo hacerlas.
6. ¿Tienes claras las distracciones o los problemas que pueden surgir?
No vale sólo con crear una lista de tareas, puedes añadir los ladrones de tiempo que pueden ralentizar el plan de trabajo. Tú tarea es evitarlos o minimizarlos para que cada miembro del equipo sea lo más rentable posible. Las reuniones, el papeleo, la comunicación ineficaz y otros son perfectos ladrones de tiempo que debes evitar.
7. ¿Has creado un listado de tareas sin priorizar determinando que todo es importante?
Establecer una jerarquía de prioridades es la base para guiar a los empleados y que las tareas salgan en función de su urgencia y por orden. Existen muchas metodologías para hacerlo, pero puedes añadir: tareas urgente, importantes, esperar, delegar, eliminar por no ser suficientemente relevantes.
8. ¿Has automatizado las tareas o procesos que pueden ahorrar tiempo?
Existen opciones como Sesame que permiten asignar tareas automáticamente o aquellas que son repetitivas para organizar el timing y la semana.
9.¿Cuentas con las herramientas indicadas para la gestión del tiempo?
Contar con un software de RRHH para computar las horas de trabajo, además de ser obligatorio es el perfecto aliado para saber en qué está trabajando cada empleado en cada momento y si se está cumpliendo el plan de trabajo.
En las etapas del año con mayor actividad laboral y picos de demanda los empleados pueden sentir que las horas de una jornada laboral no son suficientes. Por ese motivo, contar con una bolsa de horas en un software de control horario como el de Sesame puede compensar esas horas extras de trabajo.
10. ¿Has considerado delegar ciertas tareas?
Aprender a delegar las tareas que pueden efectuarse por un miembro del equipo eficazmente es clave para optimizar las tareas y determinará la productividad del equipo.
En definitiva, son muchas las cuestiones que puedes evaluar a la hora de optimizar las tareas de tu equipo, pero ¿se te ha ocurrido preguntar o estudiar el feeback de tu equipo? Esta información también puede ser relevante para gestionar el tiempo laboral correctamente.
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