Tips para gestionar trabajadores a distancia en las empresas

12 de julio, 2023

En la actualidad no cabe duda de que el trabajo tal y como se conocía ha cambiado. El teletrabajo y los empleos a distancia han llegado para quedarse. Por eso, es importante gestionar equipos de trabajo a distancia de forma eficaz.

Sabemos que para muchas empresas esto puede ser complicado, pero una buena gestión de trabajadores a distancia permite obtener el máximo de cada uno de ellos y aumentar el rendimiento de la compañía. Descubre más sobre cómo llevarlo a cabo en este artículo. ¡No te lo pierdas!

Cómo gestionar equipos de trabajo a distancia

Gestionar equipos de trabajo a distancia requiere de ciertas herramientas y métodos para conseguir sacar lo mejor de cada uno de los empleados.

Si cuentas con plantilla en el extranjero, teletrabajando o simplemente colaboras con equipos en remoto, aquí te dejamos diferentes tips para la gestión de trabajadores a distancia.

Elabora un resumen diario

Lo ideal es que cada miembro cuente con un soporte en el que se puedan apuntar o recopilar en qué punto se encuentra cada proyecto. Así se puede conocer a qué ritmo se avanza y si se ha tomado alguna decisión importante a lo largo del día. Un gestor de tareas puede ser de gran utilidad en este contexto.

Para gestionar equipos de trabajo a distancia es aconsejable llevar un control de manera que nada se pierda por el camino y en un futuro se pueda recuperar qué tareas se llevaron a cabo. Así, el personal en remoto se siente incluido e informado, aumentando el sentimiento de pertenencia a la empresa a pesar de la distancia.

Establece objetivos y plazos que sean claros

Ya sea presencial o en remoto, se trata de un paso esencial para todos ellos. Para ser eficaz en el día a día, cada uno de los empleados debe tener una visión clara de los resultados que se esperan de ellos.

Para esto, se ha de establecer los objetivos de forma clara y marcar unos tiempos. Del mismo modo, se deben poner una serie de KPIs para medir el desempeño y conocer si estos se alcanzan.

Por otro lado, se deben marcar ciertas normas a la hora de trabajar para que los empleados sepan que pueden o no pueden hacer. Así algunos puntos clave a tener claros son:

• Horario de trabajo y disponibilidad.
• La forma de comunicarse diariamente y cómo hacerlo en caso de emergencia.
• Cómo se trabaja, siguiendo qué procesos.

Consigue una buena comunicación y reconoce los méritos públicamente

La comunicación interna es la base de todo tipo de relación de trabajo, especialmente cuando los equipos se encuentran repartidos. Para una buena gestión de trabajadores a distancia se debe fomentar esta comunicación de forma regular.

De igual manera, reconocer el esfuerzo, aunque sea con un simple “Buen trabajo” puede hacer que la gente se sienta más motivada, al sentirse valorados y reconocidos.

Lo mismo sucede con los logros en equipo. Cada vez que se consiguen ciertas metas se pueden llevar a cabo celebraciones por teleconferencia. Todo ello hace que las personas se sientan arropadas y parte de la empresa.

Programa reuniones periódicas

Las reuniones no solo ayudan a tener no solo un control, también a conseguir cierto contacto con el resto de la plantilla que trabaja en remoto. Para gestionar un equipo de trabajo a distancia es recomendable que se establezcan ciertas reuniones periódicas.

Para hacerlas se tiene que contar con las herramientas necesarias para ello. Hoy en día, existen muchas aplicaciones para realizar reuniones.

De la misma forma, se puede escoger entre algunos de los software para la gestión de trabajadores a distancia, como el de Sesame HR, con el que se puede llevar un control del desarrollo de los proyectos.

Tipos de gestión de equipos a distancia

Gestionar equipos de trabajo a distancia es aquella gestión virtual o remota en la que se coordina un equipo de trabajo cuyos miembros están ubicados en diferentes lugares geográficos y se comunican a través de diversas tecnologías.

Hay varios tipos de enfoques para la gestión de equipos de trabajo a distancia, entre los que están:

• Gestión basada en tareas: se basa en los objetivos y responsabilidades para cada persona del equipo. Se realiza un seguimiento de las tareas a realizar.
• En función de los resultados: en este caso los líderes dan libertad a los miembros del equipo para elegir cómo y cuándo completar sus tareas, siempre que se logren los resultados deseados.
• Gestión centrada en la confianza: en la cual se fomenta un ambiente de autonomía, donde cada uno es responsable de su propio trabajo.
• Centrada en la cultura y valores: esta hace hincapié en la cultura organizacional y los valores compartidos por todo el equipo con el objetivo de mantener una conexión emocional entre el personal.
• Gestión híbrida: cuando se combina a distancia y presencial, ya que algunos están en la oficina, mientras que otros lo hacen de forma remota.

La elección del tipo de gestión dependerá del contexto específico de cada situación y organización. Los líderes deben adaptar su estilo de trabajo y las herramientas disponibles a la gestión de trabajadores a distancia.

Ventajas e inconvenientes de gestionar equipos de trabajo a distancia

Gestionar equipos de trabajo a distancia tiene sus pros y sus contras. Si estás pensando en implantar este tipo de proceso, te aconsejamos que tengas en cuenta los siguientes factores:

Ventajas de la gestión de trabajadores a distancia

Algunos beneficios de gestionar equipos de trabajo a distancia son:

• Reducción de costes: tanto de alquiler como de mantenimiento de un espacio físico, como un alquiler, luz o internet.
• Disminuye los gastos de equipo y suministros, ya que los empleados usan sus propias herramientas.
• Reduce gastos de desplazamientos.
• Incrementa la eficiencia energética.
• Merma los costes de comida y bebida: como café, aperitivos o agua
• Aumenta la productividad laboral al no contar con las distracciones de la oficina.
• Permite el acceso a una nueva red de empleados a la que no se podría llegar de otra manera.

Desventajas de gestionar equipos de trabajo a distancia

Entre los posibles inconvenientes que se pueden encontrar en este tipo de gestión están:

• Posibles dificultades a la hora de comunicarse y colaborar, al ser más complicado compartir información a distancia.
• Implementar el control horario de los trabajadores puede ser complejo sin el software adecuado.
• Aumentan los riesgos de ciberseguridad, en caso de recibir alguna ciberamenaza.
• Es más difícil conseguir una cultura corporativa única.

Gestionar equipos de trabajo a distancia puede tener beneficios e inconvenientes. Descubre más sobre cómo llevar a cabo un buen control del mismo en las guías disponibles en nuestro blog. Somos tu software de RRHH de referencia.