La optimización de la gestión del tiempo y la planificación de tareas en la empresa actual, es imprescindible si queremos ser competitivos y sacar el máximo partido a los recursos de los que disponemos. Sí, sabemos que ya conoces la teoría y que seguro que te preguntarás… ¿y cómo lo ponemos en práctica? ¿Cómo podemos optimizar las tareas de los empleados en el trabajo para ser más productivos? ¿Qué programas o apps puedo utilizar para realizar la gestión de tareas?.
Te proponemos el gestor de tareas y proyectos de Sesame como una buena solución a tu problema, ya que te permitirá saber de manera cuantitativa y objetiva si el equipo asignado a una tarea es el realmente adecuado, facilitando así la toma de decisiones estratégicas con más impacto económico.
A continuación te contamos qué sencillo es utilizarlo y cuales son todos los beneficios que obtendrás del mejor gestor de tareas para la empresa. ¡No te lo pierdas!
¿Cómo realizar la gestión y planificación de tareas con Sesame?
En el menú vertical izquierdo accederemos a la pestaña «Tareas», desde donde tendrás una visión global del listado de las tareas que están llevando a cabo cada uno de tus empleados.
Crea los clientes y etiquetas que necesites
Para poder comenzar a utilizar el gestor de tareas de Sesame, lo conveniente es que primero crees los clientes y etiquetas que luego podrás asignar a tus proyectos.
Para ello, debes hacer click en el menú horizontal superior (dentro del panel de «Tareas» ) en la opción de «Configuración». Aquí encontrarás tanto el botón «Crear nuevo cliente» como el botón «Crear nueva etiqueta». Haciendo click en cada uno de ellos y cumplimentando unos sencillos campos de información básica, ya podrás comenzar a asignarlos a tus proyectos.
El uso de las etiquetas es muy útil para referenciar el tipo de tarea que se está realizando como podrían ser por ejemplo, desarrollo, fábrica o reunión y poder hacer clasificaciones de tareas en función de éstas.
Crea un proyecto y añade información adicional
Dentro de la pestaña «Proyectos» del menú superior horizontal, podrás comenzar a añadir tus proyectos simplemente haciendo click en el botón «Añadir proyecto» y cumplimentando los campos: nombre, color del proyecto y cliente al que pertenece.
Tras esto podrás seguir añadiendo información relativa al proyecto, simplemente haciendo click sobre el nombre del proyecto que quieras modificar, en el listado de todos tus proyectos.
La información extra que puedes añadir y consultar en la pestaña «Información» es la siguiente:
- Descripción del proyecto y director del proyecto (desplegable de empleados)
- Fecha de inicio y fin del proyecto
- Avance del proyecto y horas teóricas de duración del proyecto
- Presupuesto establecido para su realización y costes fijos
- Estado del proyecto
Y en las pestañas «Miembros» y «Tareas» podrás:
- Añadir nuevos empleados al equipo del proyecto y asignarles un coste por hora determinado a cada uno, así como el número de horas que van a dedicar al proyecto
- Consultar el listado de todas las tareas que están realizando todos los empleados y anotar comentarios a éstas
Asignación de tareas y tiempos por los empleados
En este momento, tus empleados ya podrán asignar sus tareas al proyecto que has creado y tu cómo administrador dispondrás de un panel de visión general donde podrás visualizar de manera global todas los proyectos y las tareas que está desarrollando cada empleado en cada uno de ellos.
Elabora los informes que necesites
Con la funcionalidad de generación de informes sobre las tareas, podrás crear reportes de los proyectos y tareas en los que trabajan tus empleados.
Para ello, en el menú horizontal superior en la pestaña «Informes», podrás utilizar los filtros para crear todo tipo de reportes personalizados que desees. Los filtros por los que puedes realizar la selección de información que te interesa son:
- Departamentos
- Empleados
- Proyectos
- Clientes
- Managers
- Etiquetas
Cuáles son los beneficios de la gestión del tiempo y planificación de tareas con Sesame
Cómo habrás podido ver, como herramienta de gestión del tiempo en el trabajo, Sesame te aportará multitud de beneficios, con ella podrás:
- Medir el tiempo que el equipo dedica a cada tarea con su contador de tiempo de tareas y controlar la rentabilidad de tus proyectos.
- Asigna tareas a los empleados.
- Realiza informes de rendimiento laboral de cada uno de tus empleados.
- Generar informes en los que se especifica en qué gastan tiempo los empleados o lo que ha costado completar una tarea.
- Asignar costes por hora a los empleados.
- Permite la consulta en tiempo real.
- Avisa a los empleados que se encuentran trabajando pero no están computando horas.
- Permite la introducción manual de tiempos para corregir fallos y errores.
Cómo habrás visto, con el software de planificación de tareas de Sesame, ahorrarás mucho tiempo y recursos y te aportará información cuantitativa de valor para la toma de decisiones estratégicas de tu negocio.
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