Estrategias de seguimiento del tiempo en el trabajo para principiantes
Gestionar bien el tiempo es indispensable para alcanzar el éxito. Sin embargo no todo el mundo es capaz de hacerlo, y no son pocos los trabajadores a los que se les escapan horas y horas en tareas que no son tan importantes como parece. Por eso, para gestionar el tiempo es importante conocer las principales estrategias de seguimiento de tiempo en el trabajo, especialmente si es la primera vez que te toca liderar un proyecto o trabajas por cuenta propia.
Comerse la rana
Cualquier trabajador tiene una serie de tareas simples y otras más complicadas. Esta estrategia se basa en hacer primero la tarea más complicada, esa rana que nadie se quiere comer. Muchas veces se tiende a dejar las tareas más pesadas para el final, y uno se pasa el día buscando excusas para aplazarlas un poco más. Pero si se hacen a primera hora, el resto del día irá sobre ruedas.
Técnica Pomodoro
¿Te cuesta concentrarte durante un largo periodo de tiempo? Es una situación bastante habitual, ya que llega un punto en que tu cerebro se satura y pierda la atención. Sin embargo, siguiendo cuatro sencillos pasos de la técnica Pomodoro se puede solucionar el problema:
Pon en marcha la cuenta atrás para que suene en 25 minutos.
Dedica esos 25 minutos a trabajar únicamente en la tarea que tienes delante.
Cuando suene la alarma, descansa 5 minutos. Aprovecha para revisar el correo, dar un paseo hasta el baño o la máquina de agua o hacer cualquier otra cosa.
Vuelve a la casilla inicial y trata de encadenar al menos cuatro o cinco ciclos.
Esta técnica tiene cada vez más adeptos, pues ayuda a reducir el estrés ante determinadas tareas y mejora la productividad. El hecho de tener una herramienta de control horario permite seguir la evolución de cada ciclo o comprobar cuántos periodos se necesitan para completar el trabajo.
PDCA:
Plan, Do, Check, Act
Esta estrategia es un ciclo que se puede aplicar a cualquier proyecto. Una vez planificado, se pasa a la fase de producción, donde se pueden empezar a utilizar las herramientas de control de tiempo. En la fase de comprobación se analizan los diferentes resultados, incluidos los que nos ofrece el control de tiempo, para comprobar cómo se ha gestionado durante la segunda fase. La última se solapa con la primera fase del siguiente proyecto, pues consiste en aplicar las conclusiones extraídas del anterior.
La matriz de Eisenhower
Ike Eisenhower dijo que “lo importante casi nunca es urgente y lo urgente casi nunca es importante”. ¿Esta máxima se puede aplicar a tu día a día? A partir de ella tenemos una de las estrategias de gestión de tiempo de trabajo más efectivas. Basta con clasificar las tareas en cuatro grupos:
Importantes y urgentes: hay que hacerlas inmediatamente.
Importantes pero no urgentes: planifícalas para hacerlas más tarde.
Urgentes pero no muy importantes: puedes delegar estas tareas.
Ni urgentes ni importantes: elimínalas, te hacen perder el tiempo.
A partir de esta clasificación, podrás asignar cada tarea a una categoría y abordar de inmediato las prioritarias mientras planificas, delgas o incluso suprimes el resto.
Sesame y las estrategias para organizar el tiempo en el trabajo
A parte de conocer estas estrategias para organizar el tiempo en el trabajo, las herramientas de seguimiento y control resultan muy prácticas tanto para los supervisores como para los trabajadores. Soluciones como Sesame pueden resultar muy útiles a la hora de controlar el tiempo en el trabajo y su aprovechamiento:
Planificación: puedes preparar los diferentes turnos. Así cada persona sabe cuándo debe entrar a trabajar y las tareas que cada uno debe asumir.
Informes personalizados: recibe informes completos sobre el aprovechamiento del tiempo de los trabajadores, horarios, fichajes, etc. De este modo puedes optimizar la organización del tiempo en el trabajo.
Fichajes y descansos: puedes establecer un sistema de fichajes a través de Sesame, tanto para los trabajadores en la oficina como para los remotos. Pueden fichar desde una tablet o desde el propio ordenador, controlando también las diferentes pausas que puedan hacer.
El hecho de controlar el tiempo también permite, entre otras cosas, saber cuánto tiempo se dedica a las tareas más pesadas o a las urgentes. La mayoría de estas estrategias de gestión de tiempo de trabajo se pueden aplicar en cualquier sector, aunque su éxito depende de la constancia.
También hay que tener en cuenta que no todos los trabajadores son iguales. Cada uno tiene su forma de trabajar, de afrontar la productividad; y una de las mejores cosas que puedes hacer es probarlas y elegir la mejor estrategia de gestión del tiempo a partir del ensayo-error. El hecho de tener una herramienta como Sesame que te ayude a llevar un control horario total de lo que hacen tus trabajadores siempre es un plus que facilita tu tarea.
No olvides que gracias a las estrategias de seguimiento de tiempo en el trabajo podrás optimizar mucho mejor el tiempo de tu plantilla, y el tuyo propio, en vuestro día a día laboral. La empresa ganará en productividad y eficiencia, y vuestros niveles de estrés ante grandes tareas se reducirán.
