Usamos el término de control horario para referirnos a las herramientas, apps o soluciones sean o no informáticas que ayudan a recopilar los datos de entrada y salida de los trabajadores en el ámbito laboral. El concepto en sí no se limita solo los sistemas de fichaje manuales, ya que puedes encontrar diferentes soluciones en el mercado que poseen funcionalidades muy valiosas de cara al empresario y al trabajador. Ahora que ya tienes más claro qué es un sistema de control de horario, recuerda que entre los tipos de sistemas de control horario más conocidos destacan las plantillas de Excel, los software para registrar la jornada, los sistemas de control biométricos y las máquinas de fichar.
Sea cual sea el modelo de trabajo de tu empresa puedes contar con diferentes tipos de sistemas de control horario:
Las plantillas de Excel como sistema de control de presencia son una opción muy limitada. Una solución práctica pero que a la larga puede resultar muy tediosa para el departamento de recursos humanos. Además tendrán que almacenar los datos en algún lugar y esto supone ocupar un espacio que quizás necesite la empresa para otras cosas más importantes.
Las plantillas de Excel para fichar contienen fórmulas y requieren de una revisión constante para evitar errores y confusiones. Se trata de una solución a priori sencilla, pero que a largo plazo puede no ser la más recomendable y menos si tienes trabajadores en movilidad como pueden ser comerciales o empleados que trabajan desde casa, dado que este sistema para fichar no es compatible con su forma de trabajar.
Otro de los tipos de sistemas de control horario son los software, las apps o herramientas digitales que han surgido en los últimos años. La implementación es muy sencilla, se trata de sistemas que requieren un pago en función de los usuarios, y que tienen como función principal el registro horario. Pero los softwares de control horario con funcionalidades adaptadas pueden contar con app para el empleado, identificar la carga de trabajo del empleado, gestionar las tareas y los proyectos, la gestión de las vacaciones y las ausencias y mucho más como aportar datos en tiempo real y generar informes de productividad, por proyectos.
Este tipo de herramientas como Sesame Time se adaptan a toda clase de dispositivos, es decir que tus trabajadores podrán registrar su jornada desde la tablet, desde el ordenador o desde el móvil.
Los software de control horario tienen múltiples funcionalidades, es tan básico como pagar simplemente por aquello que usas, sin necesidad de hacer grandes inversiones.
Una máquina de fichar es una herramienta informatizada que se usa principalmente en las industrias o sectores de servicios para controlar las horas trabajadas y así calcular las horas extras o el absentismo. Anteriormente era la clase de sistema de control de presencia y de horario más demandado. No obstante, actualmente esta solución para realizar una seguimiento de asistencia laboral ha quedado obsoleta, dado que requiere de una instalación e implementación con un coste mucho mayor que si te decantas por un software de control horario.
A diferencia de otras herramientas de fichar, los sistemas de control biométricos realizan el seguimiento de entrada y salida de la jornada laboral a través de la huella dactilar o la pupila. Se opta por este tipo de solución en las empresas en las que el control de seguridad es relevante. A través de terminales de acceso o fichaje, los empleados pueden dar parte de sus entradas y salidas de la empresa.
Las nuevas tecnologías han facilitado un reconocimiento y verificación inequívoca a través de rasgos físicos; como la huella dactilar, el iris o incluso la voz que ya son una realidad en este campo.
Los sistemas biométricos son uno de los tipos de herramientas para fichar que se realizan mediante el reconocimiento, por ejemplo la huella dactilar o las pupilas y son los sistemas más caros del mercado. Esta clase de sistemas de control horario no aportan mucho a las empresas más tradicionales, salvo que tu empresa requiera un alto control de seguridad, en ese casos sí que es recomendable que te decantes por un sistema de control horario biométrico.
Si eres un fan declarado de las plantillas para el control horario, te recomendamos que pruebes una demo de cualquiera de las opciones que ofrece el mercado para comprobar por ti mismo cómo puedes ahorrar el tiempo de tu plantilla a la hora de fichar y tomar decisiones de la mano de los informes generados y basados en los datos más actuales.
Por otro lado, si el trabajo en remoto es clave en el funcionamiento de tu empresa, contrata un sistema de control horario que permite la geolocalización. Si te gusta crear informes en PDF o Excel, no te preocupes, las apps para fichar poseen varias opciones para exportar los datos en PDF, texto e incluso como una plantilla de Excel.
¿Estás buscando una herramienta que no sólo te ayude a gestionar el control horario? Con un software como Sesame puedes visualizar en todo momento quién está trabajando y dar una vistazo de cómo va la jornada laboral en tiempo real, así como a gestionar las vacaciones u otras ausencias y obtener todos estos datos en unos pocos clics.
No olvides que el registro del tiempo es una apuesta de comodidad tanto para ti como jefe como para tus empleados, escoge una opción que no sea intrusiva y que se adapte a la necesidad de la empresa.