Conocer las horas de entrada y salida de los trabajadores puede ayudarte rentabilizar tu empresa. Anteriormente las máquinas de fichar o la acumulación de documentos y ficheros tenían un gran protagonismo a la hora de fichar. Sin embargo, hoy en día existen sistemas de control horario para contabilizar las horas de la jornada laboral así como las pausas y otras cuestiones asociadas al tiempo que invierten los empleados en una oficina, en casa o en lugar de trabajo donde desarrollan su profesión. Sigue leyendo y descubre qué es un software de control horario a grandes rasgos y qué tipos hay en el mercado.
Ampliamos la definición de software de control horario
¿Qué es un software de control horario y qué ventajas conlleva para una empresa? Existen múltiples de herramientas digitales que agilizan los procesos y permiten automatizarlos ahorrando tiempo y esfuerzos. A la hora de hablar de la definición de un software de control horario hacemos alusión a una solución informática que registra y ayuda a establecer un control horario de los trabajadores. Es un sistema que deja de lado las máquinas de fichar y las plantillas de Excel, así como otros tipos de herramientas de control horario, favoreciendo un sistema sencillo de fichaje.
La definición de sistema de control horario no se limita únicamente a una forma más de fichar como muchos pueden creer erróneamente, dado que es una herramienta que implica mucho más que las hojas de Excel o impresas para fichar.
Apostar por la gestión del control horario y por este tipo de soluciones como empresario disminuye la inversión de tiempo a la hora de conocer las horas trabajadas o las pausas además las opciones que puedes encontrar en e mercado son opciones que no se limitan a ser un sistema limitado de fichaje. Los software de control horario pueden implicar mucho más que introducir el horario de entrada y salida de la jornada, por supuesto existen soluciones que te ofrecen únicamente la opción de control de presencia, sin embargo ¿por qué vas a quedarte sólo con esa opción si puedes implantar una herramienta mucho más potente y valiosa en tu empresa? Si comparas la inversión de dinero que supone contar con una solución empresarial así en tu oficina y los resultados que ofrece, su efectividad compensa el precio que cuesta, seguro.
Además, cualquier app o herramienta de control horario que contrates hoy en día debe adaptarse a los requisitos legales de la jornada laboral de tu país y permitir el acceso multidispositivo desde un móvil, una tablet o el ordenador. ¿Tienes trabajadores fuera de la oficina? Tranquilo, porque otro punto a favor de este tipo de sistemas para registrar la jornada laboral es que puedes gestionar el control horario de los empleados en movilidad mediante la geolocalización.
Las herramientas de control horario con funcionalidades ampliadas en sí son un paso más para conciliar la vida personal, familiar y laboral de los trabajadores y una solución muy valiosa para los jefes de departamento que desean conocer en tiempo real la gestión de los proyectos o cuántas horas se han invertido en un cliente en concreto. De esta manera, podrás aprovecharte de una de los ventajas de los softwares de control horario frente a las hojas impresas o de Excel, y podrás mejorar la gestión del tiempo de los trabajadores sin tener que emplear más horas de las debidas en el proceso.
Clasificación de herramientas y aplicaciones de control de horario
Las apps y herramientas de control de presencia tienen muchas funcionalidades y para conocerlos en profundidad hemos recopilado los tipos más comunes que no son excluyentes y que pueden combinarse. Al margen del modelo de negocio de tu empresa, si quieres gestionar el fichaje de tus empleados y sacarle el máximo partido a este tipo de solución empresarial es imprescindible que conozcas las diferentes herramientas y software de control de horario que existen en el mercado, presta especial atención:
1. Software limitado para fichar
En el nivel más básico encontramos las aplicaciones centradas en el control de horarios y que se limitan ahorrar la pérdida de tiempo que supone fichar y desfichar desde un Excel. Es muy simple, los usuarios tienen un perfil creado y simplemente tienen que hacer check in y check out o bien desde el ordenador o cualquier otro dispositivo durante sus entradas y salidas en la oficina.
2. Herramientas de control horario con funcionalidades ampliadas
En esta caso nos referimos a una serie de software que ofrecen una serie de características avanzadas además de favorecer la monitorización de la presencia del personal generalmente desde múltiples dispositivos, a continuación destacamos funcionalidades más interesantes:
- Registro digital de la jornada laboral mediante contraseña, acceso biométrico, tarjeta, llaveros.
- Registro del horario mediante geolocalización
- Registro de las horas extraordinarias
- Gestor de tareas
- Gestor de proyectos
- Gestor de vacaciones y ausencias
- Generador de informes y reportes de rentabilidad
- Gestión de notificaciones
- App para el empleado
- Gestión de turnos
- Gestión de calendario laboral
- Integración con paneles o tablets para visualizar la información recogida en tiempo real
- Integraciones con diferentes aplicaciones de la empresa
3. Herramientas de control horario en función del tipo de acceso
Al margen de las funcionalidades de los sistemas para registrar la jornada, existen diferentes puntos de acceso o dispositivos que permiten al usuario guardar su hora de entrada y de salida.
- Dispositivos de lectores desde la Web, la aplicación en el móvil o la tablet mediante la introducción de una contraseña.
- Terminales de proximidad RFID con la identificación de tarjetas u otros accesorios como llaveros.
- Lectura de biométricos, la huella, la voz o el reconocimiento facial facial.
4. Software de control horario de pago o gratuito
Los programas que sirven para registrar la jornada laboral y son free o gratuitos tienen funcionalidades muy limitadas y suelen requerir la intervención manual en diversos procesos que en los software de registro de la jornada de pago están automatizados.
5. Software de control horario con gestor de nóminas
Existen aplicaciones para fichar que registran la jornada y además incluyen la funcionalidad de gestionar las nóminas de los empleados. De esta forma, agilizas las tareas del departamento de recursos humanos
En conclusión ¿Cuál es el software de control horario más adecuado para mi empresa?
En función de las necesidades de tu empresa es posible que te decantes por una opción o por otra. Por ejemplo, si actualmente el departamento de recursos humanos ya posee un gestor de nóminas posiblemente esta alternativa sea descartada. Aunque hay que tener en cuenta que algunos software incluyen la función de integración con asesorías o con otros softwares de gestión de nóminas por lo que la utilidad de la herramienta mejora exponencialmente.
Por otro lado, las aplicaciones o herramientas para fichar gratuitos suelen tener un soporte de atención mucho más lento que las opciones de pago y al final implican una inversión de tiempo que seguramente prefieres ahorrarte.
¿Qué funcionalidades son básicas en un software de control horario? ¿Te estás planteando elegir una opción para fichar sin necesidad de elaborar informes y hacer un uso correcto de los datos recopilados? Nuestras recomendación es que sí o sí escojas una solución para registrar la jornada de los trabajadores que permita acceder a los datos y generar informes, para emplear la información recogida de forma inteligente y sacarle el máximo partido. Así como a un gestor de tareas y proyectos, de lo contrario estarás perdiendo la oportunidad de organizar y gestionar correctamente el trabajo de tu equipo.
¿Tienes en tu equipo a personas que trabajan desde casa o que no se encuentran ubicados en la oficina? Si tienes empleados en movilidad sí o sí necesitas una alternativa que permita fichar a través del GPS y la geolocalización.
En cuanto al tipo de acceso es importante que tengas en cuenta que si no tienes una empresa que requiera una alta seguridad, decantarte por un software con accesos biométricos no vale la pena, debido a que son bastante caros.
Los software de control horario con funcionalidades ampliadas ponen a tu alcance información cualitativa de tu equipo generada en los informes que pueden ayudarte a tomar decisiones y a incrementar la productividad y por lo tanto, también a aumentar la rentabilidad de tu empresa ¿A qué estás esperando?
