¿El control horario de los empleados te resulta tedioso en el día a día de la empresa? ¿Es mejor contar con una herramienta de control horario que con una hoja de Excel? Aunque actualmente sus trabajadores puedan fichar y plasmar la hora de salida y entrada en un papel con bolígrafo seguro que te has cuestionado como empresario si es el mejor método. Las herramientas de control horario frente a las hojas impresas o de Excel son una alternativa mucho mejor por diversos motivos: para empezar suponen una opción más sencilla y más ágil para registrar las horas de trabajo y obtener información sobre tu equipo.
6 Inconvenientes de usar una plantilla de control horario de Excel
Realizar el seguimiento de las horas de trabajo en un hoja de MS Excel conlleva usar una plantilla en formato digital o bien de forma impresa para luego completarla a mano con un bolígrafo y después calcular las horas de trabajo manualmente. O por otro lado, se utilizan las hojas de control horario de Excel con fórmulas para completarlas en el Excel y después se imprimen y se firman por la persona encargada de gestionar las hojas del tiempo.
Antes de repasar los inconvenientes de utilizar este recurso en beneficio de tu empresa y de tus empleados, debes tener en cuenta cuáles son sus funcionalidades más básicas y todo lo que permiten:
- Incluir las horas de entrada y de salida
- Escribir las horas de pausa o interrupciones.
- Añadir los datos personales de cada empleado
- Calcular la horas de trabajo totales y otros datos de interés
- Gestionar el tiempo de vacaciones
- Gestionar las bajas de diversa índole
Planificar, crear los turnos y horarios laborales de manera productiva es una tarea complicada, lo sabemos, especialmente en las empresas con una carga de trabajo variable. En muchas empresas se siguen usando las plantillas de Excel para fichaje, lo que en la mayoría de los casos no es eficiente. Las hojas de cálculo son un recurso muy útil y muy valioso para llevar a cabo ciertas tareas, pero obviamente tienen sus limitaciones y desventajas frente a otras herramientas, veamos algunas de ellas:
- La introducción de los datos puede llevar demasiado tiempo
- A pesar de que las plantillas de Excel para fichar son muy completas, cada nuevo parámetro que agregues supone invertir más tiempo en la introducción de los mismos.
- Es muy sencillo cometer un error al definir las fórmulas en una hoja de Excel o modificarlas sin querer y por lo tanto, los datos introducidos no están correctamente calculados.
- Con un solo clic puedes eliminar información básica del documento.
- Es un sistema más complicado de documentar y de almacenar.
- Las plantillas de Excel requieren mucho tiempo y el tiempo es dinero.
Razones de peso para usar una herramienta de control horario frente a una hoja impresa o de Excel
Frente a los inconvenientes de administrar el tiempo de los empleados en Excel, surgen diversas alternativas como los software para controlar el horario de los trabajadores que son soluciones más prácticas y actualizadas que en términos generales facilitan:
- Incluir las horas de la jornada
- Añadir las interrupciones y el tiempo productivo
- Completar con el gestor de proyectos y de tareas
- Gestionar las vacaciones
- Gestionar las bajas
- Realizar informes por empleados, departamentos y por cliente
Además, este tipo de herramientas de control de horario son más precisas y sistemáticas, dado que almacenan todos los datos de equipo en un lugar seguro. Pero, esto no es todo, los software de control horario como Sesame Time permiten mucho más que fichar, entre otras cosas favorecen el análisis de toda la información sobre la jornada laboral de los empleados y se generan informes con el fin de utilizar de manera inteligente todos los datos recopilados.
Un software básico de control horario mide la hora de entrada, de salida, las pausas o los descansos y las demás funcionalidades son añadidos que complementan la herramienta. A continuación enumeramos cada una de las ventajas de los softwares de control horario con funcionalidades adaptadas frente a las hojas impresas o de Excel para que no te quede duda que todo lo que puede aportar a tu empresa más allá de fichar y desfichar, presta atención:
1. Los cálculos los realiza la herramienta automáticamente basada en fórmulas aprobadas que te permiten adaptarte a las normativas existentes sobre el registro del horario laboral sin problemas y obtener los datos más interesantes de cada proyecto.
2. Con opciones como Sesame Time, podrás obtener informes visuales filtrados por empleados, proyectos, tareas y mucho más.
3. Podrás exportar los informes y los datos en PDF y EXCEL.
4. Toda la información se guardará en un sitio seguro sin posibilidad de que se pierda.
5. Puedes gestionar las vacaciones y las ausencias de los empleados desde un mismo software.
6. No necesitas incluir la información y los datos del empleado cada vez que tiene que fichar, por lo que se reduce el tiempo invertido.
7. Las herramientas de control horario te permiten conocer lo que está haciendo tu plantilla en tiempo real.
8. No necesitas contar con una persona que firme las hojas de Excel o las horas de fichaje.
9. Es una opción completa que te ayuda a conocer el tiempo invertido en cada cliente, tiempo o proyecto y puede contribuir a una mejor gestión del talento humano.
10. Uno de los beneficios de los softwares de control horario frente a las plantillas de Excel es que puedes calcular con varios clics el tiempo de trabajo facturable y obtener informes sin tener que aplicar fórmulas tediosas o incorrectas.
11. Al digitalizar los datos y generar informes puedes tomar decisiones con una mayor fluidez y basadas en datos reales.
12. Fichar durante la jornada en movilidad es posible, termina con las obligaciones físicas de acudir a la oficina y fichar y permite el control horario deslocalizando el lugar de trabajo, gracias a que muchas de las apps o software de este sector permiten la geolocalización y por lo tanto facilitan que fichen los trabajadores en remoto.
13. Favorece la flexibilidad horario así como el derecho a la desconexión y permite que tus trabajadores se organicen según sus necesidades.
14. Garantiza la transparencia con un buen software de control horario, debido a que tanto la empresa como los trabajadores conocer las horas que se están trabajando, las tareas o los proyectos.
15. Contabiliza fácilmente las horas extraordinarias.
16. Una de las cosas más positivas de este tipo de soluciones es que el empleado es consciente de las horas que realiza de más, de menos y se gestiona libremente su tiempo en el trabajo. Sin necesidad de que el departamento de recursos humanos tenga que darle esta información y todo esto se traduce en un ahorro de tiempo que puede ser invertido en tareas más relevantes y también ahorra fricciones. ¿Qué más se puede pedir?
En conclusión
Al final una plantilla de control de horario laboral de Excel sólo te permite almacenar la información en tu ordenador o imprimirlo y resulta un proceso más lento que puede inducir a errores. Con la ayuda de un software de control horario actualizado estarás apostando por una alternativa más rápida y sencilla.
