¿Por qué es tan complicado delegar tareas y dejar en manos de otros miembros del equipo ciertas responsabilidades del departamento? Es sencillo, no es fácil delegar funciones y tareas que hasta el momento has asumido, sin embargo, suele ser una necesidad para evitar que los project manager no se sobrecarguen y se centren en coordinar y dirigir correctamente su área. Definir los objetivos, un calendario de acción y contar con un software de gestión de tareas son algunas de las bases para delegar tareas y responsabilidades con éxito, sigue leyendo y conoce todos los secretos sobre el tema.
Claves para aprender a delegar y tener confianza
A la hora de organizar el trabajo de tu equipo pueden darse diferentes situaciones. Asumir el liderazgo de un equipo no es una misión imposible, pero sí supone un reto para todos los profesionales.
A medida que se escalan puestos de empleo se amplían las responsabilidades y es evidente que se deben delegar tareas para también permitir que otros crezcan profesionalmente y que puedas asumir tu rol de líder sin problemas, abarcando las funciones y tareas que puedes realizar con un valor diferencial notable.
Si quieres mantener activo el compromiso corporativo, apostar por la retención del talento, liberar los recursos, aumentar la productividad y mucho más, es importante aprende a delegar y confiar en tu equipo.
Delegar tareas menos relevantes en manos de tu plantilla puede ayudarte a afrontar nuevas tareas y hacer frente a nuevos objetivos. Te adelantamos que es esencial mantener las responsabilidades sin perder el control, gestionar correctamente las tareas asignadas y realizar un seguimiento sin ser pesado. Veamos algunas de las nociones más básicas para delegar las tareas en el trabajo y no fracasar en el intento:
1. Traza objetivos
Establece una serie de parámetros, en función de los objetivos del equipo y de las tareas puedes trazar objetivos OKR’s u otras metodologías para trazar objetivos que sean medibles y accionables y que hagan que todo el equipo se sienta cómodo.
Las empresas han de mantener simples sus OKR, fáciles de entender. Existe una gran importancia en crear pocos objetivos generales para poder enfocarse en lo más importante.
Para que este método de trabajo sea efectivo todos los miembros del equipo han de participar y cada miembro ha de tener sus propios OKR. Los OKR funcionan porque proporcionan metas específicas.
JOHN DOERR – MEASURE WHAT MATTERS. OKRS, THE SIMPLE IDEA THAT DRIVES 10X GROWTH
2. Define las tareas detalladamente
Explica y desglosa cada una de las tareas que delegas a los miembros del equipo, aprende a diferenciar las tareas que son urgentes o importantes y marca prioridades para que cada uno sepa en qué debe trabajar semanalmente.
Para delegar tienes que tener dos cosas claras, en primer lugar debes centrarte en las funciones en las que puedes aportar un valor diferencial y delegar aquellas que encajan con cada miembro del equipo y sus habilidades y competencias. Por último, es importante dividir la cargar de trabajo equitativamente.
3. Apuesta por el aprendizaje y la formación
Una de las bases para planificar tareas y delegar tareas es invertir tiempo en formación para que cada miembro sepa asumir sus funciones delegadas sin problemas y con la mayor destreza posible.
4. Escoge un software de gestión de tareas
Antes que contar con una plantilla de Excel para controlar las tareas pendientes, al planificar las tareas y responsabilidades es esencial contar con una herramienta que reúna ciertas características, tales como contabilizar el tiempo que se tarda en efectuar dicha tarea, el esfuerzo que implica y otros detalles que veremos a continuación.
Para ello Sesame, es un software de tareas y proyectos que puede aportar muchos beneficios, tales simplificar las gestiones, controlar la rentabilidad de los proyectos, ayuda a asignar tareas, trabajar el hábito de computar las tareas en el trabajo y a autogestionarse mejor el tiempo.
5. Automatización de tareas y optimización
Las tareas que son repetitivas pueden automatizarse ahorrando tiempo y reduciendo el margen de error humano. Esta opción para delegar tareas además agiliza las funciones que liberan tiempo para que tus empleados sean más productivos.
6. Comunica el proceso
La información es poder, esto significa que a la hora de delegar una tareas es importante detallar la tareas, saber qué pasos se deben seguir y habla de las terceras personas que están implicadas, el presupuesto, el nivel de independencia, los plazos…
7. Establece un calendario de acción
Es clave para aprender a delegar las tareas laborales concretar un calendario, fechas límites y de entrega para que la organización sea sencilla y cada uno conozca sus prioridades sin necesidad de estresarse.
8. Motiva y apuesta por difundir la cultura empresarial
Como project manager o jefe de proyectos es importante que tu equipo sienta que confías y que estés involucrado en el proyecto. Trabaja la motivación con incentivos, con recompensas o con el reconocimiento de un trabajo bien hecho. Además haz que todos se sientan partícipes de una cultura positiva y crea un ambiente favorable para trabajar.
9. Mide y evalúa
Realiza un seguimiento, mide los resultados, compártelos y mejora la estrategia para poder sacar un mayor rendimiento laboral de cada trabajador.
