Muchos son los que, a priori, piensan que el fichaje durante el teletrabajo es un problema. Pero lo cierto es que no debe serlo si se cumple correctamente con la Ley de control horario y la empresa cuenta con las herramientas necesario para ello.
El registro de la jornada de trabajo en el trabajo en remoto es obligatorio según la nueva Ley de teletrabajo de 2020 por lo que «el sistema de registro horario debe reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza el trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada».
Pero, ¿cómo conseguir esto para evitar multas de fichaje durante el teletrabajo?
Como hemos comentado, actualmente existe la obligatoriedad de fichar durante el teletrabajo. Desde la empresa, llevar un control de los fichajes es sencillo, pero, ¿cómo poder hacerlo cuando los trabajadores trabajan desde sus casas? Para ello, existen un par de posibilidades diferentes entre las que elegir.
Mediante esta herramienta, los empleados fichan mediante una hoja de Excel en la que se incluye tanto la fecha como la hora de inicio y fin de la jornada. Para ello se puede utilizar una plantilla de Excel para fichar, que se facilitará a los empleados de forma periódica.
Otra herramienta un poco más avanzada se trata de optar por un documento en la nube, alojado en Google Drive, por ejemplo. Su edición en línea permite compartir el documento con todo el equipo, por lo que los trabajadores pueden aportar la información necesaria al equipo de RR.HH de forma inmediata.
No obstante, el handicap de estos documentos en línea para fichar es que muchos usuarios tienen acceso a su edición, por lo que es muy fácil alterarlos o borrarlos por un despiste. Es por ello que los responsables de Recursos Humanos han de estar revisando que todo sea correcto y no se pierda la información, que podrá ser requerida en una inspección de trabajo.
A nuestro parecer, el mejor sistema de control de fichaje durante el teletrabajo. Los software de control horario alojan en la nube toda la información y permite a los empleados conectarse a él desde cualquier lugar y con diferentes dispositivos. De esta manera se puede utilizar diariamente y con la facilidad de poder hacerlo tanto en la oficina como en sus casas.
Además, el departamento de recursos humanos, así como todos los responsables, tienen acceso a la información de las jornadas de los trabajadores para poder ver los informes completos de los fichajes de trabajo. Esto, además de poderse presentar ante una inspección de trabajo, también permite analizar los datos en dashboards, lo cual permite extraer información muy importante para la empresa.
Se trata de una solución que no solo cumple con las obligaciones del control horario y la Ley del teletrabajo, sino que ofrece muchas otras ventajas. En el caso de Sesame, por ejemplo, aporta muchas más funcionalidades, como la geolocalización o el gestor documental.
Debido a que la ley de fichaje es relativamente nueva es muy normal que a los empleados les cueste familiarizarse con el fichaje, ante ello hay una serie de acciones que el departamento de Recursos Humanos puede hacer para mejorar la situación y mantener la productividad de la plantilla de empleados.
Lo más importante es trabajar para establecer una política de teletrabajo clara. Desde la empresa se han de proporcionar una serie de normas y comunicar la estrategia y los procedimientos a los trabajadores para que no existen fisuras ni malentendidos. Para ello, desde el departamento de Recursos Humanos se pueden organizar guías y charlas para informar a toda la plantilla, así como proporcionar el material de apoyo necesario que les brinde toda la información.
Durante las jornadas de teletrabajo la comunicación es la clave, es importante tanto hablar como saber escuchar. Desde el departamento de Recursos Humanos se han de implantar herramientas de comunicación para los trabajadores que se encuentran en remoto que sean eficaces y sencillas. Además de dejar claro el protocolo de acción en cuanto a comunicación. Por ejemplo: ¿A quién debe avisar el empleado ante un problema? ¿Mediante qué vía? ¿Skype, Slack, teléfono, e-mail? Dejando claras todas estas preguntas se podrán detectar los problemas que puedan surgir, así como ponerles una temprana solución.
Durante el trabajo en remoto el equipo resulta indispensable. Es por ello que la empresa debe brindar los medios necesarios a sus trabajadores. Estos pueden ser desde ordenadores y accesorios hasta sillas ergonómicas o diferentes tipos de software que necesiten para desarrollar sus actividades laborales en plenas facultades.
Como hemos contado en más de una ocasión, no realizar un correcto control horario conlleva saltarse la Ley. Es por ello que en España, las multas a las empresas podrían llegar a los 180.000 euros si se detectan irregularidades ante las inspecciones de trabajo.
Ofrecer la opción de fichar desde cualquier dispositivo, así como desde el propio smartphone, ayuda a conocer el número de errores y olvidos en los fichajes para poder corregirlos. De ahí la importancia de las herramientas de fichaje disponibles a cualquier hora, que no solo ofrezcan la posibilidad de editar o modificar fichajes erróneos realizados sino que envíe alertas a los trabajadores de que hay fichajes pendientes, como ya sucede en nuestra herramienta.
albert soriano – sesame time & zeus vision founder