¿Qué sucede si tus trabajadores no fichan correctamente? ¿Puede mejorarse la gestión de la incidencias al fichar en el trabajo? El registro de la jornada laboral de tu personal puede ser un verdadero quebradero de cabeza si tu empresa no cuenta con un sistema de fichaje sencillo y que piense en todas las situaciones posibles. Una de las dudas más comunes del departamento de recursos humanos es cómo gestionar los olvidos al fichar en el trabajo y cómo controlar fácilmente este tipo de incidencias.
¿Qué pasa si un empleado se olvida de fichar al finalizar su jornada laboral?
En muchas ocasiones por despiste o falta de rutina es frecuente que los trabajadores no registren su asistencia y en dichos casos hay que incidir en la necesidad de hacerlo. Actualmente en España es obligado fichar por la Ley de Control Horario y es de obligado cumplimiento para evitar la realización de horas extraordinarias.
¿Quién es el responsable si los empleados se olvidan de fichar?
En primer lugar tienes que tener claro que si tus empleados no se acostumbran a fichar todos los días, se comprende que es la empresa la que no está cumpliendo con la ley que determina que al margen de su categoría o grupo profesional, todos los sectores y las empresas, independientemente de su tamaño o naturaleza.
Si la organización ha implementado los medios necesarios para realizar el registro de la entrada y la salida de los empleados esto no le priva de recibir una multa ante una inspección de trabajo y de las sanciones que conlleva no fichar en el trabajo que según el Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto sobre la Ley de Infracciones y sanciones en el orden social pueden ascender hasta 6.250.
Por ello, es importante que desde el departamento de recursos humanos se informe correctamente a todos y cada uno de los trabajadores del sistema de fichaje implantado y las formas que posee para corregir un olvido o despiste a la hora de computar las horas de trabajo.
Por lo tanto, es vital buscar soluciones y alentar a los trabajadores a registrar sus horas de entrada y salida del trabajo todos los días.
¿Qué puede hacer para que los trabajadores no se olviden de fichar la entrada y la salida del trabajo?
Son varias las opciones por las que puedes decantarte para conseguir que tu personal se acostumbre a fichar, en cualquier caso recuerda que la comunicación fluida puede ser un gran aliado en este aspecto. A continuación hemos recopilado una serie de indicaciones y pautas que pueden ayudarte a que todo tu equipo compute las horas de trabajo correctamente, presta especial atención:
- Apostar por un software de control horario permite automatizar una serie de fichajes o ítems para reducir las posibilidades de olvido. Por ejemplo, Sesame Time facilita la tarea de automatizar los fichajes de salida cuando el empleado a cumplido su jornada laboral.
- Por otro lado, contar con una solución como Sesame implica que el trabajador cuando se da cuenta del olvido puede solicitar el fichaje para solicite un fichaje o incluso una justificación retribuida adjuntado el documento pertinente que justifica dicha ausencia en la oficina o corregir los fichajes abiertos.
- Los jefes de equipo pueden ayudar animar a los trabajadores a realizar un seguimiento de las horas de trabajo y a exponer las razones de peso para computar las horas de trabajo y de crear una rutina en la jornada laboral que recuerde que se tiene que fichar en la entrada y la salida.
- Desde el primer momento traslada cada uno de los beneficios de fichar, dado que puede ser gestor que luego te ayuda a contabilizar las horas extras de trabajo, las cargas de trabajo y otras anomalías organizativas de tu equipo.
- Investiga y conocer las causas por las cuales tus empleados pueden olvidarse de fichar, si existen algún problema con la app de fichaje, con la plantilla de Excel o si es necesario colocar más puntos de fichaje en la empresa que sean más accesibles.
- También puedes contar con un sistema de alertas en caso de que el sistema detecte que no se ha registrado la jornada como debería.
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