A la hora de adquirir un software de control horario debes saber que uno de los pasos más difíciles, después de elegir el más indicado, es conseguir que el equipo lo implemente en su metodología de trabajo. Acostumbrarse a empezar a realizar un control de las horas de trabajo no es tan fácil como parece, a menudo algunos trabajadores se muestran reacios ante el cambio o simplemente olvidan utilizar la herramienta. Es por ello que desde la empresa se ha de realizar un esfuerzo para incentivar al equipo a realizar un seguimiento de las horas de trabajo.
El tiempo es una medida comercial tan importante como cualquier otra, pero transmitir este mensaje al equipo y que vea el seguimiento del tiempo como una actividad productiva en lugar de una tarea puede llegar a ser difícil. Es por ello que a continuación queremos darte una serie de consejos para animar a los empleados a realizar un seguimiento de su tiempo de forma adecuada. Toma buena nota, porque, recuerda: #Timematters
Como ya hemos dicho, el tiempo es oro, y sobre todo en el ámbito empresarial. Se trata de una unidad de medida estrechamente relacionada con los beneficios y la productividad empresarial. A través de la medición del tiempo se puede determinar información tan importante como si un proyecto resulta rentable o si un empleado ha descendido su productividad. Pero para ello resulta indispensable que los trabajadores adquieran el hábito de realizar un seguimiento de su trabajo. ¿Y qué quiere decir esto exactamente? Que se acostumbren a utilizar el software de gestión del tiempo que hayas decidido implementar en tu empresa de forma correcta. Pero, ¿qué hacer ante empleados que no están de acuerdo con estas medidas o que simplemente se olvidan de utilizar esta herramienta?
Lo que queremos que entiendas es que no se trata de obligar a los empleados a monitorizar su tiempo, sino que comprendan el por qué de la medida. Resulta crucial informar a los empleados sobre los beneficios de realizar un seguimiento del tiempo tanto para los empleados como para la empresa. Para ello proponemos crear un buen canal de comunicación, en el que los empleados puedan realizar las preguntas y sugerencias que necesiten y sean informados de forma correcta y con confianza sobre el por qué del cambio.
No es simplemente empezar a realizar un seguimiento del tiempo en el trabajo, para que esto funcione se ha de informar a los empleados sobre el software elegido, su funcionamiento y del sistema que se va a seguir. De nada sirven informes en los que los empleados no han computado su tiempo en un proyecto o etiqueta correcto, ¿verdad? Es por ello que debes crear un sistema claro e informar a todo el equipo sobre él. Todos deben conocer la forma correcta, y sencilla, de hacer las cosas.
Comprende que no todo el mundo se desenvuelve con la misma facilidad con softwares o con nuevas formas de realizar el trabajo. Ten en cuenta que cuantos menos obstáculos existan ente el usuario y el sistema de trabajo este será más fácil de adoptar.
Ten siempre en mente que si una persona no entiende algo o le genera problemas no lo va a utilizar. Asegúrate de explicar de manera correcta la nueva herramienta y su funcionamiento, e incluso si fuera necesario configúralo de forma correcta en el dispositivo de cada empleado.
Además, no dudes en ofrecer más información a quien lo necesite. En el caso de Sesame Time, tenemos disponibles webinars en los que tanto empresarios como empleados pueden entender mejor el funcionamiento de la herramienta.
Compartir la información con el equipo de forma transparente ayudará a implementar el sistema y a crear un sentimiento de compromiso. A no ser que los registros del tiempo de tu empresa deban mantenerse privados, puedes compartir los informes con el equipo. ¿Cómo?
En el caso de nuestra herramienta, esta permite proyectar los paneles en televisores y monitores en la oficina, por lo que puede utilizarse para mostrar los datos del seguimiento del tiempo del equipo. Esto permite saber, de un solo vistazo, a qué le está dedicando su tiempo cada miembro del equipo.
¡Cuida el feedbak! Nadie sabe mejor de qué manera se trabaja en la empresa que sus propios empleados. Es por ello que es importante realizar seguimientos y pedir comentarios y reportes, la información obtenida tienen un valor incalculable a la hora de tomar buenas decisiones, aplicar acciones y realizar ajustes.
Por ello es importante que realices revisiones para saber cómo se está adaptando el equipo a la implementación del seguimiento del tiempo en el trabajo. Asegúrate de saber si tienen algún tipo de problema, inquietud o sugerencia al respecto. ¡Hazlo fácil!
Además, se trata de una oportunidad genial de hacer sentir a los empleados que sus opiniones e ideas son valoradas y se tienen en cuenta. Por lo que también recomendamos que se tengan en cuenta a los empleados en el momento en el que se analicen los datos del seguimiento del tiempo.
¿Has escuchado hablar sobre el refuerzo positivo? Se trata de recompensar a alguien por mostrar el comportamiento deseado, por lo que será más probable que repita ese comportamiento en un futuro.
Es mucho más probable que alguien adopte un hábito cuando siente que su progreso está vinculado a recompensas específicas. Es por ello que puedes elaborar un sistema de recompensas unido al seguimiento del tiempo en el trabajo. Por ejemplo, bonos a la puntualidad o incentivos por conseguir «X» horas trabajadas en un proyecto. La elección de las recompensas es decisión de la empresa, pero esta debe tratar que supongan un reto y una motivación para los empleados.