Cómo controlar el tiempo de las tareas de los empleados

¿Cuánto tiempo necesita un trabajador para completar una tarea? Es la pregunta que se hacen los responsables de muchas empresas cuando ven que sus empleados invierten más tiempo del que esperaban o habían previsto en cumplir con las tareas. La correcta gestión del tiempo en el trabajo permitirá a la empresa ser más productiva y optimizar mejor los recursos con los que cuenta, así que es muy importante que la dirección tenga en cuenta cómo controlar el tiempo de tareas de los empleados y las herramientas de las que dispone para ello.

Control horario, una obligación para la empresa

Vaya por delante que las empresas están legalmente obligadas a controlar el tiempo de trabajo de sus empleados. Es necesario llevar un registro con las horas de trabajo diarias, semanales o mensuales, de modo que se pueda demostrar que el personal trabaja las horas indicadas en el contrato. Un software de control horario ayuda a llevar este registro de horas trabajadas, y puede ser un primer paso para el control del tiempo necesario para completar las tareas.

Planificación de tareas

Uno de los primeros pasos para llevar la gestión del tiempo en proyectos es diseñar una buena planificación de trabajo. Cada miembro del equipo debe saber qué tareas o funciones de llevar a cabo, siempre de acuerdo a los talentos y las capacidades de cada uno. Una buena planificación sirve, en primer lugar, para determinar las prioridades, y en segundo lugar para estimar el tiempo necesario para completar la tarea. No está de más pecar de precavidos y asignar un tiempo de más en previsión de los problemas o inconvenientes que puedan surgir.

Con una buena planificación no solo se aprovecha mejor el tiempo, sino que se evitan algunos de los problemas que llevan a perderlo como la acumulación de tareas. Si no se aprovecha el tiempo, se irán acumulando las tareas pendientes lo que conlleva elevados nivel de estrés para la plantilla que redundan en una pérdida de productividad. También ayuda a mejorar el ambiente. Cuando se presente la planificación a la plantilla, hay que tener en cuenta su opinión sobre posibles desajustes que puedan ver y actualizarla para evitar fallos en las previsiones.

Analizar en qué se va el tiempo

Identificar y eliminar las distracciones en la jornada laboral es imprescindible para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Hay herramientas que permiten saber en qué pierden el tiempo los trabajadores, por ejemplo mirando sus redes sociales, en WhatsApp o hablando con otros compañeros. Reconocer estas pérdidas de tiempo es imprescindible para poder eliminarlas y evitar así que se vaya el tiempo. En la planificación también hay que tener en cuenta aquellas tareas que sin ser imprescindibles suponen una gran pérdida de tiempo.

Utilizar las herramientas de gestión del tiempo en el trabajo

Hay un montón de herramientas que ayudan a administrar y controlar correctamente el tiempo de los trabajadores, lo que debería redundar en una mejora de la productividad. Por ejemplo, con un contador de tiempo de trabajo se puede controlar el tiempo que tardan en completar las tareas. Estas son algunas de las herramientas que pueden usarse:

• Sesame: es una aplicación de control horario para empresas, muy fácil de usar que permite calcular las horas de entrada y salida de los trabajadores. Estos pueden ocuparse de la gestión del tiempo y organizar las tareas, pero siempre hay una supervisión por parte de la empresa. Además de facilitar el trabajo, la empresa puede utilizarla para distribuir las tareas y genera informes en los que se especifica en qué gastan tiempo los empleados o lo que ha costado completar una tarea.
• Jiffy: puede utilizarse como contador del tiempo de trabajo. Tiene un temporizador que calcula el tiempo invertido en las diferentes tareas, en un proyecto o en un cliente. Se incluyen desde las tareas rutinarias, como atender al teléfono o responder correos electrónicos, a los descansos de la plantilla. El resultado, una mejor intuición de la productividad y una optimización del tiempo que se dedica a aquellas tareas que realmente son necesarias para la empresa.
• Rescue Time: se trata de una aplicación que en cierto modo monitoriza en qué invierten el tiempo los trabajadores. De este modo, se puede saber si pasan tiempo en redes sociales, en qué páginas pasan más tiempo, etc. Así, se puede saber dónde se pierde el tiempo o qué actividades suponen una mayor ocupación para los trabajadores. A partir de los resultados, se puede trabajar en la optimización del tiempo, simplificando o automatizando algunos procesos.

Cómo controlar el tiempo de tareas de los empleados que teletrabajan

La cosa se complica un poco con los empleados que trabajan en remoto, ya que no es lo mismo llevar este control sobre alguien que está en la oficina que sobre alguien que trabaja desde su casa o fuera de la oficina. Un ordenador portátil de empresa permite restringir determinados accesos, incluso a los puertos USB. El hecho de utilizar una red VPN obligatoria también ayuda a controlar el tiempo que invierten en las tareas y evitar distracciones.

Una política de micrófonos y webcams abiertas durante la jornada laboral también facilita este control del tiempo invertido en las tareas. Para los empleados que trabajan en representación de la compañía pero fuera de la sede, los teléfonos móviles con seguimiento o geolocalización también permiten controlar los tiempos, por ejemplo cuánto invierten en las reuniones con los clientes.

En ocasiones, controlar el tiempo que tardan los trabajadores en completar las tareas puede causar pudor pero la gestión del tiempo en proyectos es imprescindible para garantizar la productividad de la compañía y el éxito en el desarrollo de las tareas y proyectos.