Gestión del tiempo en viajes laborales

28 de septiembre, 2022

¿Gestionas equipos multinacionales o con sedes en diversas provincias? ¿Tus directivos y empleados viajan a menudo? En estas situaciones es común plantearse la duda de cómo realizar el control horario en viajes de trabajo. Vamos a tratar de explicarlo de forma sencilla pero rigurosa.

Control horario en viajes de trabajo: qué hacer

Hay que tomar en consideración dos momentos muy diferentes en términos legales respecto al horario en viajes de trabajo. El tiempo de trayecto entre la oficina y la vivienda no se considera tiempo de trabajo efectivo.

Esto se debe a que durante ese tiempo no están a disposición del empleador ni en el ejercicio de sus funciones. Están de camino al trabajo o volviendo a casa.

Sin embargo, ¿qué ocurre cuando un empleado tiene que desplazarse a un lugar distinto de su oficina? Por ejemplo, ¿a una reunión o a un viaje de negocios? En estos casos, podría argumentarse que el empleado sigue trabajando.

La directiva europea Directiva 2003/88/CE que regula el tiempo de trabajo establece como tiempo de trabajo:

«todo período durante el cual el empleado permanece en el trabajo, a disposición del empresario y en el ejercicio de su actividad o de sus funciones«.

Cuando se tiene una empresa, es importante tener un control del tiempo en los viajes. La razón es que le permite organizar el trabajo de los empleados.

Cómo organizar el horario en viajes de trabajo

La forma más común de organizar el trabajo es mediante el uso de calendarios y horarios, pero si quiere hacerlo correctamente, necesita otras herramientas.

Una de ellas es el control del tiempo. Con un software como nuestras aplicaciones para el control horario podrás establecer reglas específicas para cada empleado y controlar sus actividades.

También puede ayudarle a ahorrar tiempo en la programación de reuniones. Se creará automáticamente horarios para las personas que no puedan asistir a ellas en la vida real debido a diversas razones.

Las empresas deben contar con una política respecto a este tipo de desplazamiento. Esto les ayudará a distinguir entre los viajes de trabajo y los personales. Además de determinar lo que cuenta como tiempo de trabajo efectivo.

Las empresas también pueden dar un tratamiento diferente a los viajes de trabajo. Esto se da en función de lo acordado como parte del contrato o se han realizado de forma extraordinaria.

Consejos para una adecuada gestión del tiempo en viajes laborales

Viajar por negocios puede ser estresante y agotador, pero no tiene por qué serlo. Haciendo pequeños cambios en la rutina y expectativas, podrás centrarte en lo que más importa: pasar tiempo con clientes y colegas y hacer el trabajo.

Para ello, es necesario organizar el día con antelación y establecer objetivos claros.

Lo primero que hay que hacer al levantarse por la mañana es anotar todo lo que hay que hacer durante el día.

Después, prioriza las tareas según su importancia, asigna plazos para cada una y divídelas en pequeñas partes.

Por ejemplo, si tienes que hacer una presentación importante mañana a mediodía, será mejor que no empieces a trabajar en ella hoy después de comer, sino por la mañana o a primera hora de la tarde.

Gestión del tiempo para trabajadores en viajes de empresa

Ser un trabajador móvil es una buena manera de mantener las cosas interesantes, pero los desplazamientos frecuentes pueden pasarle factura a uno

Hacer y deshacer las maletas, el estrés, la acumulación de tareas, las interminables jornadas de trabajo, las horas perdidas en los aeropuertos, el jet lag. Viajar por negocios puede ser bastante incómodo.

Si eres una empresa que tiene empleados que viajan por trabajo, puede que te preguntes cómo mantenerlos comprometidos. Además de cómo hacer el control horario en viajes de trabajo.

Si tu equipo se desplaza constantemente de un lugar a otro, puede resultarles difícil tener un equilibrio entre su vida laboral y personal. También es posible que les cueste mantenerse motivados si siempre están de viaje.

Una forma es aprovechando la tecnología. Algunas empresas tecnológicas están creando aplicaciones que facilitan a los trabajadores estar conectados. Sobre todo, mientras están fuera de casa, y estas aplicaciones también pueden ayudarles a encontrar buenos lugares para comer o alojarse.

Del mismo modo, en todo momento deben tener en su móvil o dispositivo portátil una app para el control horario en viajes de trabajo. Muy importante para registrar su extenuante jornada laboral.

Qué tener en cuenta al planificar viajes

Al planificar los viajes, es importante tener en cuenta las necesidades y los horarios de sus empleados. Asegúrate de que dispones de tiempo suficiente para organizar la logística. No hay que dejar a los trabajadores en la cuerda floja en el último momento.

También podrías considerar la posibilidad de acortar la duración de los viajes. Siempre en favor de jornadas más cortas o alargar los días de estancia. Otra posibilidad es ofrecer días de descanso como compensación cuando los empleados regresen de viajes largos.

Como ves, existen múltiples formas de gestionar el tiempo de los trabajadores durante los viajes de empresa. Y sí, se requiere hacer el seguimiento del horario. Mejor si es con una herramienta de gestión de horarios.

¿Cómo organizas los viajes de empresa de tus directivos y empleados? ¿Tienes algún tip más que añadir a lo comentado? ¡Nos encanta aprender de vosotros!