¿Qué es la Ley del cuello de botella y cómo influye en los flujos de trabajo?
La Ley del cuello de botella se basa en la teoría de las restricciones, también se denomina teoría de las limitaciones, esta fue creada en los años 80 por Eliyahu Goldratt y publicada en su libro «La meta» en 1984. La ley establece que cada sistema, al margen de lo correcto que sea su funcionamiento, tiene al menos una restricción o cuello de botella que limita su rendimiento y por lo tanto, puede afectar a la productividad. ¿Consideras que tu empresa tiene algún cuello de botella que podría mejorarse? Sigue leyendo y descubre cómo invertir esfuerzos en identificar dichas limitaciones en la actividad de la empresa puede favorecer el rendimiento de los los flujos de trabajo y los procesos.
Hablemos de la Teoría de las restricciones
El cuello de botella se identifica con las etapas del proceso que constituyen subprocesos que limitan o bloquean el flujo de trabajo, y por lo tanto, en estas fases el rendimiento es mucho menor, dado que se trabaja por debajo de la capacidad. También se detectan los cuellos de botella cuando una unidad de trabajo tarda más tiempo en entrar y salir de esa etapa, lo cual se denomina Lead time y se asociada a la etapa más larga del flujo del trabajo. Estos factores limitantes se llaman embudos, cuellos de botella o restricciones. Puedes identificar dos tipos de restricciones según esta teoría:
Restricciones físicaso tangibles: que a su vez se subdividen en dos, activos o pasivos, los primeros hacen referencia a los factores que afectan al rendimiento como pueden ser los recursos humanos. Normalmente pueden optimizarse de dos maneras: o bien forzando su capacidad para trabajar más y al máximo o agregar una mayor capacidad. En este sentido, tienes que tener en cuenta siempre que cuando aceleras la máximo de su capacidad, el paso siempre es más lento. O por otro lado, los pasivos que son los equipos o los recursos.
Restricciones políticas: son las reglas que evitan que la empresa consiga sus objetivos de rendimiento, como por ejemplo: trabajar en otros turnos o no hacer horas extra.
Cómo afrontar un cuello de botella en la empresa
Para obtener un buen nivel de rendimiento en la empresa, es esencial saber identificar el cuello de botella de una empresa, por qué se generan, qué perdidas provoca y cuáles son soluciones pueden solventar esa pérdida de tiempo. En cualquier caso, el primer paso siempre es analizar los procesos paso a paso para localizarlos y revisar las métricas de productividad. En términos generales, los problemas que se generan estos embudos suelen partir de una mala organización, la falta de recursos o la escasa flexibilización.
¿Te interesa mejorar los proceso de producción o el flujo de trabajo de la empresa? Si quieres implementar una plan de identificación prematura de los cuellos de botella en tu organización recuerda estas limitaciones pueden involucrar los procedimientos, herramientas, recursos, información y a personas y cada uno de estos factores puede tener un rendimiento diferente.
A continuación detallamos las técnicas para resolver los cuellos de botella en el ámbito empresarial y que pueden mejorar con creces la productividad laboral:
1. Automatizar una parte del proceso
Usar herramientas empresariales para automatizar los procesos implica un gran ahorro de tiempo, si inviertes en un software puedes controlar de forma más ágil esta fase y restablecer el ritmo de trabajo óptimo en el menor tiempo posible.
2. Emplear al máximo un recurso
Este método para afrontar un cuello de botella implica que un único recurso se utilice sólo a una actividad y asignar otras actividades a otros recursos. Por ejemplo: si en la empresa tienes un programador que participa en todos los proyectos de la empresa y por ello, ralentiza bastante los proyectos cuando llegan a sus manos, lo recomendable sería asignarle el proyecto que sea más importante y priorizar la gestión de proyectos y que los demás se asignen a otros miembros del equipo.
3. Invertir en nuevos recursos
Cuando ninguna de las dos soluciones anteriores encaja, este es el método que puede solventar el cuello de botella, aunque sea la opción más cara. Puedes calcular el FTE e invertir en la captación de nuevos talentos, contratar otro programador para que la carga de trabajo se reparta equitativamente y lead time disminuya. Contar con personal más capacitado o mejores equipos conlleva devolver la fluidez de los procesos rápidamente.
4. Reiniciar el flujo de trabajo
Si las alternativas anteriores fallan, lo recomendable es reiniciar el ciclo de trabajo y eliminar los motivos del cuello de botella. Así podrás reaccionar, tomar medidas y recuperar la fluidez del proceso. También puedes contratar un consultor de empresas para que te asesore y estudie la situación.
