Utilizar herramientas de control horario en el trabajo como Sesame es una forma de simplificar esta obligación. Estamos obligados a seguir las horas que trabaja la plantilla, y digitalizar los procesos ayuda a ahorrar tiempo, a la vez que obtienes interesantes informes de seguimiento. Pero para hacer las cosas bien hay una serie de conceptos que deberías dominar, de ahí la necesidad de contar con un diccionario de seguimiento del tiempo laboral.
Qué es el diccionario de seguimiento del tiempo laboral
A continuación encontrarás, ordenados alfabéticamente, los 8 conceptos clave que cualquier directivo o responsable de recursos humanos debería conocer. Entender estos conceptos es fundamental para mejorar la productividad de la empresa.
Asistencia
El seguimiento del tiempo laboral está estrechamente relacionado con la asistencia al puesto de trabajo. La asistencia es la presencialidad en el puesto de trabajo, ya sea de manera física o en remoto. El hecho de trabajar a distancia hace que a veces sea difícil saber si un empleado está trabajando o no, de ahí la importancia de la monitorización de la asistencia que ofrecen herramientas como Sesame.
Absentismo
Es el antónimo de la asistencia, y si lo incluimos en este glosario de seguimiento temporal es porque causa un importante perjuicio económico a la empresa. Un elevado índice de absentismo significa que algo se está haciendo mal, de ahí la importancia de seguir el tiempo. Saber qué empleados están ausentes (y por qué) es fundamental.
Fichaje
Es el registro de entrada y de salida del trabajador, lo que permite saber cuántas horas se trabajan en una jornada laboral. Cuando el trabajador tiene una pausa regulada también debe fichar, igual que si durante su jornada de trabajo debe ausentarse de su puesto por la razón que sea. Los empleados que teletrabajan también deben fichar.
Horas facturables y no facturables
Diferenciar entre ambas es fundamental, especialmente en aquellos proyectos o sectores donde se factura por horas al cliente. Las horas facturables son aquellas que tienen relación directa con el proyecto, las que dedicamos al mismo. En cambio, las no facturables son las horas de trabajo que no reportan beneficio económico, pues no pueden facturarse: búsqueda de clientes, conversaciones telefónicas, respuesta al correo electrónico… A pesar de todo, son necesarias.
Inactividad
Las herramientas de control horario permiten detectar la inactividad del trabajador. La alerta salta al cabo de un tiempo determinado sin que se registre actividad. Puede estar relacionada con el tiempo de descanso del propio trabajador -y este puede indicarlo en la propia herramienta-, pero también deberse a otras cuestiones. De este modo, puede saberse el tiempo efectivo de trabajo, el tiempo que pierden los trabajadores, etc., a la vez que se previene el robo de tiempo.
Notificaciones
Estos avisos son imprescindibles para solucionar cualquier contratiempo, por ejemplo ausencias de trabajadores, largos periodos de inactividad o incluso cuando un empleado ha cubierto su jornada laboral. El responsable puede configurar qué notificaciones quiere recibir y a través de qué canal. Puedes programar las más urgentes para que te lleguen al móvil y dejar las secundarias para el correo electrónico.
Sincronización de datos
El control horario sirve, entre otras cosas, para saber cuánto hay que pagarle a los trabajadores según las horas trabajadas. El hecho de contabilizar las horas de trabajo permite saber cuánto ha trabajado una persona al mes, si ha hecho horas extra, etc. Para que funcionen correctamente, los datos se deben sincronizar en tiempo real, lo que reduce el riesgo de errores o de duplicidades.
Tareas recurrentes
Para acelerar todavía más los procesos, podemos automatizar algunos como las tareas recurrentes. Por ejemplo, si todos los lunes se celebra una reunión, se puede añadir por defecto al calendario. La herramienta de gestión del tiempo reconocerá estas tareas al momento, que se pueden editar según las necesidades.
Validación de horarios
Una de las tareas más importantes de los managers en relación con el control horario es validar los horarios y turnos. De este modo, los trabajadores fichan en el horario adecuado, saben en todo momento qué turno tienen cada día y se pueden evitar triquiñuelas para falsear los fichajes. Por ejemplo, con el fichaje biométrico los trabajadores deben fichar con la huella dactilar o a través del reconocimiento facial, de modo que ningún compañero puede fichar por ellos. También se pueden establecer alertas que avisan al propio trabajador si ficha sin cumplir con su jornada laboral.
Entender estos ocho conceptos del glosario de seguimiento laboral es el primer paso para avanzar en los procesos de automatización de la empresa. El control del tiempo y horario laboral son parte muy importante para el éxito de cualquier empresa. Cada vez son más las compañías de todo tipo de sectores que apuestan por herramientas de seguimiento temporal como Sesame, desde consultorías, salud o educación a distancia a tecnológicas. Ahorrarás tiempo, reducirás los niveles de estrés y tu empresa será más productiva.
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