La realidad es que una lista de tareas o «to do list» puede ser un gran aliado a la hora de planificar el trabajo, aunque cuando la lista es extensa puede abrumar. Sin embargo, para que tu equipo aprenda a priorizar y a gestionar mejor el tiempo, es clave crear y organizar las listas de tareas laborales con cada miembro del equipo. Te adelantamos que tener un único listado, categorizar las tareas y contar con un gestor de tareas son las mejores opciones para planificar los proyectos y que el trabajo salga adelante.
Cómo planificar una «to do list» eficiente
Sí, lo sabemos, uno de los mayores placeres de tus empleados es ir tachando las tareas que se van efectuando con éxito. No les niegues esa sensación tan agradable y aprende a planificar las listas de tareas del equipo de manera práctica y sencilla con estos consejos:
- Una lista de tareas es un contenedor de ideas que debe organizarse en base a la urgencia o importancia de dicha tarea y a las fechas de entrega. Categorízalas y así tus empleados sabrán con qué tareas deben ponerse primero.
- Lo ideal es crear tareas concretas y no tareas globales y que abarquen muchas acciones.
- Es imprescindible escoger un formato para anotar los «to do» semanales y mensuales que siempre pueda acompañar a tus empleados. Básicamente este consejo para planificar listas de tareas se basa en que la modalidad del teletrabajo cada día está más implantado, por lo que es más sencillo gestionar las tareas desde una app o herramienta que esté en la nube y disponible desde cualquier lugar. Ya sea un formato digital o más tradicional, es clave escoger un formato para plasmar el listado de tareas laborales que pueda ir con tus empleados allá donde lo necesiten.
- Actualizar las listas de tareas durante la jornada laboral es primordial para que las tareas nuevas adquiridas tengan cabida para tener una visión amplia del trabajo y controlar el trabajo en equipo sin que los miembros del equipo pierdan el rumbo.
- Tener una lista, lo aconsejable es tener una única lista para para evitar tener la información desperdigada o repetida en diferentes soportes, post-its, hojas sueltas, libreta, notas del móvil…
- Establece un sistema para tachar las tareas cumplidas y las pendientes, de manera que no exista confusión. Es importante que no se borren las tareas de la lista que ya se han terminado, para que se tenga una visión global de lo que se ha avanzando en un proyecto concreto.
- Optimiza las tareas de los empleados para dividir la carga de trabajo, que no se pierda el tiempo en tareas repetitivas o que no son necesarias,
- Divide las tareas grandes en tareas o acciones más pequeñas para que se pueda avanzar y tachar más fácilmente y se refleje la realidad de dicha función que abarca diferentes acciones.
- Crear y organizar las tareas laborales es el primer paso para tener una jornada productiva y planificada. El segundo paso será computar las horas invertidas en cada tarea, con un software de gestión de tareas donde añadir todos los detalles. Si quieres controlar la rentabilidad de los proyectos, contar con un gestor de tareas y proyectos puede ayudar a tu empresa.
- Enlaza el listado e ítems con una agenda o timing.
- Evita que el listado sea interminable o demasiado largo, de lo contrario sólo conseguirás desmotivar a tus trabajadores.
- Alienta a tu equipo a mezclar varias tareas para que no se queden atascados en una sola y que la jornada sea menos llevadera.
- No seas inflexible, permite que se realicen cambios y se adapten las tareas en función del tiempo que conlleva cada una de ellas.
- Revisión al final del día de la tareas pendientes y finalizadas.
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