El software de gestión de tareas puede ser el mejor aliado del responsable de un proyecto o para cualquier equipo de Recursos Humanos. Pero si hablamos en condicional es porque cada empresa es un mundo, y deberías elegir el gestor de tareas que mejor se adapte a tus necesidades. En el mercado hay un montón de herramientas de este tipo, así que para acertar tendrás que fijarte en las diferentes funciones y posibilidades que nos ofrece. Vamos a descubrir las claves para elegir bien una herramienta que te ayudará a mejorar la productividad de tu compañía.
Planificación
Una buena planificación es imprescindible para el éxito de un proyecto. Así que lo primero en lo que nos fijaremos es en si tiene un buen planificador de tareas. Para ello, buscamos una herramienta que nos permita crear tareas fácilmente, indicar la prioridad de cada una de ellas, asignarlas a un empleado o equipo de trabajo, etc. También debe permitirte modificar las tareas o eliminarlas. Si además contamos con un calendario que nos permita controlar todos los deadline y plazos, el planificador será mucho más efectivo.
Actualización en tiempo real
El seguimiento del trabajo también es parte fundamental del éxito. Por eso, buscaremos programas para organizar tareas que se actualicen en tiempo real. Es la mejor forma de facilitar el trabajo colaborativo, incluso entre trabajadores que no comparten oficina (teletrabajo, otras delegaciones) y de evitar duplicidades. Si tanto tú como el resto de trabajadores implicados en el proyecto tenéis información en tiempo real os resultará mucho más fácil tomar rápidamente la decisión correcta o más eficaz si surge algún inconveniente con alguna tarea.
Gestión de recursos
Más allá de gestionar las tareas, una herramienta de este tipo nos debería ayudar a gestionar mejor los recursos que tenemos. Y cuando hablamos de recursos lo hacemos a tres niveles: humanos, temporales y económicos. No hace falta decir que de su correcta gestión depende la viabilidad de la empresa.
- ¿Cuánta gente se necesita para la tarea? Seguro que tienes varias tareas o proyectos a la vez, y repartir los esfuerzos humanos adecuadamente te permitirá sacarlos todos adelante con éxito.
- ¿Cuánto tiempo tardaremos en completar la tarea? No podemos perder de vista el tiempo, pues si la tarea nos lleva más de lo esperado los plazos se alargarán y no estará acabada a tiempo. Hay que controlar las horas invertidas, lo que nos lleva al siguiente punto.
- ¿Cuánto costará la tarea? Deberías tener en cuenta las horas de trabajo invertidas por tu equipo en el proyecto, incluidas las horas extra, y las horas facturables al cliente. Un buen software de gestión de tareas te ayudará a controlarlas.
A estos tres interrogantes podemos añadir un cuarto, ¿qué necesito para completar la tarea? Una sala de reuniones específica, un material en concreto… Hay software de gestión de tareas que también tienen en cuenta estos aspectos, y nos permiten reservar espacios para poder completar las tareas con total facilidad.
Automatización de procesos
Si incorporamos un software para asignar tareas a nuestra empresa lo hacemos con el objetivo de optimizar el tiempo, lo que pasa por automatizar procesos. Algo tan simple como que los empleados fichen a través del gestor nos permite reducir los gastos y las duplicidades, a la vez que tenemos menos trabajo “administrativo”. El resultado son unos procesos automatizados y más eficientes con los que ganamos el tiempo que antes dedicábamos a la gestión de determinados asuntos y que ahora podemos destinar a cuestiones más productivas.
Sesame, mucho más que un gestor de tareas
Si hay un software de gestión de tareas que cumple todos los requisitos que pueden exigirse a un gestor de tareas, este es Sesame. No solo se puede usar como software para gestionar tareas, también se puede utilizar como herramienta de fichaje y control horario o como gestor de turnos y vacaciones.
Sesame facilita la asignación de tareas o proyectos y resulta más fácil definir y delimitar las responsabilidades y obligaciones de cada trabajador o equipo. Es tan simple como dar de alta a cada empleado en la aplicación y empezar a repartir tareas. Se simplifican las cosas, y el responsable del equipo o del proyecto se asegura de que cada miembro del equipo ha recibido las instrucciones adecuadas y sabe qué debe hacer. Esto incluye a los empleados que teletrabajan.
El responsable de la empresa, o del proyecto, puede seguir en tiempo real el progreso de las diferentes tareas que ha asignado. Así, si se necesitan reasignar recursos podrá hacerlo sin problemas. Paralelamente, puede hacer un seguimiento del coste económico del proyecto, asignando el coste por hora trabajada a cada empleado y controlando a través de los sistemas de fichaje el total de tiempo trabajado.
Elegir el software de gestión de tareas adecuado es la mejor forma de mejorar la productividad empresarial y optimizar todos los recursos disponibles para sacar adelante los proyectos. Por eso, hay que fijarse en las diferentes funciones que ofrece cada herramienta y decidir cuál es la que mejor se ajusta a las necesidades de la empresa.
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