Organizarte bien es imprescindible para poder sacar adelante todos tus proyectos. Una de las claves para una buena planificación es ser capaz de priorizar tareas: hacer lo importante antes de aquello que puede esperar. Sin embargo, nos podemos encontrar con dificultades a la hora de discernir qué es prioritario, pues en ocasiones afrontamos tareas donde todo es importante y cuesta saber dónde están las prioridades. Conocer las técnicas para priorizar tareas se antoja clave para afrontar el proyecto con garantías y cumplir todos los plazos.
Estrategias para establecer prioridades laborales
Seguro que ya tienes tus trucos para priorizar tareas y hacer que todo sea más simple. Dicen que cada maestrillo tiene su librillo, desde dividir las tareas en otras más pequeñas o incluso delegar las que puedan hacer otros trabajadores; pero utilices la estrategia que utilices lo importante es que seas capaz de adoptar una estrategia que te resulte efectiva. Estas son algunas de las técnicas que puedes poner en práctica:
- Haz una lista de tareas: dentro de cada proyecto hay una serie de tareas que deben cumplirse. En un primer momento todas pueden parecer importantes, pero si las tienes plasmadas en un papel te resultará más fácil identificar aquellas tareas clave, las que tienen una mayor prioridad. Una lista de tareas pendientes que te ayudará a completar el proyecto.
- Priorizar cada tarea: ya que tienes esta lista hecha, puedes asignar un nivel de prioridad a cada una de ellas. Para ello, puedes basarte en plazos de entrega, tareas que pueden dejarse para más adelante o qué supone acabar la tarea antes. Esto te ayudará a establecer las prioridades.
- Tareas simultáneas: a priori puede parecer contradictorio, pero muchas veces el hacer una tarea nos permite completar otro. Hay trabajadores que prefieren hacer varias cosas a la vez, y en este sentido saber qué tarea permite avanzar en el resto es importante. Además, al poder avanzar en varias tareas a la vez cuando estés cansado de una siempre puedes pasar a la siguiente.
- Dividir el tiempo entre tareas: relacionado con la simultaneidad de tareas, además de priorizar es importante repartir el tiempo correctamente entre tareas. Este reparto debe ser realista, asignando el tiempo suficiente a cada tarea para acabarla a tiempo. Tu experiencia en tareas anteriores es clave en este sentido, si infravaloras las tareas y les asignas poco tiempo te acabarás asfixiando.
Priorizar tareas: ¿urgentes o importantes?
Más allá de conocer estas estrategias para establecer prioridades laborales, a la hora de entender cómo priorizan las tareas de un proyecto es fundamental ser capaz de distinguir entre urgencia e importancia. Son dos conceptos que muchas veces van de la mano, pero que no son lo mismo. Eso sí, la línea que separa ambos conceptos es tan delgada -y en ocasiones difusa- que puede costar diferenciar dónde acaba la urgencia y empieza la importancia o viceversa.
Todas las tareas son importantes, aunque lógicamente algunas tienen una mayor importancia. Su impacto en los objetivos de la empresa es importante, aunque suele ser a largo plazo. Por su parte, las tareas urgentes exigen una atención inmediata. La fórmula tiempo que consume la tarea / tiempo que falta para la fecha límite permite saber si es urgente y hay que priorizar la tarea o no. Cuando el resultado es 1 o superior, la tarea es urgente; si es inferior, puede esperar. A partir de aquí, puedes priorizar las tareas según esta escala:
- Tareas urgentes e importantes
- Tareas urgentes no importantes
- Tareas no urgentes pero importantes
- Tareas no urgentes ni importantes
Delegar tareas
Otra de las estrategias para establecer prioridades laborales es delegar tareas, saber quién se puede ocupar de otras tareas. Cada miembro de tu equipo tendrá unas habilidades especiales o experiencia que lo convierten en la persona adecuada para cumplir con una misión. El hecho de asignar esas pequeñas tareas o parte del proyecto a la persona adecuada, permitirá avanzar en el proyecto a un ritmo superior.
Organizarte con un planificador de tareas
Ya sabes cómo priorizar el trabajo, ahora solo te falta ponerlo en práctica y la mejor ayuda que puedes tener para ello es un planificador de tareas como Sesame. ¿Por qué? Porque utilizando un planificador de tareas no solo podrás priorizarlas, sino que podrás seguir su evolución, en especial si delegas tareas y asignas una misión a cada miembro de tu equipo. Podrás preparar tu lista, dar una prioridad a cada una de ellas, encargar tareas a los trabajadores y seguir la marcha del proyecto.
Una de las ventajas de estas herramientas es que podemos crear una to-do list con las diferentes tareas que debe completar cada trabajador dentro de su parte del proyecto. Pueden ser individuales o colectivas, a la vez que puedes asignar los costes por hora de cada empleado implicado. De este modo, puedes saber cuál es el empleado más productivo, computar el tiempo que cada uno dedica al proyecto, etc. También tendrás alertas de inactividad, por ejemplo cuando un trabajador se olvida de contabilizar las horas del proyecto.
Un planificador es la mejor forma de priorizar tareas, una herramienta que te ayudará a poner en práctica tus técnicas para priorizar tareas a la vez que sigues el desarrollo del proyecto cuando todas ellas son importantes; y te aseguras de que se completa satisfactoriamente.
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