La importancia de la comunicación en la planificación de proyectos
Una buena comunicación es imprescindible en cualquier aspecto de la vida, especialmente a la hora de planificar proyectos. Si quieres que tu proyecto sea un éxito, deberás comunicarlo bien a todos los implicados en el mismo y a todos los niveles. Contar con la ayuda de un planificador de tareas te resultará de gran ayuda, pero antes de hablar sobre eso hay que destacar las claves en la comunicación en la planificación de un proyecto.
La
gestión de comunicación de un proyecto
Un
proyecto incluye varios miembros o actores que participan en él. Por
eso, el primer paso a la hora de abordar cualquier proyecto debe ser
identificar
a todas las personas involucradas.
A todos ellos tendrás que incluirlos en el plan de comunicación que
sigas, involucrándolos así en el desarrollo del proyecto. Una vez
tengas claro el target, deberás planificar
y preparar la comunicación.
No puedes improvisar a la hora de presentar el proyecto, sino que
debes tener un plan claro.
A
partir de este plan
de comunicación de un proyecto
tendrás los diferentes medios para distribuir
la información:
informes, actas, reuniones, presentaciones y otras actividades que
llevan a dar a conocer el proyecto. En todo momento debes utilizar un
lenguaje adecuado al receptor del mensaje: no es lo mismo presentar
el proyecto a la alta dirección de la empresa que a los propios
trabajadores.
Finalmente,
hay que recoger
el feedback.
Una cosa es transmitir el mensaje, pero lo que interesa es que el
receptor capte el mensaje. En este sentido, una buena gestión
de comunicación de un proyecto
te ayudará a transmitirlo, recoger este feedback y gestionar la
respuesta o expectativas del receptor. Saber qué hacer cuando un
trabajador siente que no se valoran sus habilidades a la hora de
asignarle tareas en el proyecto o resolver las dudas que puedan tener
es imprescindible a la hora de abordar la comunicación de cualquier
proyecto.
Las
dimensiones de la comunicación
Seguramente,
hayas oído hablar más de una vez de las diferentes dimensiones
de la comunicación.
Hay que tenerlas en cuenta a la hora de comunicar el proyecto, ya que
te permitirán aprovechar los diferentes canales que tienes para
hacer llegar la información a los diferentes actores involucrados en
el proyecto:
Comunicación interna y externa: la primera va dirigida al personal de la empresa, como el equipo de trabajo; la externa, a gente ajena a la empresa pero necesaria, por ejemplo los clientes o proveedores.
Comunicación vertical y horizontal: la comunicación vertical es la que se produce entre personas de diferente rango jerárquico, por ejemplo el director del proyecto y un trabajador. En cambio, en la comunicación horizontal ambas personas están en un mismo nivel jerárquico. Pueden ser desde dos directivos al equipo de trabajo.
Comunicación formal e informal: la comunicación formal puede seguir los causes oficiales, como la presentación de un proyecto, informes sobre el mismo, etc. Cuando el acto comunicativo se produce en conversaciones extraoficiales se trata de comunicación informal.
Comunicación verbal y no verbal: tan importante son los discursos, el qué se dice (verbal) como el cómo se dice (no verbal). Los correos electrónicos que envíes o los documentos que entregues con la planificación del proyecto son comunicación no verbal.
El
planificador de tareas en el plan de comunicación de un proyecto
Organizarte
bien
también será imprescindible a la hora de planificar la comunicación
de cualquier proyecto, y en este sentido contar con un planificador
de tareas
te resultará de gran ayuda. Con una herramienta como esta que te
ofrece Sesame, podrás asignar
a los trabajadores las tareas
que deben completar para realizar el proyecto. Podrás encargar
directamente las tareas o nombrar a un responsable de su
cumplimiento. En todo momento podrás saber la dedicación de la
plantilla en tiempo real al proyecto, saber quién está trabajando
en él y quién no.
También
podrás crear
una to do list
con los diferentes aspectos a tener en cuenta a la hora de explicar
la comunicación del proyecto. De este modo, podrás ir marcando como
hechos los puntos que hayas completado o añadir novedades a medida
que surjan nuevas necesidades. Otro elemento que te será de gran
utilidad son los informes
de rentabilidad
del planificador de tareas de Sesame. Con el gestor de tareas podrás
controlar la rentabilidad de cada proyecto, entre otras cosas
asignando el coste por hora de cada empleado.
No
olvides que el plan de comunicación del proyecto funciona a largo
plazo. Antes de empezar a desarrollarlo, es importante ofrecer la
información adecuada a todos los actores involucrados en el mismo;
pero más allá de la comunicación en la planificación de un
proyecto debes tener en cuenta la comunicación durante las
diferentes fases del mismo. Hay que dejar claro quién debe reportar
información a quién y con qué frecuencia, ya que de lo contrario
los fallos de comunicación pueden producir fallos y retrasos
considerables en el desarrollo del proyecto.
Los propios responsables son quienes deberían ocuparse de la gestión de comunicación de un proyecto, incorporando un perfil capaz de transmitir la información a todos los implicados, en especial a los trabajadores, y recoger el feedback. Un trabajo que será más fácil y efectivo siempre que se cuente con las herramientas adecuadas, como un planificador de tareas.
