En la gestión de proyectos este sistema de gestión personal o para organizar equipos consiste en manejar listados de tareas y en priorizarlas o dejarlas para más tarde en función de varios puntos claves. Toma nota y conoce la guía básica para implementar la metodología GTD o getting things done para sacarle el máximo partido.
¿Qué es el esquema getting things done?
A la hora de organizar el trabajo y apostar por incrementar la productividad en una organización existen diversos métodos que pueden simplificar las tareas y el flujo de trabajo. Tanto para trabajar en equipo como individualmente se pueden extraer grandes ventajas a la hora de aplicar el esquema de getting things done.
Getting things done o las siglas de GTD se traduce como «consigue hacer cosas» y implica una correcta gestión del tiempo. Es una metodología que supone la realización de tareas de forma eficiente.
En otras palabras, el GTD es un método para planificar y conocer la evolución de las tareas que conforman un proyecto y que ha sido creado por David Allen, autor de los textos que son esenciales para la organización del trabajo.
La fiabilidad, la organización, la realización inmediata, la estructuración del trabajo, gestionar la carga de trabajo y la autonomía son algunas de las ventajas de establecer el método GTD en una organización.
Secretos de la metodología GTD
Todas las tareas se deben registrar por escrito para evitar que se olvide cualquier de ellas y reducir la carga mental. La idea es que al eliminar la obligación de pensar en cada una de tareas urgentes o importantes, confiando en que se harán a lo largo del tiempo cumpliendo plazos y en que el equipos es capaz de centrarse en las tareas que se están realizando en ese momento.
Entre las herramientas para disparar la productividad en los empleados un gestor de tareas facilita la organización, conocer el tiempo invertido en tareas similares y optimizar mejor el tiempo de trabajo.
Listas del GTD:
- Bandeja de entrada
- Próximas acciones
- Lista de espera
- Lista de proyectos
- Lista de algún día
Esta dinámica para aumentar la productividad en un departamento de una empresa pretende dividir las tareas más grandes en tareas más pequeñas con fechas concretas que se pueden controlar más fácilmente. El método GTD abarca cinco pasos que detallamos a continuación:
- Recopilar: gracias a este sistema se recopilan las ideas y tareas en una plataforma como un programa de Evernote y se organiza la información para añadir nuevas tareas o ideas.
- Procesar: filtra y procesa la información en base a las siguientes cuestiones: ¿de qué tipo de tarea se trata?, ¿puedo hacer algo en estos momentos?, ¿cuál es el siguiente paso?. En función de las respuestas puedes desechar la tarea, archivarla, en otro momento o realizarla. Así se establece una categorización según el alcance, la importancia o la urgencia para que cada tarea se ejecute en el momento adecuado.
- Organizar: lo primero a tener en cuenta en este paso de la metodología GTD es que todas aquellas tareas que se resuelvan en menos de dos minutos no se deben incluir, sino ejecutarlas directamente. Por otro lado, todas las entradas que impliquen una acción se almacenan primero en bandejas intermedias o se añaden a listas para realizarlas en base a un calendario. En este sentido, es importante cuestionarse si debe delegarse la tarea o diferir la tarea, se delega a un tercero o se difiere para pasar a formar parte de las tareas pendientes.
- Revisar: estudia la evolución y el seguimiento de vez en cuando para ver que toda la planificación se esté cumpliendo.
- Actuar: para poner a tu equipo en marcha es importante poner en relación: contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad, así se decide la próxima tarea .
