En las empresas pequeñas, con menos de 10 empleados, organizar las vacaciones del equipo puede ser sencillo, es fácil realizar un calendario sin solapamientos y que la empresa siga marchando, pero la cosa se complica cuando se llega a un determinado número de empleados. Cuadrar las vacaciones de los empleados puede llegar a ser un verdadero reto para el departamento de los recursos humanos.
Por ello, antes de que el departamento de rrhh invierta más tiempo del necesario gestionando peticiones de vacaciones y ausencias conviene conocer qué soluciones existen para ello.
En Sesame te ayudamos a cuadrar las vacaciones de los empleados de manera eficaz
A la hora de gestionar los días libres de los empleados se han de tener muchos criterios en cuenta con tal de evitar errores, malentendidos y disgustos de los trabajadores y, además, asegurar la continua actividad comercial de la empresa. Parece fácil, pero no lo es.
En Sesame nos dimos cuenta de ello y por esa razón creamos el gestor de vacaciones. Nos dimos cuenta que los Excels daban lugar a muchos errores, que las cadenas de e-mails solicitando vacaciones podían quedarse en la bandeja de entrada sin responder y la información podía liarse. Desde que lanzamos la funcionalidad de gestor de vacaciones y la comenzamos a implementar en nuestros equipos todo esto ya no nos sucede.
En el gestor documental se ven implicadas dos partes esenciales:
- Empleados: quienes solicitan permisos de vacaciones, calculan los días que todavía tienen disponibles, solicitan permisos de ausencia, organizan sus días libres consultando el calendario que tiene en cuenta los festivos, reciben notificaciones del estado de sus peticiones…
- Managers: se encargan de gestionar las ausencias de los empleados de forma 100% on-line. Pueden crear diferentes calendarios de vacaciones para diferentes departamentos y empresas y aprueban o declinan solicitudes.
Toda esta información queda visible en el panel de gestión de vacaciones. En él se tiene visibilidad en todo momento de las ausencias del equipo y se evitan solapamientos.
¡Pero con el tiempo no nos quedamos solo ahí! Nos dimos cuenta que necesitábamos implementar más funciones que facilitaran la gestión de las vacaciones tanto a los empleados como al departamento de recursos humanos. Es por ello que, además, añadimos:
- Posibilidad de adjuntar justificantes médicos con una fotografía junto a las solicitudes de ausencias.
- Establecer cadenas de aprobación de vacaciones: permite asignar roles y definir diferentes responsables de la gestión de solicitudes. Por ejemplo: las vacaciones de un empleado pueden pasar el primer filtro del departamento de rrhh, pero es su responsable directo quien finalmente las aprueba.
A día de hoy la gestión de las vacaciones de los trabajadores ya no nos resulta un problema. Y, de esta manera, convertimos una necesidad en una herramienta de recursos humanos que poder compartir con el resto de empresas.
