La gestión de las vacaciones es una de las tareas más costosas para el departamento de Recursos Humanos de medianas y grandes empresas, sobre todo si no cuentan con las herramientas necesarias. Se trata de una tarea en la que un error puede generar conflictos, confrontamientos innecesarios e incluso un descenso en la productividad empresarial.
Si no se realiza bien esta gestión pueden darse casos de solapamientos de días de vacaciones, duplicidades, procesos de solicitudes largos, desinformación de los empleados, descontentos… todo ello proveniente de errores organizativos.
¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de las vacaciones?
Desde el departamento de recursos humanos se han de tomar una serie de acciones para garantizar una correcta gestión de las vacaciones de los empleados, de esta manera se evita cualquier tipo de incidencia que pueda repercutir a los trabajadores o a la empresa. No obstante, entre los errores más comunes se encuentran:
- Desinformación de los empleados: los empleados han de estar informados en cada momento sobre la situación de sus día de vacaciones. La falta de comunicación de la empresa puede generar pérdidas de tiempo, de dinero y causar conflictos entre los empleados. Es fundamental que todos puedan saber de forma sencilla cuántos días tienen libres y cuándo podrán disfrutar de ellos.
- Poco tiempo de antelación: esta es una de las claves para gestionar las vacaciones en Navidad o en Verano y aprobar la solicitud de las vacaciones pocos días antes no da tiempo ni al trabajador ni a a la empresa para prepararse ante ellas. Ten en cuenta que en muchos casos se han de cuadrar las tareas con el equipo, demás, el trabajador también tiene derecho de saber con tiempo cuándo podrá disfrutar de sus vacaciones para poder organizarlas.
- Demasiada antelación: muchos departamentos de recursos humanos instan a los trabajadores a planificar sus vacaciones con excesiva antelación. Al realizar esto no se tienen en cuenta las posibles altas y bajas en la plantilla, enfermedades o asignaciones de proyectos y picos de trabajo durante el año. Es mucho mejor tener en cuenta la situación del trabajo y de los proyectos a la hora de gestionar las vacaciones de los empleados.
- No contar con los festivos locales: se trata de un error muy común, a menudo se tienden a olvidar las festividades locales. Se trata de algo que se ha de tener muy en cuenta porque si la empresa se rige por días laborales, los festivos que haya en el periodo vacacional no contarán para el cómputo de las vacaciones de los empleados, así que puede haber errores en los días de vacaciones disfrutadas.
- Duplicidad de tareas: la tarea más repetitiva para el departamento de recursos humanos en la gestión de las vacaciones son las peticiones y las aprobaciones, por lo que si estos procesos se simplifican el proceso será mucho más rápido. Para ello se han de eliminar las duplicidades de tareas
- Conflictos en la gestión de vacaciones: el plan de gestión de las vacaciones de los empleados también ha de tener en cuenta acciones para la prevención y resolución de conflictos. Así, en el caso de que se dieran su tratamiento será mucho más rápido.
¿Cómo pueden evitarse estos errores?
Lo mejor para la correcta gestión de las vacaciones de los empleados es contar con un plan o guía que fije unos criterios claros y válidos par todos, así como una línea de actuación.
Por otro lado, nosotros recomendamos confiar en un software para la gestión de vacaciones y ausencias, como puede ser Sesame Time. Este tipo de software brinda las herramientas necesarias para que el departamento de recursos humanos pueda gestionar las vacaciones de los empleados de una manera eficiente. En el caso de Sesame, este ofrece:
- Calendario laboral.
- Solicitud y aceptación de las vacaciones.
- Gestión de ausencias.
- Comentarios con las solicitudes.
- Notificaciones de solicitudes.
- Calendario de las vacaciones del equipo.
- Panel para el trabajador y para recursos humanos.
- Acceso a toda la información relacionada con las vacaciones y ausencias.
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