Cómo se gestiona desde recursos humanos las vacaciones de verano de una empresa grande

26 de mayo, 2023

Para casi todos, la llegada de la época estival supone hablar de las famosas vacaciones de verano. Este proceso en las grandes empresas puede ser un auténtico quebradero de cabeza para la empresa. Por este motivo, es importante conocer cómo gestionar desde RRHH las vacaciones.

Las vacaciones de los trabajadores requieren de una buena planificación, por eso, desde Sesame HR queremos ayudarte a que esta tarea sea más sencilla, gracias a nuestro gestor de vacaciones.

¿Tienes una gran empresa y no sabes cómo ocuparte de las vacaciones? Descubre todo sobre cómo se deben gestionar desde RRHH las vacaciones de verano en este artículo.

Vacaciones de verano para trabajadores

Las vacaciones son uno de los derechos fundamentales de los empleados, ya que les permite la desconexión digital y renovar energía para continuar desarrollando sus funciones con éxito. Por este motivo, la planificación desde RRHH de las vacaciones de la plantilla debe ser una tarea esencial, evitando cualquier conflicto.

Para la gestión desde RRHH de dichas vacaciones hay que tener en cuenta algunos factores:

• El periodo vacacional es pactado por el convenio colectivo o contrato individual, el cual no debe ser inferior a 30 días naturales. 
• No pueden ser sustituidas por el pago de las mismas, sino que se deben disfrutar.
• El acuerdo se realiza entre el empresario y el trabajador, debiendo comunicarse al menos dos meses antes del disfrute de las mismas.
• El calendario de vacaciones lo fija la compañía, ya que no todas tienen las mismas necesidades de trabajo. En una gran empresa puede depender de las necesidades de cada departamento.
• Si este período coincide con una incapacidad temporal, las vacaciones se disfrutarán en una temporada diferente, una vez se supere la incapacidad.
• Las vacaciones deben ser gestionadas con el tiempo suficiente para que la empresa pueda gestionar horarios y la ausencia de uno o varios trabajadores.

¿Qué dice el Estatuto de los Trabajadores?

Así queda recogido en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, que dice:

Se trata de un periodo «no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales».

Además de que «el periodo o periodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.»

No obstante, se debe observar con detenimiento lo que dicen los propios convenios de empresa sobre cómo solicitarse o alguna condición que exista. Del mismo modo, pueden darse acuerdos especiales entre empresa y trabajador para que este se cumpla según diferentes criterios.

Todos estos factores debes tenerlos en cuenta al gestionar desde RRHH las vacaciones estivales.

Cómo gestionar desde RRHH las vacaciones de verano

Ahora que ya conocemos que dice la ley sobre las vacaciones, el departamento de RRHH es el encargado de gestionarlo. Para ello, una correcta planificación con tiempo es fundamental. Para conocer cómo gestionar desde RRHH las vacaciones se han de seguir los siguientes pasos.

Diseñar una buena política de vacaciones corporativa

Esto puede ayudar a que las empresas funcionen mejor. Por esta razón, RRHH debe ser el encargado de redactar la política de vacaciones y compartirla con los empleados. Esto evitará posibles dudas y malentendidos, agilizando el proceso a la empresa.

Dicha política debe ser lo más clara posible y tener en cuenta las múltiples situaciones que pueden darse en la compañía y las posibles soluciones. Así como conocer cuándo y cómo solicitar dichas vacaciones.

Para redactarlo es necesario que incluya aquello que dice el Estatuto de Trabajadores, así como el convenio social y las necesidades de la empresa.

Forma de reparto de las vacaciones

Una de las cuestiones más demandadas es: ¿quién elige primero? Pueden utilizarse tres métodos diferentes:

• Por rotación de plantilla según el cual cada vez tiene prioridad un empleado.
• Antigüedad: es una forma de fidelizar a tu equipo Sin embargo, esto puede generar descontento en las nuevas incorporaciones.
• Trabajadores con hijos: la idea es proporcionar una buena conciliación familiar, haciendo que coincidan con las vacaciones escolares. Puede darse también en empleados con sus parejas en la empresa.

Sin duda, una forma de gestionar desde RRHH las vacaciones de verano es empleando un gestor como el de Sesame HR. La empresa debe decidirlo, siempre teniendo en cuenta lo que el Estatuto dice.

Distribuir las vacaciones con la antelación necesaria

Una vez se conoce la política de vacaciones y cómo repartirlas, toca planificarlas. Para ello, desde RRHH se deben gestionar las vacaciones de verano con el tiempo necesario, si bien pueden ocurrir cambios e imprevistos.

Esto no solo permite organizarse a la empresa al anticiparse a las necesidades del equipo durante ese período, también a la plantilla que puede planificar y reservarlas. Contar con un calendario de vacaciones y cuadrantes de trabajo puede ayudar a administrarlas mejor.

Del mismo modo, cada uno de los responsables de departamento sabrán con qué equipo humano cuentan para cubrir las tareas y se estudiará si se necesita contratar a más gente.

Estos son algunos pasos para gestionar desde Recursos Humanos las vacaciones de verano con éxito. Para esto, se pueden usar el gestor de ausencias como el que disponemos en Sesame HR.

Consejos para gestionar desde RRHH las vacaciones de empleados

Si se quieren evitar posibles fallos al gestionar desde RRHH las vacaciones de los empleados, se han de tener en cuenta los consejos que os dejamos a continuación:

Informar a los empleados

Estos deben contar con la información necesaria en cada momento sobre su situación. La falta de comunicación interna puede generar pérdidas de tiempo y dinero para la empresa, llegando a generar conflictos con los empleados.

Así pues, es recomendable que la plantilla conozca los días que tienen libres y cuándo podrán usarlos.

Planificar con antelación

Lo cual evitará que se generen conflictos en períodos como el estival, cuando pueden coincidir los intereses de varios trabajadores. Asimismo, permite aprobar con antelación dicha solicitud para que se puedan organizar las tareas o donde van a disfrutarlas.

Por otro lado, un excesivo tiempo para planificar puede suponer un problema al no tener en cuenta posibles bajas o altas que ocurran en la plantilla, ya sea por enfermedades o picos de trabajo.

Tener en cuenta los festivos locales

Un error muy común es no tener en cuenta las festividades locales. Si la empresa se rige por días laborables, los festivos del período vacacional no contarán en el cómputo de las vacaciones. Por eso, a la hora de gestionar desde RRHH las vacaciones de verano se debe prestar especial atención.

Acelerar la aprobación de vacaciones

Una de las principales tareas del departamento de Recursos Humanos en la gestión de vacaciones es aprobar las peticiones. Este proceso se deberá simplificar para que sea mucho más rápido y no se duplique.

Resolución de posibles conflictos

A la hora de organizar las vacaciones pueden surgir conflictos entre empleados, por lo que RRHH deberá estar preparado para la resolución de los mismos.

¿Interesante verdad? Si quieres conocer más sobre cómo gestionar desde RRHH las vacaciones de tus empleados de forma eficaz, ¡no te pierdas más artículos de nuestro blog! Aprenderás todo lo que quieras y más sobre nuestro software de RRHH.