Llevar una correcta gestión de las vacaciones de los empleados resulta esencial, sobre todo en épocas altas como el verano o las navidades, para evitar que la productividad empresarial se vea afectada, puesto que es común que los empleados quieran solicitar unos cuantos días durante estos periodos.
En las pequeñas empresas la gestión de las vacaciones puede ser una tarea sencilla, ¿pero que hay de las medianas y grandes empresas? Cuando la plantilla empieza a ser extensa cuadrar las vacaciones del equipo y gestionarlas puede ser todo un quebradero de cabeza para el departamento de recursos humanos, es por ello que el uso de herramientas para la gestión de vacaciones resulta indispensable.
¿Cómo se debe llevar el control de vacaciones del personal?
Desde el departamento de recursos humanos, si lo hubiera, se han de tomar una serie de acciones para garantizar una correcta gestión de las vacaciones de los empleados, de esta manera se evitará cualquier tipo de incidencia que pueda repercutir al trabajador/a o a la empresa.
- Un formato de control de vacaciones en Excel sirve para Informar a los empleados en todo momento de cuántos día de vacaciones le corresponden por ley, de esta manera se evitará cualquier tipo de conflicto innecesario.
- Con una plantilla o planilla de Excel de calendario de vacaciones de empleados facilita un registro de los días consumidos y los pendientes, de esta manera se evitarán confusiones y/u olvidos.
- Realizar la solicitud de las vacaciones con antelación, para que no afecte a la productividad de la empresa. Por lo que se habrá de fijar la cantidad mínima de días.
- Facilitar el diálogo entre los trabajadores/as y la empresa con el objetivo de entender y valorar todas las situaciones y poder organizar de forma eficiente y justa los equipos.
Las plantillas para el control de las vacaciones, una solución para la gestión
Una de las herramientas más comunes para la gestión de las vacaciones de los empleados es el uso de plantilla de Excel. Estas emplean las hojas del programa para llevar un registro de las vacaciones de cada trabajador en Navidad o en verano, así como de las ausencias. ¿Qué es lo que permite realizar esta plantilla?
Con esta plantilla es posible planificar las vacaciones en Excel, controlar las ausencias de los empleados, así como de las vacaciones. Por lo que permite conocer cuántos días se han ausentado o se van ausentar.
- Diferenciación de los tipos de ausencias de los trabajadores: bajas, vacaciones, enfermedades…
- Control de las ausencias.
- Análisis mensual o anual.
- Seguimiento.
- Plantilla editable.
La apuesta por la tecnología: los software para la gestión de vacaciones de los empleados
En Sesame Time entendemos que en la actualidad muchas empresas están familiarizadas con la tecnología y todos sus beneficios, por ello ofrecemos la funcionalidad del gestor de ausencias y vacaciones. En este apartado, al que se puede acceder vía web o app, el trabajador puede conocer en todo momento el calendario laboral, así como el estado de sus días de vacaciones. Así pues, desde la app del trabajador, se puede conocer cuántos días pendientes quedan, los días disfrutados, cuándo se han disfrutado… Así como solicitar las vacaciones en solo un par de clics y consultar, posteriormente su estado.
Lo bueno es que todo queda en el software por lo que el empleado siempre tiene acceso a toda esta información y puede modificar los días solicitados para sus vacaciones si así lo requiere. Además, en el «calendario de vacaciones» todos los trabajadores pueden consultar qué compañeros o compañeras se encuentran disfrutando de sus días libres o cuándo lo harán. De esta manera pueden realizar una gestión mucho más eficaz de los proyectos y trabajos.
Por otro lado, el empresario, cargo directivo o persona encargada de organizar las vacaciones de los empleados cuenta con la facilidad de tener toda la información del equipo en un solo lugar. Además, recibirá alertas con la solicitud de las vacaciones de los empleados, que podrá aceptar o denegar en el caso de ser necesario. Este sistema, además, cuenta con la opción de poder añadir comentarios, por lo que elimina el vaivén de cadenas de e-mails innecesarios.
