La gestión de los recursos humanos se trata de un elemento clave de la empresa puesto que los trabajadores se tratan del motor indispensable del negocio. Es por ello que todos los trámites y acciones que les incluyan deben llevarse a cabo de una forma correcta. Por ello, en la actualidad, muchas son las empresas que optan por elegir un software de gestión de vacaciones y ausencias. Pero, ¿cómo lograr realizar una buena elección?
¿Por qué utilizar un software para la gestión de vacaciones?
Lo primero que se debe saber es por qué optar por un software de gestión de vacaciones, y para ello se deben tener en cuenta sus numerosas ventajas.
- Automatización y optimización: hasta hace poco tiempo llevar el cálculo de las vacaciones de los empleados, así como sus ausencias, podía llegar a ser abrumador si no se contaba con las herramientas necesarias, o estas no cubrían todas las necesidades, como las plantillas de Excel. Hoy en día los softwares de gestión de vacaciones como Sesame Time, permiten realizar estas tareas de una forma mucho más sencilla debido a la automatización que ofrecen las nuevas tecnologías.
- Ahorro de tiempo: este tipo de software eliminan las innecesarias cadenas de mail con solicitudes de vacaciones o justificaciones de ausencias. Los empleados pueden solicitarlos a través de la herramienta y el responsable solo tendrá que aprobarlas o rechazarlas con un par de clics. Esto también elimina la introducción de los días de vacaciones a mano en una plantilla de excel de gestión de vacaciones y el conteo de los días pendientes, puesto que todo lo realiza la herramienta. Por lo que las tareas administrativas se resultan mucho más agilizadas.
- Accesibilidad: contar con un software de gestión de vacaciones es apostar por la accesibilidad. Estas herramientas suelen alojarse en la nube, por lo que cualquier miembro del departamento de recursos humanos puede acceder a la plataforma a través de Internet y realizar las gestiones que necesite. Además, el trabajador también puede acceder a toda su información de la misma manera.
- Seguridad: la nube ofrece la seguridad de que los datos estarán a salvo y no se producirán borrados accidentales, como puede ocurrir con una hoja de Excel. Además, las empresas que trabajan con este tipo de software suelen estar al día con la RGPD, por lo que cumplen con la ley para mantener los datos protegidos.
- Información: los software de gestión de vacaciones y ausencias suelen ir un paso más allá y ofrecer, también, unos informes y analíticas detallados. En ellos se puede extraer información relevante sobre las medias de ausencias de los trabajadores, los días de vacaciones de todo el equipo… Para poder realizar análisis del equipo, su rendimiento y poder tomar decisiones en caso de que sea necesario.
¿Qué le debes pedir a un buen software de gestión de vacaciones?
Conocer las características y funcionalidades de los software de gestión de vacaciones te ayudará gestionar las vacaciones de Navidad o verano de los empleados y a poder tomar una decisión de la forma más correcta posible. Al final lo que tienes que buscar es un software que mejore el día a día de aquellos que tienen que lidiar con las tareas y que aporte valor al equipo. Por ello, lo mínimo que deberías pedirle a este tipo de herramienta es:
Petición ‘on the go’
Este tipo de software ha de permitir la solicitud de vacaciones de una forma sencilla, en solo un par de pasos, como es el caso de Sesame Time.
Contabilización
Una forma sencilla de llevar una contabilidad de las vacaciones del empleado, los días disponibles, los consumidos, los solicitados… Esta información ha de ser accesible tanto para el empleado como para la persona que lo gestiona.
Notificaciones
Con el fin de que ninguna solicitud se quede pendiente es recomendable que la herramienta cuente con notificaciones push que realice avisos de que se han realizado solicitudes de vacaciones, así como notificaciones a los trabajadores de cualquiera de los cambios en el estado de sus solicitudes.
Documentos
Que la herramienta ofrezca la posibilidad de poder adjuntar documentos es un punto más a tener en cuenta. De esta manera se puede presentar documentación relacionada con las ausencias, como justificantes, y estos quedan albergados en la nube y al acceso del departamento de recursos humanos y del trabajador.
Integraciones
Los software para gestión de vacaciones y ausencias han de ser capaces de integrarse con diferentes software, como, por ejemplo, los de creación de nóminas, o conexiones con la asesoría para realizar las nóminas.
Informes
Los informes y analíticas ayudan a extraer información relevante sobre la asistencia al trabajo de los empleados. De esta manera se puede llevar un mejor control de las vacaciones de los empleados, así como detectar posibles problemas como el ausentismo.
Estado de la situación
Un estado de situación en tiempo real permite saber en cada momento qué empleados se encuentran de vacaciones o ausentes por bajas. Con un solo vistazo se puede saber la asistencia del equipo un determinado día o mes.
¿Qué aspectos esenciales debes tener en cuenta?
A parte de las funciones básicas, también existen unas características muy a tener en cuenta sobre estos software, que, aunque no son clave, pueden marcar una gran diferencia en la experiencia de uso. Así que, a la hora de elegir un software de gestión de vacaciones es importante que te fijes también en lo siguiente:
- Multidispositivo: que la herramienta sea multidispositivo permite la solicitud de las vacaciones y su gestión casi desde cualquier lugar y cualquier momento debido a los dispositivos móviles.
- Desktop o nube: los software en la nube no necesitan ningún tipo de instalación, al contrario de los de escritorio. Además, la nube ofrece otras ventajas como la del acceso desde cualquier dispositivo a través de Internet y la compartición de la información con todo el equipo.
- Soporte: pasar de un programa a otro o implementar uno suele llevar su tiempo, es por ello que es conveniente optar por uno que cuente con un buen servicio de soporte, de esta manera el proceso será mucho más rápido y sencillo. Antes de decantarte por un software u otro revisa qué tipo de soporte te brindará la empresa.
- Posibilidad de personalización: algunas empresas ofrecen la opción de personalizar el software según las necesidades de la empresa bajo un presupuesto especial, de esta manera la herramienta se adapta al 100% a la empresa.
- Precio: se trata de un factor muy importante en la toma de decisión. Debes tener en cuenta que la licencia para un programa de desktop suele ser la misma y para toda la vida o renovable, mientras que en los programas por la nube suelen existir paquetes de precios según el número de empleados, por lo que se adaptará mejor a las necesidades empresariales.
Al final, tras analizar todas las características del software de gestión de vacaciones debes elegir aquel que se adapte mejor a las necesidades de la empresa y a sus características, y pagar solo por aquellas funciones que vayan a resultar útiles y vayan a ser utilizadas.
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