La definición del análisis de impacto empresarial hace referencia a un elemento empleado para estimar el grado de afectación que podría padecer una empresa como resultado de algún incidente o desastre. También se denomina BIA y sus siglas se corresponden en inglés con Business Impact Analysis. Si tienes dudas y no sabes por donde empezar, descubre la importancia y los pasos para realizar un BIA en la guía básica para crear un análisis de impacto de negocio.
A diferencia de la evaluación de riesgos que se centra en cómo podría verse afectada en la actividad empresarial, el BIA consiste en un procedimiento que enumera los tipos de impacto, evalúa qué podría verse afectado y las consecuencias en términos de productividad. Es decir, que pretende identificar las necesidades de una organización en términos de recuperación, priorizando aquellas que se consideran los servicios mínimos de la actividad de la empresas.
¿Por qué es importante realizar un análisis de impacto de negocio?
¿De qué sirve conocer los aspectos que pueden afectar a la empresa y que pueden influir a la hora de prestar sus servicios? ¿Cuál es la importancia de elaborar un análisis de impacto de negocio? Se trata de estar preparado en caso de que se presente un incidente o una interrupción mayor. Crear un BIA aporta información de gran valor a la hora de priorizar el desarrollo de otros proyectos en materia de continuidad de negocio. Otra de las ventajas de crear un análisis de impacto del negocio es que implica un mayor conocimiento de los procesos, y esto contribuirá favorablemente a la mejora de la competitividad en el mercado.
Los consultores de empresas y los analistas emplean los datos obtenidos de un análisis de impacto de una empresa para conocer las vulnerabilidades de las mismas y ayudar a preparar un plan de continuidad del negocio y de recuperación ante los desastres o los posibles contratiempos que pueden presentarse. En este sentido, calculan los costes financieros y logísticos de los eventos indeseables y se asignan probabilidades a varios escenarios para planificar un futuro seguro.
Dicho en otras palabras, realizar un análisis de impacto empresarial consiste en construir diferentes escenarios ante varias situaciones que se relacionan con varios planes de recuperación para superar las crisis o bien otras situaciones difíciles. Estos planes pretende asignar los recursos de forma responsable y reducir los costes de los recursos humanos y financieros. Es una manera sencilla de minimizar el tiempo que lleva recuperarse de los reveses comerciales.
Pasos para elaborar un Análisis de impacto empresarial
La identificación de un incidente o interrupción del negocio como un terremoto, una inundación o cualquier evento que disminuya drásticamente la demanda es susceptible de aparecer en el BIA, ya sea una interrupción financiera, legal o de reputación. Existen diferentes tipos de eventos en este sentido: los desastres naturales como los incendios o las tormentas, los eventos causados por los humanos como los robos o los virus informáticos.
Si sucede un incidente interno o externo e influye negativamente en las operaciones básicas de tu organización, su continuidad podría verse comprometida. Por ello, si quieres realizar un BIA que te ayude a encontrar y a cuantificar el impacto de la pérdida de las funciones de la actividad empresarial, presta atención, te mostramos cómo hacer un análisis de impacto de negocio paso a paso:
1. Recopilación de información
El analista profesional en primer lugar elabora una investigación en la que se plasma toda la información del negocio y de las operaciones más frecuentes de su actividad. Este paso se centra realizar las entrevistas y encuestas que responden las personas clave de cada departamento. Tras recabar toda la información, estudiará el análisis de impacto empresarial del sector y los posibles impactos o riesgos.
La información que recopila el documento de BIA debe incluir las siguientes secciones:
- El nombre del proceso
- Una descripción detallada de dónde se realiza el proceso
- Todas las entradas y salidas en el proceso
- Recursos y herramientas que se utilizan en el proceso
- Los usuarios del proceso
- La sincronización
- Los impactos financieros y operativos
- Cualquier impacto regulatorio, legal o de cumplimiento
2. Identificación de las funciones y los procesos
Genera un listado con las funciones, los roles y los procesos que son claves, siempre centrados en los objetivos y la visión de la empresa.
3. Evaluación de impactos operacionales
En base a los factores operacionales se analiza el grado de impacto de interrupción dentro de la organización. Generalmente se categorizan con tres niveles: la operación es crítica para el negocio, es una parte integran del negocio aunque no una función crítica y no es una parte integral. Así puedes averiguar con gran facilidad los procesos que son críticos y los que no.
4. Establecimiento de los tiempos de recuperación
Después de calcular su importancia, evalúa la sensibilidad temporal de cada operación y las medidas de seguridad de los empleados. En estos casos se establece el factor crítico del tiempo en función de varios indicadores:
- El objetivo de punto de recuperación o RPO: se asocia a la pérdida aceptable de la empresa durante el desastre.
- El objetivo de tiempo de recuperación o RTO: hace referencia a la cantidad de tiempo que que una empresa tiene que llevar a cabo para restaurar su actividad después de un evento no deseado.
- MTD: es el tiempo máximo tiempo de inactividad que puede soportar la organización.
5. Optimización de los recursos
Se realiza un plan de recuperación para optimizar el uso de los recursos en un negocio. Por ello, se procede a reconocer cuales son los recursos críticos, es decir, aquellos que son prioritarios e imprescindibles durante la etapa de recuperación.
6. Enumeración de procesos alternos
En este paso para elaborar un análisis de impacto del negocio se enumeran procesos alternos que pueden reemplazar los procesos que son críticos durante el tiempo de recuperación, estas alternativas funcionarían de forma temporal para ayudar a superar la crisis.
7. Generación de un Informe de Impacto de Negocio
Crea una evaluación de impacto y determina junto al analista los umbrales de riesgo ante las diferentes situaciones.
- Resumen ejecutivo
- Objetivos y alcance
- Metodologías utilizadas para recopilar datos y evaluación
- Detalles de cada departamento: incluidos los procesos críticos, el impacto de la interrupción, sus prioridades, el listado de tiempos y los procesos alternos
- Recomendaciones para la recuperación
Ahora que conoces paso a paso cómo se elabora este documento, no olvides que la información obtenida en el desarrollo del BIA es una base fundamental para implantar estrategias de recuperación eficientes.
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