Plantilla de excel para hoja de proyecto

Una hoja de proyecto o carta de proyecto es un documento que nos permite llevar un control sencillo sobre la gestión de un proyecto o idea, desde la información básica del equipo, los miembros de cada equipo, hasta las fechas de entrega, los días de reuniones, los recursos que se necesitarán en el ejercicio de cada actividad, así como los riesgos a los que se expondrá el proyecto.

Haciendo uso de esta plantilla de excel para carta de proyecto podremos establecer un seguimiento y programación de los proyectos en la medida que se llevan a cabo informes y evaluaciones analíticas, propuestas de mejora para cada escenario. A través de esta herramienta se podrá medir la productividad del proyecto, teniendo siempre un feedback sobre el ROI, lo que contribuirá a ejercer un mayor impacto del plan de negocio. Esto es similar a la matriz RACI, pero en este caso de forma particular, podríamos establecer canales de comunicación públicos para los destinatarios de los productos así como añadir información sobre la competencia o el posicionamiento particular de la entidad.

¿Qué contiene esta plantilla para resumen ejecutivo?

Esta plantilla de informe y resumen ejecutivo está formada por una hoja de cálculo que clasifica la información en torno a 6 escenarios: información general, objetivos específicos, calendarización del proyecto, equipo, costes y riesgos. ¡A continuación lo observamos al detalle!

1. Información general sobre el proyecto y su management

Este apartado está pensado para que se puedan recopilar los datos relevantes del proyecto. No solamente irá recogida la información relacionada con la persona que se encargará de gestionar el proyecto, sino que aquí también deberán ser indicadas las fechas estimadas en las que el proyecto dará comienzo y las fechas estimadas en las que el proyecto quedará finalizado.

2. Objetivos, propuestas y entregas

Cualquier plantilla de resumen ejecutivo debe reunir obligatoriamente las propuestas, lo que se espere de cada campaña, la fecha o el plazo de las entregas o presentaciones al manager del proyecto, y así sucesivamente. Además, deberán quedar reflejadas cuáles son las métricas y las acciones con las que se llevará a cabo el seguimiento de los objetivos.

3. Programación y trabajos del equipo

Todo informe de seguimiento debe contemplar los miembros de los equipos de trabajo, su supervisión, las fases de análisis, los parámetros de control. En este sentido, la plantilla estará preparada para indicar la fecha de inicio, cuándo será completada y todas las notas que se deseen.

4. Necesidades y recursos

Esto está planteado para indicar la información específica de cada equipo. Así, en este apartado se contemplarán las necesidades que vayan surgiendo a lo largo del proyecto, si por ejemplo necesita más recursos para su ejecución o qué mejoras implantar para ir dándole forma al proyecto.

5. Tipos de costes

Especificando en tipos de costes, hablaremos de costes de servicios o de costes de trabajo entre otros. Se pueden ir añadiendo tantos como se necesite. En este sentido, habrá una relación entre los costes de servicio de los vendedores o clientes y la cantidad económica específica de cada uno de ellos, para determinar los gastos máximos a los que se enfrentará el proyecto.

6. Los riesgos a los que se enfrentará el proyecto

Es último apartado está contemplado para describir específicamente los riesgos a los que se someterá el proyecto.

Complementariamente a esta plantilla de hoja de proyecto, también puedes utilizar softwares de gestión de proyectos, como puede ser SesameTime. En él, hemos desarrollado una funcionalidad que permite la planificación de tareas mediante el tracking de tiempo, que mide el tiempo que se dedica a cada tarea y permite, así, el control de la rentabilidad de los proyectos.