Como bien sabrás, las herramientas tipo DeskTime están disponibles tanto en su versión web como en app para dispositivos móviles. Sobre el papel, ambas tienen las mismas funciones. Sin embargo algunas de sus funcionalidades funcionan de manera diferente según la versión que se utilice. Esto hará que una versión se ajuste más a las necesidades de la empresa o de los propios trabajadores que la otra, y conocer las diferencias entre DeskTime de escritorio y la app de DeskTime se antoja clave para aprovechar esta herramienta al máximo.
Podría decirse que las apps son una versión reducida de DeskTime, pues en teoría ofrecen menos funciones que la versión de escritorio. ¿Significa esto que DeskTime de escritorio es mejor que la app? Para nada. Si sabes utilizarlas bien, podrás aprovechar al máximo ambas opciones. Pero para ello, es imprescindible conocer las principales diferencias entre ambas.
Con las herramientas tipo DeskTime puedes controlar cómo se utiliza el tiempo online. La principal diferencia entre ambas es que la versión online tiene un seguimiento automático, mientras que en la app este control del tiempo debe activarse manualmente por parte del usuario. El hecho de que se controle automáticamente el tiempo hace que, al encender el ordenador, se active este control de la actividad, que se divide entre tiempo productivo, no productivo y neutral.
En cambio, al utilizar la versión mobile de DeskTime hay que abrir y activar la app. A continuación, el usuario debe indicar en qué va a trabajar, e indicar los diferentes tipos de tiempo que quiere seguir (productivo, no productivo, neutral). Finalmente, hay que iniciar manualmente el seguimiento del tiempo, y lógicamente habrá que parar el temporizador cuando la tarea esté hecha. Si diriges equipos, deberías saber que el Dashboard, con los datos de todos tus trabajadores o el estado de los empleados -conectado, ausente- es exactamente igual en ambas versiones.
Otra de las diferencias entre las versiones de escritorio y app es la gestión del tiempo offline. Por defecto, DeskTime considera este tiempo como una inactividad, pero puedes trabajar sin estar frente al ordenador. El proceso para transformar el tiempo inactivo en trabajo offline en la versión de escritorio es el siguiente:
Conviene destacar que los responsables de la empresa sabrán en todo momento si un trabajador ha transformado este tiempo inactivo en un tiempo offline. Deberá aprobarlo para que se sume a los registros de productividad del trabajador. En la versión app el proceso es ligeramente distinto:
Con Project Tracking podemos seguir el tiempo invertido en determinados proyectos o tareas. Tanto en la versión de escritorio como en la versión móvil de DeskTime hay que activar manualmente esta función, ya sea con el click derecho sobre el icono (versión PC) o creando el proyecto de cero (versión mobile). La única diferencia es la activación, pues en ambos casos tendremos que finalizar la tarea manualmente; y las dos versiones permiten realizar un cálculo aproximado del coste del proyecto a partir de tu tarifa horaria.
Como en cualquier otra herramienta de control del tiempo, DeskTime te permite analizar tu productividad laboral. Sin embargo, la app solo ofrece un análisis diario, mientras que en escritorio tienes información diaria, semanal o mensual. Por lo demás, la disposición de la información es similar. Sabrás la hora de entrada y salida del trabajo, cuánto tiempo has pasado trabajado, cuántas horas has sido realmente productivo y su porcentaje, etc. Toda esta información está en My DeskTime.
Más allá de estos pequeños aspectos, al analizar DeskTime de escritorio vs DeskTime de apps: ¿cuál es la diferencia? aparecen cinco funciones exclusivas para la versión de escritorio. Antes de profundizar en ellas, conviene destacar que las funciones visibles, más allá de la versión que tengas, dependen de:
Esta funcionalidad tiene una doble ventaja: que cada trabajador sepa en cada momento qué turnos le tocan y que tú sepas quién está trabajando. Puedes planificar los turnos, indicar si el trabajador debe hacerlo presencialmente o puede teletrabajar o incluso asignar tiempo a estas tareas.
Es similar al planificador de turnos y tareas, con la diferencia de que te dirá qué trabajadores están ausentes. ¿La razón? Viajes de empresa, vacaciones, días libres, un trabajador enfermo o que debe ausentarse unas horas de su puesto de trabajo… La mejor forma de controlar las ausencias.
Para simplificar todavía más el proceso de facturación, puedes gestionarlo a través de TimeDesk. Puedes dejar preparada la factura y que los tiempos dedicados al proyecto o tarea se rellenen automáticamente según las horas invertidas.
Una información muy interesante para managers, gestores de equipos y perfiles similares que les permite recibir informes sobre la productividad de la plantilla y sus equipos para analizar desde el éxito de los turnos al absentismo o la necesidad de introducir cambios.
En la versión de escritorio encontrarás muchas más opciones a la hora de introducir ajustes. Según tu nivel, podrás añadir o suprimir opciones como el tiempo privado, pantallazos del ordenador de tus trabajadores, seguimiento de URL, aprobar el tiempo offline, sincronizar el calendario o el móvil, añadir miembros a un equipo…
Si trabajas en oficina o desde casa, la versión escritorio es la ideal para ti. Si trabajas en la calle, puedes llevar DeskTime en tu móvil mucho más cómodamente. El objetivo de este tipo de apps, como la de Sesame, es facilitarte el trabajo; y tanto en escritorio como en la versión mobile cumplen sobradamente con este objetivo.