Introducción para qué sirve la guía
Desde 2019, la Ley de control horario obliga a las empresas a llevar un registro de jornada laboral sobre las horas de trabajo de sus empleados. Más que meses, han pasado años -incluida una pandemia que ha revolucionado la forma de trabajar- pero todavía hay dudas sobre cómo gestionar el control horario de trabajadores. Esta guía pretende ayudar en el registro de jornada laboral y resolver dudas.
Objetivos de la Ley de control horario de trabajadores publicada en 2019
La razón principal por la que se desarrolló y se aplica esta norma es combatir la precariedad laboral. Sobre el papel, está orientada a beneficiar al trabajador, puesto que permite conocer con total precisión las horas trabajadas en base al horario exacto de entrada y de salida. Al medirse el tiempo de trabajo efectivo, también puede permitir mejorar la productividad.
Evitar fraudes en la contratación de trabajadores a tiempo parcial
Una estrategia relativamente habitual era la contratación de trabajadores a tiempo parcial que en realidad trabajaban a tiempo completo. En vez de pagar la diferencia entre las horas de trabajo del contrato y las realmente trabajadas como horas extra, se abonaban en negro como horas estándar, un fraude para el trabajador y para el fisco.
Poner fin a los impagos de las horas extras
Precisamente la gestión de las horas extra es otra de las razones que llevó al Gobierno a poner en marcha esta ley. El control horario permite conocer fácilmente cuántas horas extra se han trabajado, lo que obliga a abonarlas como tal. Hasta que apareció esta norma, siempre había horas extra impagadas, abonadas en negro o como horas estándar, etc.
Frenar el absentismo laboral y mejorar la productividad
Otro de los objetivos de la Ley de control horario de trabajadores es poner freno al absentismo laboral. El empresario puede hacer un seguimiento a los días trabajados, comprobar si el empleado ha cumplido cada día con su horario o si tiene horas pendientes. El absentismo es un lastre para la productividad empresarial, y el registro de la jornada laboral lo previene.
A quién se aplica la Ley de control horario de 2019
La Ley de control horario española afecta a todos los trabajadores de cualquier empresa. Esto incluye a quienes teletrabajan o a quienes trabajan in itinere, como los comerciales. La única excepción son los altos directivos, mandos intermedios, cargos de confianza o que ejerzan responsabilidades especiales, siempre que tengan pactado el tiempo de trabajo; empleados a tiempo parcial, autónomos o socios trabajadores de cooperativas.
Sanciones de la Ley de control horario en una empresa
El empleador es el responsable de llevar el control horario de trabajadores, así que en caso de incumplir esta Ley las sanciones recaerán sobre él. Según la gravedad de la infracción, la multa oscilará entre los 626 y 1.250 euros en el caso de las infracciones leves o entre los 3.126 y 6.250 euros cuando se trata de infracciones graves.
¿Cómo cumplir la Ley de control horario en una empresa?
Cuando se empezó a hablar del control horario de trabajadores, muchos se llevaron las manos a la cabeza. Sin embargo, podemos acceder a todo tipo de herramientas que facilitan el control horario en la empresa, independientemente de si se trata una pyme que no pasa de los 10 trabajadores o de una gran multinacional con miles de empleados. Esta norma tiene cuatro grandes pilares.
Registro de jornada laboral
Es el punto central de la Ley de control horario. Todas las empresas están obligadas a garantizar y ejecutar el registro horario de la jornada de sus empleados, donde deben figurar tanto la hora exacta de inicio como de finalización de la jornada laboral de cada trabajador.
Conservación durante 4 años
Además de llevar el registro de jornada laboral, la empresa está obligada a conservar durante cuatro años el registro horario. Incluso si un trabajador es despedido o finaliza su vinculación con la empresa, esta tiene la obligación de conservar dicho registro. También deberá ponerlos a disposición de quienes los solicite, lo que nos lleva al siguiente punto.
Facilitar los datos
Por una parte, los empleados o sus representantes sindicales pueden solicitar el registro de horas trabajadas a la empresa. Por otra parte, la Inspección de Trabajo puede presentarse en las instalaciones de la empresa exigiendo dicha documentación. En ambos casos, la compañía está obligada a proporcionar esta información.
Sistemas de fichajes
La dirección de la empresa no puede instaurar un sistema de fichajes por imposición. Este debe ser fruto de una negociación y pacto previo con los trabajadores, ya sea mediante consulta con los representantes de la plantilla o de la negociación colectiva. El sistema utilizado debe contar con el consentimiento de los trabajadores.
Infografía ¿Cómo cumplir la ley de control horario de empleados en una empresa?
Herramientas para el control horario de los trabajadores. Tipos de control horario
Incluso antes de que apareciese la Ley de control horario, había diferentes herramientas con las que podíamos llevar el control de las horas trabajadas. Estos métodos siguen en vigor a día de hoy, y junto a las herramientas de siempre han aparecido otras soluciones para llevar un registro de jornada laboral de empleados efectivo, fácil y cómodo tanto para los trabajadores como para la empresa.
Plantillas Excel u hojas de papel (con bolígrafo)
El control horario de trabajadores en hojas de papel es la forma más arcaica de llevar el fichaje de empleados. No es muy útil, y es fácil de falsificar. Las hojas de Excel son su evolución, pero presenta problemas similares. Hace unos años eran bastante útiles, pero han quedado completamente desfasados. Si lo utilizas, deberías descartarlo.
Plantilla de excel para control horario y jornada laboral
Software de control horario (app de control horario o app de fichaje) (con móvil, tablet, ordenador)
Se trata de aplicaciones que nos permiten fichar desde cualquier lugar del mundo. Así, no hace falta estar físicamente en la empresa, sino que podemos marcar el inicio o fin de la jornada laboral con nuestro smartphone o tablet estemos donde estemos. Estas apps incluyen reportes con información de lo más útil para las empresas.
Máquinas para fichar sin análisis de datos (con tarjeta)
Son bastante habituales en la industria o en empresas del sector servicios. En su día eran el mejor sistema de fichajes, pero actualmente han perdido terreno a favor de las apps de fichaje. En cualquier caso, son una buena herramienta para calcular las horas trabajadas, horas extra o el absentismo laboral.
Sistemas de control biométricos (con huella dactilar)
Seguramente, la forma más avanzada y segura de fichar son las apps o sistemas de control biométrico, por ejemplo el fichaje con huella dactilar o reconocimiento facial. Es una herramienta muy interesante cuando trabajamos desde una oficina, y uno de los sistemas de control más difíciles de falsificar.
El control horario para comerciales en la jornada en movilidad
Uno de los perfiles que más dudas genera a la hora de gestionar el registro de jornada laboral es aquel donde hay una importante movilidad, por ejemplo los comerciales. Es fácil que estos profesionales no pisen la oficina, al menos al comenzar o acabar su jornada. ¿Los desplazamientos cuentan? ¿En qué momento deben fichar?
Obligatoriedad de control horario para comerciales
Lógicamente, los comerciales entran dentro de los perfiles cuyo horario hay que controlar. Según la normativa española, los desplazamientos para reunirse con clientes, proveedores, etc. forman parte de su jornada laboral. Así, esta comienza cuando sale de casa camino a su primera reunión, y acaba cuando regresa de reunirse con el último cliente.
Formas de control horario para comerciales
El registro de jornada laboral manual para comerciales es poco práctico, además de fácil de alterar. Por eso, el mejor sistema de control horario para comerciales es utilizar una app o software de control horario que permita un fichaje mediante geolocalización. El trabajador ficha desde la app instalada en su móvil, y comienza la jornada.
El control horario en el teletrabajo
Cada vez son más las empresas que ofrecen a sus trabajadores la oportunidad de teletrabajar. Lo pueden hacer en un horario establecido, como si estuviesen en la oficina, o gestionando ellos mismos su horario siempre que cumplan con las horas de trabajo. Y en ambos casos, hay que llevar el control horario.
Obligatoriedad de control horario en teletrabajo
El hecho de que nuestros empleados trabajen uno o varios días desde casa no nos exime de la obligatoriedad de controlar las horas teletrabajadas. Tanto la Ley de control horario como la Ley de Teletrabajo inciden en dicha obligación. Así, además del registro de jornada laboral, se hace un seguimiento de horas extra.
Formas de control horario en teletrabajo
Hay dos opciones. La primera, una hoja de control de Excel. En ella se registran entradas, salidas y descansos, además de horas extras. Sin embargo, es algo tedioso. Como en el caso de los comerciales, una app o software de fichaje como Sesame HR agiliza el proceso de fichaje en el teletrabajo, siendo la mejor solución para empleado y empleador.
El control horario con horario flexible
El horario flexible es uno de los beneficios que ayudan a mejorar la experiencia del empleado. El trabajador es el que fija su horario de entrada y el de salida, y ahí es especialmente llevar un buen registro de jornada laboral. El control horario nos garantiza que cumplen con el total de horas de trabajo estipulado.
Obligatoriedad de control horario con horario flexible
Aunque te fíes de la honestidad de tus trabajadores, también estás obligado a llevar el control horario aunque ofrezcas un horario flexible. El hecho de dar libertad a la plantilla para fijar sus horas de entrada y salida no nos exime de la responsabilidad de controlar las horas que trabajan y guardar esta información.
Formas de control horario con horario flexible
Cómo llevar el control horario de empleados con horario flexible puede ser un quebradero de cabeza. Aquí es más importante que nunca contar con un buen sistema de fichaje. Las máquinas de fichaje o los sistemas biométricos cumplen con este cometido, como una buena app o software de control horario de trabajadores que permita fichar, analizar las horas trabajadas, pendientes, extras, etc.
El control horario en la hostelería
Cuando se desarrolló la Ley de control horario, se hizo pensando en sectores como la hostelería donde el fraude era bastante habitual. Camareros con contratos de 4 horas que trabajaban 8, horas extra impagadas, etc. Conviene detenerse en este mundo y ver cómo ejecutar el registro de jornada laboral en la hostelería.
Obligatoriedad de control horario en la hostelería
Como en cualquier otro sector, los responsables de empresas hosteleras deben controlar la hora de inicio y fin de la jornada laboral de sus trabajadores y respetar el descanso diario entre dos jornadas. También hay que llevar un registro de las pausas y descansos de cada empleado durante su jornada de trabajo.
Formas de control horario en la hostelería
Papel y boli fue, durante mucho tiempo, la forma de llevar este registro de jornada laboral. Luego llegaron las hojas de Excel, pero como hemos dicho son métodos arcaicos y fácilmente manipulables. Una app o software de control horario facilita el fichaje y el registro de jornada laboral, y soluciones como Sesame HR vienen con el plus de que ayudan a gestionar los turnos.
El control horario para funcionarios
Las empresas públicas no son ajenas a la Ley de control horario. La normativa establece que todas las empresas presentes en España deben llevar un registro de jornada laboral de sus trabajadores. Así, cualquier funcionario deberá fichar al inicio y al final de su jornada laboral.
Obligatoriedad de control horario para funcionarios
Los funcionarios trabajan 37 horas a la semana, y es imprescindible que la entidad donde lo hacen lleve el control. No importa si es jornada de mañana, de mañana y tarde, de tarde o el horario intensivo de verano. Es más, habrá que tener en cuenta la pausa de 30 minutos -no efectivos- para comer en las jornadas de mañana y tarde.
Formas de control horario para funcionarios
Hay tres sistemas ampliamente utilizados para fichar en la administración: máquinas de fichaje, sistemas de control biométricos y software de control horario, que se están popularizando cada vez más. En cualquier caso, nos permiten un control de horas trabajadas aunque las máquinas de fichaje presentan ciertas limitaciones.
El control horario para la gestión del absentismo laboral
El absentismo laboral perjudica gravemente a todo tipo de empresas. Llevar el control horario permite saber si los trabajadores cumplen o no con sus obligaciones, qué días han faltado al trabajo, han llegado tarde o se han escapado antes, etc. Esto proporciona a la empresa una base sólida para tomar las medidas pertinentes para frenar el absentismo laboral.
Incidencias habituales en el control horario de trabajadores
Por mucho que tengamos un sistema de control horario de empleados altamente eficiente, es fácil que se produzcan ciertas incidencias. ¿A quién no se le ha olvidado fichar alguna vez? Los descansos o las horas extra son incidencias habituales, y hay que estar preparador para hacer frente a estas situaciones.
a. Los olvidos en el control horario
Los software de control horario permiten solicitar un fichaje o corregir los fichajes abiertos -cuando se ficha tarde-, solucionando la incidencia. Cuando se utilizan otras herramientas para fichar, se pueden añadir manualmente, siempre bajo la supervisión del responsable del fichaje. Conviene dejar constancia por escrito de la incidencia.
b. Los descansos en el control horario
Según la jornada laboral, un trabajador tendrá derecho a más o menos tiempo de descanso. Se puede incluir automáticamente en el sistema de fichaje, evitando que el trabajador tenga que fichar cuando hace una pausa y cuando vuelve al trabajo. No pueden coincidir con el inicio y el fin. Si el trabajador se olvida de fichar, habrá que modificar manualmente el fichaje.
c. Las horas extras en el control horario
Decíamos que uno de los objetivos de la Ley de control horario en el trabajo es la gestión de las horas extra, evitando los impagos. Cuando hacemos balance del total de horas trabajadas por un empleado en un periodo, hay que tener en cuenta las horas extra acumuladas y pagarlas como tal ya sea económicamente o en días libres.
Plantilla para calculas las horas extras en excel
Errores habituales en el control horario de trabajadores
Aunque hace tiempo que la Ley de control horario está en vigor, todavía se siguen produciendo errores en el registro de jornada laboral de los trabajadores. Algunos nos pueden parecer poca cosa, pero a la hora de la verdad pueden suponer una importante sanción. Conocerlos es la mejor forma de evitarlos.
1. Pausas y descansos en el control horario
Aunque la norma únicamente nos obligue a controlar la hora de entrada y salida, también deberíamos llevar el registro de pausas y descansos. Es tiempo que no se trabaja, pero sobre todo permite a la empresa obtener información sobre esta cuestión y optimizar todavía más la jornada laboral de su plantilla.
2. Informes de control horario de poca calidad
Más allá de evitar el fraude, la Ley de control horario pretende ayudar a las empresas a mejorar su productividad. Para ayudarnos a cumplir con este cometido, los informes de control horario de trabajadores deben ser de lo más completos. En este sentido, el control de pausas y descansos que antes mencionábamos debe jugar un rol esencial.
3. No conservar registros de control horario
Conviene insistir en la obligatoriedad de conservar durante cuatro años el registro de jornada laboral para ponerlo a disposición de los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo si nos lo solicitan. No podemos destruirlos antes de esos cuatro años o perderlos. Un soporte digital nos ayuda a guardarlos.
4. No llevar el control horario en el teletrabajo
Deberías tener en cuenta que un empleado que trabaja desde casa tiene las mismas obligaciones que quienes lo hacen desde la oficina. No hay que pasar por alto el control horario de estos empleados, pues pueden darse situaciones como que los días de teletrabajo no fichados se consideren días de vacaciones o ausencias, cuando en realidad ha estado teletrabajando.
5. No compartir la información con los empleados
La normativa es bien clara: hay que ofrecer los registros de jornada laboral tanto al trabajador que lo solicite como a sus representantes legales o sindicales. Si no lo hacemos, nos arriesgamos a una sanción. Además de estar obligados a ello, es un gesto de transparencia hacia nuestra plantilla.
6. No disponer de información completa y actualizada del registro de jornada laboral
La Ley de control horario habla de sistemas de registros de jornada laboral fiables. Así, de nada sirven los sistemas obsoletos donde no aparece toda la información, o un control horario de trabajadores que no se hace de forma constante. Esto incluye también a los trabajadores en remoto o que se desplazan, de ahí la importancia de tener un software de control horario.
7. Subcontratar a empresas que lleven el control horario
Si llega la Inspección de Trabajo, deberás entregar los registros de jornada laboral al instante. Sin embargo, si el control horario está en manos de una tercera empresa no podrás entregarlos. Además, es un gasto innecesario, pues lo mismo que hace la subcontrata puedes hacerlo con un software de control horario ahorrándote un buen dinero.
Infografía: Errores habituales en el control horario de trabajadores
¿Cómo aprovechar el control horario de la jornada laboral para reducir costes?
Llevar un buen control horario de empleados nos permite ganar dinero. O, lo que es lo mismo, reducir los costes y ser más eficientes. Recordemos que uno de los objetivos de esta norma era precisamente ayudar a las empresas a ser más productivas. Veamos las tres claves de ahorro gracias al control horario en el trabajo.
Reducción del absentismo (productividad y flexibilidad)
Cualquier ausencia queda registrada. También esos minutitos que a veces se arañan con el horario flexible, pero que al cabo del año son horas (en plural). Precisamente la flexibilidad es una de las mejores formas de luchar contra el absentismo laboral, un problema que le sale muy caro a cualquier empresario.
Mayor motivación del trabajador (conciliación laboral)
Gestionar de este modo las horas trabajadas puede ser un aliciente más para los empleados. Por una parte, la jornada flexible facilita la conciliación laboral; por otra parte, es más fácil llevar un control de las horas extra. La lógica dice que si mejoran las condiciones los empleados estarán más motivados.
Informes de la jornada laboral
Un software de control horario genera una serie de informes que nos pretende planificar mejor las jornadas de trabajo, establecer calendarios y llevar un control exhaustivo. Conocer las horas en que más se trabaja y aquellas de menos faena permite mejorar la productividad laboral y reducir costes.
Qué es un software de control horario y qué tipos hay
Llevamos toda la guía hablando del software de control horario, pero ¿sabes qué es? Se trata de sistemas de control horario que contabilizan las horas de la jornada laboral, además de las pausas que se han hecho. Con ellos, también podemos gestionar las horas extra trabajadas. Hay tres tipos según sus características.
Software de control horario solo para fichar
Es la versión más básica, pues únicamente nos permiten fichar la entrada y la salida. Cada empleado tiene su perfil, y basta con registrar la entrada y la salida de su jornada ya sea desde su ordenador o desde dispositivos como el móvil o la tablet. Así, pueden fichar en la oficina, en casa o si trabajan en itinerancia.
Software de control horario con funcionalidades ampliadas
Es una versión avanzada del anterior. Más allá del registro de jornada laboral, nos permiten llevar un control horario de trabajadores mediante geolocalización, llevar un registro de horas extra, gestionar los turnos, ausencias o las vacaciones, generan informes, permiten gestionar tareas o proyectos e incluyen una app para el empleado con notificaciones.
Software de control horario en función del tipo de acceso
También conviene señalar los diferentes software de control horario según el tipo de acceso o los dispositivos empleados. Por una parte están los dispositivos de lectores (web, móvil, tablet), por otra los terminales de proximidad RFID (identificación mediante tarjeta) y finalmente los biométricos (huella, reconocimiento facial).
Ventajas de utilizar un software de control horario
- Cálculos automáticos basados en la normativa actual
- Generación de informes pro empleados, proyectos, tareas, etc.
- Informes y datos exportables a PDF o Excel
- Almacenaje seguro de la información
- Gestión de ausencias y vacaciones
- Se agiliza el tiempo de fichaje: no hay que introducir datos personales
- ¿Qué hace tu plantilla? Información en tiempo real
- Desaparece el supervisor de hojas de Excel o fichaje
- Ayuda a mejorar la gestión del capital humano
- Permite calcular rápidamente el tiempo facturable
- Toma de decisiones más rápida y basada en datos reales
- Permite fichar durante la jornada en movilidad
- Favorece la flexibilidad horaria y el derecho a la desconexión
- Control horario de empleados más transparente
- Control de horas extra
- El empleado sabe cuántas horas ha trabajado
Cómo elegir un software de control horario adaptado a tu empresa
Para disfurtar de todas estas ventajas, deberás contar con un software de control horario que se ajuste a la forma de trabajar de tu empresa. Lógicamente, no es lo mismo una empresa con tres turnos fijos que otra con horario flexible. Antes de elegir, deberías analizar estos puntos que desarrollamos a continuación.
Trabajo presencial o distancia
Una tarjeta para fichar no tiene sentido si ofrecemos la posibilidad de teletrabajar o cuando hay empleados que trabajan desplazamiento. Tampoco si un trabajador va de obra en obra. En estos casos, el fichaje desde la app móvil es la mejor opción. En cambio, cuando se trabaja siempre en el mismo lugar sí que podemos utilizar un sistema automático.
Gestión de control horario en la nube
El registro de jornada laboral en la nube es preferible a los software de escritorio. ¿La razón? Permite a los trabajadores acceder desde cualquier lugar al programa de fichaje siempre que tengan instalada en su móvil o tablet la aplicación. Cuando utilizamos el software de escritorio, solo se puede fichar desde un equipo.
Periodo de prueba
Antes de comprar cualquier programa, siempre es importante probarlo para saber qué podemos esperar del mismo. Testar el software de control horario en un entorno laboral real es la mejor forma de saber si cubre nuestras necesidades y si los trabajadores están a favor de la herramienta. Recuerda que el sistema de fichaje debe acordarse.
Servicio de atención al cliente
Finalmente, hay que prestar atención al servicio de soporte. Esto incluye tanto la atención que nos ofrezcan en caso de duda como la capacidad de mejora del programa. Como cualquier otro software, esperamos que se actualice para no quedar desfasado e incorpore periódicamente nuevas funciones en un futuro.
Cómo es un software de control horario de calidad
Solucionadas estas cuestiones, nos fijamos en las funcionalidades imprescindibles en cualquier software de control horario. Siempre ha sido importante llevar un buen control del registro de jornada laboral, pero lo es todavía más desde que entró en vigor la Ley de control horario. Por eso, exigiremos las mejores funciones a nuestro software.
Detallar el registro de jornada laboral de entrada y salida
Lo primordial es que nos permita llevar el registro de entrada y salida de los trabajadores, saber a qué hora entran a trabajar nuestros empleados y a qué hora finalizan la jornada laboral. Esta es la información que debemos almacenar durante cuatro años para cada empleado, lo primero que esperamos del software.
Útil para todos los empleados
El programa debe ser útil para los trabajadores. El hecho de poder fichar fácilmente con el móvil o la tablet nos evita colas en la máquina de fichaje, optimizando el tiempo. Pero también facilitará a los empleados el fichaje cuando teletrabajan o si lo hacen en movilidad. No hace falta decir que debe ser fácil de usar.
Útil para la empresa
Del mismo modo que será útil para los trabajadores, el software de control horario también debe ser de utilidad para la empresa. El objetivo es que la dirección de la empresa se pueda “despreocupar” de esta cuestión, que tenga la confianza en el software para que lleve el registro de jornada laboral y se pueda centrar en otras tareas organizativas.
Fácil e intuitivo
Estas herramientas deben ser intuitivas, especialmente cuando hay que fichar varias veces a la vez. No es lo mismo hacer el check out que cuando acaba la jornada que antes de la pausa para comer. Aunque haya que llevar el control horario de trabajadores, buscaremos una herramienta que nos permita solucionarlo lo más rápido posible.
Sincronización en tiempo real
Ya hemos dicho al principio que la Inspección de Trabajo nos puede solicitar la documentación relativa al control horario de empleados en cualquier momento, y hay que entregarla. También si no los piden los trabajadores o sus representantes. Acceder a esta información en tiempo real es imprescindible para evitar problemas.
Herramienta multidispositivo
El proceso de digitalización hace que cada vez contemos con más dispositivos a nuestro alrededor. Antiguamente, nos bastaba con la máquina de fichaje pero por suerte ahora cada trabajador puede fichar en su móvil, su ordenador, etc. Necesitamos una herramienta multidispositivo para cubrir los dispositivos dispositivos.
Software de control horario con geolocalización
Permite deslocalizar el puesto de trabajo, fomentando el teletrabajo o el trabajo en movilidad. Nos permite descentralizar el trabajo administrativo de los trabajadores, y favorece el cálculo de las horas extra o la optimización del tiempo. Por ejemplo, un comercial no tiene por qué ir a la empresa a fichar antes de empezar su jornada.
Software con autenticación biométrica (lector de huella digital)
Finalmente, hay que hablar de la autenticación biométrica. El hecho de fichar con nuestra huella digital garantiza que nadie más puede fichar por nosotros. Esto nos ayudará a prevenir el fraude, como trabajadores que fichan por sus compañeros que llegan tarde al trabajo. Una forma más de prevenir las ausencias.
Sesame la herramienta de control horario que necesitas
Las empresas quieren apps de registro de jornada laboral como Sesame. Entre otras cosas, nos permite fichar desde cualquier lugar, hacer un seguimiento de proyectos, gestionar las vacaciones de los trabajadores, firmar partes de horas o analizar la disposición del equipo. Todo ello, acompañado de alertas y aprobaciones, sin olvidar funciones como encuestas, seguimiento de reuniones, el proceso de onboarding, etc.
