Al iniciar un proyecto, si no se siguen las pautas correctas, este se nos puede ir de las manos. Puede que nos perdamos entre todas sus ramas, o incluso que preveamos todos los pasos principales del proceso pero ignoremos los detalles más pequeños pero importantes. Los proyectos tienden a ser complicados y necesitar la ejecución de numerosas actividades, actividades y fases que resultarían imposibles de realizar sin una buena organización y planificación.
¡Es aquí donde entra el WBS! La Work Breakdown Structure o estructura de descomposición de trabajo (EDT) se trata de una metodología que se emplea para estructurar y definir las actividades o fases de un proyecto.
Normalmente, los directores o gerentes de proyectos son los que más familiarizados están con la WBS, y aquellos que las dominan aseguran que son realmente útiles a la hora de planificar grandes proyectos y de amplio alcance, que cuentan con muchas fases y tareas.
La mayoría de las estructuras de desglose del trabajo suelen tener una estructura jerárquica de árbol genealógico que asignan todas las tareas de un proyecto a una jerarquía organizada. Los miembros de los equipos logran beneficiarse de las estructuras de desglose de trabajo gracias a que comprenden las etapas y los aspectos de un proyecto, además, también pueden ver de qué manera su esfuerzo y trabajo encajan en todo el proceso, así como la manera en la que el proyecto avanza hacia sus objetivos.
Las WBS pueden incluso enfocarse y mitigar sobrecostes en áreas específicas de sus operaciones antes de que estos sucedan, por lo que llegan a preveer cuellos de botella de los recursos.
Así pues, se entiende que las WBS o sistemas de descomposición de trabajo descomponen de forma jerárquica y en componentes, siguiendo además un enfoque top-down, es decir: comienzan desde las macro-áreas y se van subdividiendo en partes cada vez más pequeñas. De esta manera cada nivel muestra cada vez fases y acciones más detalladas del proyecto.
Las estructuras de desglose de trabajo pueden tener una infinidad de utilidades en el ámbito empresarial, desde organizar productos y servicios hasta datos del equipo.
Normalmente se trata de un método que ayuda a identificar las tareas pequeñas desde una visión amplia por su «descomposición», pero lo cierto es que la estructura de desglose de trabajo se puede enfocar de diferentes maneras:
Se trata de desglosar el trabajo. Por ejemplo, lo gerentes que se centran en productos suelen utilizar sistemas de desglose de trabajo para cortar grandes objetivos en en trozos más pequeños y alcanzables. De esta manera identifican los grupos de tareas más pequeños posibles, estos grupos representan la menor cantidad de trabajo y de tiempo necesario para avanzar un proyecto. No obstante, un gerente ha de ser inteligente y saber cuándo ha de dejar de descomponer las tareas o procesos de manera inteligente.
De esta manera se crea el concepto de «entregable», puesto que se trata el proyecto como si de pequeñas entregas se trataran.
Este enfoque se basa en clasificar el proyecto, o dividirlo, en varias fases grandes. Dentro de esas fases se crean hitos a mediado y corto plazo para los equipos. Digamos que se trata de pensar en el proyecto como en una línea de montaje, con diferentes acciones, centrándose en el proceso. Además, es importante que en este sistema de trabajo se involucren a los miembros del equipo en la planificación de los problemas relacionados con el tiempo, de esta manera se consiguen ahorrar muchas frustraciones y recursos desperdiciados.
LA WBS puede dividirse en una infinidad de fases o en unas pocas, siempre dependiendo del proyecto y de su tipología. Como hemos dicho anteriormente son los gerentes o directores de proyectos los encargados de esta planificación. Para ello deben determinar un número apropiado de fases considerando la coordinación del equipo y las necesidades de la proyección financiera. Además, se deben tener en cuenta los pasos suficientes para que el equipo pueda trabajar de manera conjunta sin confusiones.