Llevar un control de las horas que se dedica a cada tarea o a cada proyecto puede resultar muy útil, tanto para la productividad empresarial, saber a qué se le dedica el tiempo trabajado o para determinar la rentabilidad y viabilidad de un proyecto. Realizar toda esta gestión del tiempo es posible gracias a software como Sesame, no obstante, es muy común olvidarse de computar las tareas al principio de implantar herramientas de esta tipología. ¿Cómo se puede evitar? Trabajando el hábito.
A la hora de realizar una correcta gestión de proyectos resulta clave computar el tiempo trabajado en diferentes tareas. De esta manera se puede determinar a qué tarea se le está dedicando más tiempo, cuánto tiempo total dedica el equipo al proyecto, y si este resulta rentable o no. Además, con toda esta información puedes realizar informes sobre la rentabilidad de cada proyecto. Algo realmente útil para la toma de decisiones empresariales.
Por otro lado, a nivel personal llevar un control del tiempo dedicado a cada tarea en el trabajo puede ayudarte a ser más productivo, organizar prioridades, y descubrir mucha información sobre tu forma de trabajar.
Bien, todo lo anterior está muy bien, pero lo cierto es que si se nos olvida computar las horas de trabajo dedicadas a cada tarea, no sirve de mucho. Pero no te preocupes, a todos nos sucede más de una vez, se trata de algo recurrente en todos aquellos que se encuentran probando un software para la gestión de proyectos y productividad, ¡así que no te preocupes!
Se trata de algo que tiene solución, y antes de que te des cuenta habrás logrado generar el hábito. Para empezar, te damos una serie de consejos para generar el hábito de computar el tiempo dedicado a las diferentes tareas:
Te aconsejamos que configures recordatorios para computar tareas, o notificaciones para avisar si estás computando más tiempo de lo habitual una misma tarea. Si aún así sigues olvidando computar el tiempo de cada tarea opta por software que permita añadir una tarea pasada. Esto te salvará más de una vez.
Para completar las listas de tareas, nunca falla el viejo truco, los post-its llevan años ayudándonos a recordar infinidad de cosas. Es por ello que te recomendamos anotar en uno de ellos un mensaje que te recuerde comprobar si estás computando la tarea que estás realizando, y lo peques en un lugar bien visible, como en el monitor de tu ordenador. Con el tiempo verás que ya no te hace falta mirarlo porque habrás generado el hábito.
Por experiencia propia te aseguramos que es más fácil empezar computando tareas grandes, englobarlas (a no ser que sea importante especificar). Por ejemplo, asignar tareas como «producción» o «edición», «gestión de redes sociales», ya tendrás tiempo más adelante, cuando generes el hábito, de ir computando más tareas y poder desgranar.
Lo ideal para llevar una buena gestión de proyectos es que el equipo llegue a poder computar todas las tareas, asignando un proyecto y nombre a la tarea específica. Pero es un hábito que ha de ser trabajado y motivado para llegar a tal punto.
¿Te contamos un secreto? Nosotros apostamos por la filosofía empresarial del Smart Visual Data, esta aboga por el análisis visual, rápido y sencillo de la información empresarial. Se trata de seleccionar los datos importantes de valor y plasmarlos de la manera más visual y sencilla posible a todo el equipo. ¿Cómo lo hacemos nosotros? Mediante pantallas o paneles.
Si combinamos el Smart Visual Data con la gestión de proyectos se puede confeccionar un panel que permite saber en qué está trabajando el equipo. Con un vistazo se puede conocer a qué se le está dedicando tiempo en ese momento. Se trata de un panel que ha de colocarse a la vista, para que pueda ayudar a los trabajadores a darse cuenta de si están computando sus horas o no.