Desde que en mayo de 2019 entró en vigor el Real Decreto Ley 8/2019 de control horario de los trabajadores, todas las empresas están obligadas a llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados.
No solo hay que recopilar las horas trabajadas, sino que deberán almacenar este registro durante cuatro años y facilitarlo a trabajadores y sindicatos. Las organizaciones sindicales también deben saber cuántas horas extraordinarias se hacen al mes, de ahí la importancia de que la empresa lleve un control de horas extraordinarias y complementarias.
Qué son las horas extras
Las horas extras son las horas trabajadas fuera de la jornada laboral máxima establecida por la ley. En esta categoría también se incluyen las horas adicionales a las establecidas por el convenio colectivo o por los contratos de trabajo. Al menos, así es como aparecen definidas en el Estatuto de los Trabajadores.
De este modo, cualquier hora trabajada más allá de la jornada ordinaria se considera hora extra. Esta jornada ordinaria aparece definida en el contrato de trabajo y el convenio colectivo, y de modo que puede cambiar de un trabajador a otro.
El problema con las horas extra era que en muchas empresas se hacían, pero no había un control como es debido y no quedaba registro, de modo que los trabajadores no eran compensados como debería por este esfuerzo adicional. Por no hablar de cierto fraude al no cotizar estas horas. Por eso, con la obligatoriedad de registrar la jornada laboral de los trabajadores se perseguía un control más efectivo de las horas extras que, además, debería servir para frenar ciertas situaciones de abuso por parte de algunas empresas.
Control de horas extras en el RD 8/2019
La ley en vigor en España señala que, para computar las horas extraordinarias, se registrará el día a día de la jornada de cada trabajador, y se totalizará en el periodo acordado para el abono de las retribuciones. En otras palabras, se llevará el control horario a diario y se sumará el total de horas trabajadas en el plazo a retribuir, generalmente mensualmente. Ahí se podrán calcular las horas extra trabajadas en un mes. El trabajador tendrá una copia del registro horario en cada recibo.
Según este RD 8/2019, el registro de la jornada laboral ordinaria y el control de horas extras son independientes y compatibles. Es más, a partir de los datos reflejados en el registro de la jornada laboral ordinaria se pueden calcular las horas extra realizadas en un periodo de tiempo. En ambos casos hablamos de obligaciones legales. No registrar la jornada laboral de los trabajadores puede ser objeto de sanción que iría de 626 a 1250€ en los casos más leves y que oscilaría entre los 3126 y 6250€ en los más graves.
Por norma general, las horas extras tienen carácter voluntario. Sin embargo, pueden producirse situaciones en las que los trabajadores deben hacer horas extras derivadas de situaciones de fuerza mayor. En este caso la necesidad de la empresa está por delante de la voluntad del propio trabajador, que estará obligado a realizar esas horas extras. Como pasa con las horas extraordinarias voluntarias, hay que registrar las horas extras por fuerza mayor e incluirlas en los registros de horas trabajadas.
Registro de la jornada laboral: cómo controlas las horas extras
Muchas empresas pueden tener dificultades a la hora de llevar un seguimiento de las horas que trabajan sus empleados, lo que también supone un problema en el control de horas extras. Por eso, contar con la ayuda de un software de control horario como Sesame, que incluya una bolsa de horas para poder gestionarlas mejor, se antoja como la solución ideal. Más si hay empleados que trabajan desde casa, lo que todavía dificulta más el registro de la jornada laboral pues estos empleados no ficharán a su entrada en la oficina.
Los propios trabajadores son los encargados de fichar al inicio y al acabar su jornada laboral, ya sea desde la app que tienen instalada en su móvil o desde un punto de acceso establecido por la empresa en la oficina. Con Sesame Wall cualquier tablet puede ser un punto de fichaje, y además Sesame se puede integrar con sistemas de control horario biométricos para evitar cualquier tipo de fraude en los fichajes. Los empleados fichan con su huella o mediante reconocimiento facial para que nadie pueda hacerlo por ellos.
Se trata de un sistema mucho más eficiente que otros, por ejemplo el registro de la jornada laboral en papel. Los trabajadores puede controlar las horas trabajadas cada día, semana o mes, de modo que les resultará mucho más fácil calcular las horas extra. También las horas extra al final del año, a menudo olvidadas. La empresa tiene acceso a la misma información, se generan informes que ayudarán a optimizar mejor el tiempo en la compañía y, lo más importante, la información de los fichajes queda registrada. Así, la empresa se asegura que la conserva durante esos cuatro años.
Limitaciones a las horas extras
A pesar de ser algo voluntario, la ley limita el número de horas extra para que los trabajadores puedan disfrutar del tiempo mínimo de descanso. Por norma general, nunca se trabajará más de 80 horas extra salvo excepciones como la reparación de daños o prevención de siniestros urgente. Esta limitación es para trabajadores con un contrato de 40 horas, si la jornada semanal es inferior el tope de horas extra se reduce proporcionalmente.
De este modo, llevar un control de horas extras permite ajustarlas al máximo legal y al tiempo de descanso entre turnos. Cualquier empresa debe hacer el esfuerzo necesario para llevar el registro de la jornada laboral, y soluciones como el software de control horario se presentan como la mejor ayuda a la hora de solucionar un requisito legal que en ocasiones puede resultar algo pesado.
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