Ya han pasado unos años desde que entró en vigor la obligación de registrar las horas de trabajo de nuestra plantilla. Sin embargo, muchas empresas siguen sin encontrar el método ideal para ello.
Si registrar las horas de trabajo puede suponer una complicación, debemos tener en cuenta que, dentro de nuestra jornada laboral, también podemos hacer distinción entre horas facturables y no facturables para poder calcular mejor las horas de trabajo efectivo. Si bien ambas son relevantes y necesarias para desarrollar nuestra actividad, es importante aprender a distinguirlas para saber cómo optimizar nuestro tiempo.
¿Cuál es la diferencia entre horas facturables y no facturables? ¿Por qué es importante diferenciarlas? Te lo contamos a continuación.
Si te paras a pensar, seguro que en tu día a día hay un montón de actividades relacionadas con el buen funcionamiento de la empresa que no están relacionadas con su propia actividad. Uno de los ejemplos más evidentes es la respuesta a correos electrónicos o llamadas telefónicas. Seguramente no tengan relación directa con lo que hacéis, pero hay que contestar y a final de mes supone un buen puñado de horas. Saber qué son las horas no facturables y reducirlas es fundamental para cualquier empresa, pues no reportan ningún beneficio económico.
Esta pérdida de tiempo es especialmente sangrante en el caso de los autónomos, especialmente si para facturar necesitan calcular las horas de trabajo efectivo. Las cuestiones burocráticas también se incluyen dentro de las horas no facturables, y aquí entra el seguimiento de las horas de trabajo efectivo de los empleados. Contar con una aplicación de control horario te ayuda a reducir esta pesada labor burocrática. Además las horas trabajadas por cada empleado quedan registradas, de modo que podrás acreditarlas en caso de necesidad.
Si hay unas horas no facturables, también habrá unas horas facturables. Se trata de una métrica imprescindible en aquellos sectores donde el aprovechamiento del tiempo está directamente relacionado con los beneficios de la empresa:
Son solo algunos ejemplos, aunque la clave está en el tipo de proyecto que llevan a cabo este tipo de profesionales. Saber qué son las horas facturables y cuáles son las no facturables se antoja esencial a la hora de pasar la correspondiente facturar a los clientes.
Como hemos comentado, las horas no facturables no reportan un beneficio económico en sí mismas. Sin embargo, son importantes para que tu negocio funcione de una manera ágil y para que las horas facturables sean rentables. Es por eso que la clave para el éxito es encontrar un equilibrio entre horas facturables y no facturables que haga que todos los procesos administrativos funcionen de forma fluida sin perder de vista el beneficio económico.
¿Qué cifra le ponemos a ese equilibro? Dependerá del tipo de empresa que gestiones: sector, tamaño etc. Como fórmula general, suele funcionar la regla del 75/25; es decir, 75% de horas facturables y 25% de horas no facturables. Pero tendrás que encontrar la fórmula que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
Hemos llegado al punto de poder hacer cualquier cosa que podamos imaginar desde nuestro móvil o tablet, así que… ¿por qué no utilizar una app de control horario? Pero recapitular al final del día, de la semana o a fin de mes las horas trabajadas de cada empleado se queda corto, lo ideal es tener una herramienta mucho más completa para saber en tiempo real quién está trabajando.
Una de las principales ventajas es que cualquier tablet puede ser el punto de acceso. Basta con descargar Sesame Wall, identificar a la empresa y colocar la tableta en el punto que quieras para que los trabajadores fichen, tanto al entrar como al salir. Es compatible con Android e iOS, y se puede llevar el control horario desde cualquier lugar… y para toda la plantilla:
Cualquier empresa, no importa el sector o negocio al que se dedique ni su volumen, tiene un gran margen para optimizar el tiempo. Se dice que el tiempo es oro, y gracias a los informes y estadísticas de fichaje sabrás dónde podéis mejorar en el aprovechamiento del tiempo y reducir el número de horas no facturables.
Más allá de las horas que puedas facturar o no a tus clientes, y de vuelta al control horario de tus trabajadores, debes tener en cuenta que las horas extra también son horas facturables. Gracias al sistema de alertas y notificaciones de Sesame, podrás saber si algún empleado está haciendo horas de más, unas horas que redundan en un mayor gasto para la empresa o que se pueden convertir en días libres para el empleado. Así, la facturación de las horas trabajadas es mucho más simple, con el plus de que podrás gestionar fácilmente las nóminas y pagos de toda la plantilla.
Como ves, calcular las horas facturables es cada vez más fácil, y la digitalización no hace más que ofrecernos soluciones para aprovechar mejor el tiempo y minimizar al máximo el trabajo burocrático de la empresa.