A la hora de gestionar las vacaciones de la plantilla de trabajadores suelen surgir algunas dudas y quebraderos de cabeza, sobre todo en el momento en que una start-up empieza a crecer y crecer. ¿Cómo evitar solapamientos de las vacaciones del equipo? ¿Cómo hacer que el flujo para solicitar las vacaciones sea más corto y eficiente? ¿Cómo hacer saber al resto del equipo cuándo sus compañeros/as estarán de vacaciones?
Ante esta problemática existen diferentes soluciones, por lo que conviene conocerlas para que tu empresa pueda elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
4 soluciones para gestionar las vacaciones de los empleados
Aunque existen un sinfín de herramientas para gestionar las vacaciones de los empleados, vamos a centrarnos en las tipologías más comunes. A la hora de elegir la que mejor se adapte a tu empresa deberás tener en cuenta el tipo de negocio y sus necesidades.
Hojas de cálculo de Excel
La forma más rudimentaria, después del lápiz y el papel. Y, como todo, tiene sus pros y sus contras. Se trata de un sistema que todo el mundo conoce y está familiarizado. Pero, por contra, las hojas de cálculo solo ofrecen un soporte en el que plasmas las vacaciones, por lo que sigue siendo el personal de recursos humanos quien se ha de encargar de gestionarlas, colocarlas, consultar con los trabajadores para evitar solapamientos de la plantilla… Además, se trata de una herramienta que funciona por archivos, que pueden ser dañados o eliminados por error.
Hojas de cálculo de Google
Una de las herramientas más comunes. A la hora de gestionar las vacaciones de los empleados muchas empresas suelen optar por este método. Anotar las vacaciones en una hoja de cálculo de Google permite compartir el documento con los miembros del equipo y que estos anoten sus días en una cuadrícula.
Como contra debemos destacar que se trata de un documento que todo aquel que tenga acceso puede modificar, por lo que se tendría que acudir a consultar el historial de cambios. Además, el responsable de RRHH deberá supervisar el calendario y realizar los cambios pertinentes antes de aprobarlo.
Google Calendar
Muy similar a la herramienta anterior, pero no todo el mundo está familiarizado con ella. Se pueden solicitar vacaciones a través del calendario de Google, sí, pero tampoco ahora pasos en la gestión al departamento de recursos humanos.
Se trata de una herramienta mucho más visual que las hojas de cálculo, así que ya es un gran avance y puede reportar beneficios. No obstante, no se trata de la mejor herramienta para gestionar las vacaciones de los empleados.
Software de recursos humanos
A nuestro parecer, como no podría ser de otra manera, los software de recursos humanos son la mejor opción para gestionar las vacaciones de los empleados. Estos suelen contar con funciones que permiten cuadrar las vacaciones de una forma sencilla e intuitiva, además de plasmarlo todo en un calendario.
En el caso de Sesame, contamos con la funcionalidad de gestor de vacaciones, que permite a los empleados solicitar sus días de ausencias y a los managers aprobarlos y gestionarlos. Por un lado, los trabajadores pueden organizarse sus días libres utilizando el calendario, además de consultar cuántos días de vacaciones tienen o han gastado. Y, por el otro lado, el manager puede saber cuándo va a estar de vacaciones su equipo y puede ver visualmente si algunos días de vacaciones se solapan, de esta manera puede gestionarlo de la mejor manera.
Como ves, existen diferentes herramientas para gestionar las vacaciones de los empleados, desde las más simples hasta las más completas. ¡Solo es cuestión de elegir la adecuada para tu negocio!
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