Si marcar la diferencia entre el trabajo y la vida privada no siempre ha sido una tarea fácil, la cosa se ha complicado todavía más con el auge del teletrabajo. Por suerte, contamos con la ayuda de las herramientas de gestión del tiempo que nos ayudan a marcar la frontera entre el día a día laboral y nuestra vida más allá de las obligaciones laborales. Vamos a conocer estas herramientas que nos harán la vida un poco más fácil con las que podremos disfrutar más de nuestra vida privada.
Aplicaciones para medir el tiempo de trabajo: calendarios
Empezamos con los diferentes calendarios que tenemos disponibles. Los podemos utilizar como agenda para que no se nos pase nada, ni en nuestra vida profesional ni en la vida privada. Te sirven para anotar las reuniones de trabajo o plazos de entrega de proyecto, pero también para recordar qué día tienes dentista o cuándo es la reunión del cole de los niños.
- Google Calendar: es el calendario más usado, imprescindible para organizar tu tiempo. Es muy práctico, podemos utilizarlo en varios dispositivos simultáneamente (móvil, tablet, PC), generar varios calendarios a la vez o marcar los eventos por colores según tus necesidades.
- Calendario editorial: si tu trabajo te exige publicar regularmente una serie de contenidos, con este calendario podrás planificar qué, cuándo, dónde o para qué vas a publicar. Puedes planificar en un día las publicaciones a largo plazo, ahorrando muchísimo tiempo.
Programas para calcular tiempos de trabajo
Saber aprovechar el tiempo nos ayudará a optimizar el horario de trabajo, de modo que el tiempo de trabajo no se solapará con el que dedicas a tu familia y ocio. Para ello, contamos con una serie de aplicaciones para medir el tiempo de trabajo que nos permiten saber dónde se nos va el tiempo.
- Rescue time: básicamente, nos dice cuánto tiempo hemos dedicado a cada actividad a lo largo de nuestra jornada laboral. La versión gratis cubre bastantes funciones, y además es compatible con los diferentes navegadores disponibles, además de Android e iOS. Y si hay páginas que te distraen más de lo deseable, siempre puedes bloquearlas.
- Toggl: esta herramienta también nos dice en qué perdemos el tiempo, y lo mejor es que podemos usarla gratis en equipos de hasta 5 personas. Además, es muy simple: creamos el proyecto, una de las actividades relacionadas y activamos el cronómetro. Podemos pausarlo y reanudarlo, y según los datos recabados genera informes.
- WasteNo Time: esta extensión de Chrome también se puede instalar en Safari. Nos dice en qué sitios hemos pasado más tiempo, permitiéndote bloquearlos en un horario o por un tiempo. De este modo, podemos impedir el acceso a las sitios relacionados con el trabajo en nuestro tiempo libre o evitar distracciones en horario laboral.
Trabajo en equipo: organización y priorización de tareas
Finalmente, tenemos que hablar de las herramientas que nos permiten organizarnos mejor y dar prioridad a las tareas que son realmente urgentes y que son necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Tan importante es ser capaz de organizar las diferentes tareas como tomar nota de todo lo que necesitamos.
- Trello: te sirve para organizar las tareas de un equipo. La información aparece organizada por columnas, y puedes adaptarlas a tus necesidades. En cada columna puedes añadir tarjetas en las que aparece la descripción. Los diferentes miembros pueden añadir comentarios, podemos hacer checklist dentro de las tareas, marcar tareas como finalizadas… Ideal para trabajar en equipo desde la distancia.
- Basecamp: nos permite estar comunicados constantemente con el resto del equipo. Tenemos un escritorio con seis espacios: chat, correo, lista de tareas y subtareas, calendario, creación de archivos y un último espacio para sugerencias, preguntas habituales, etc. Aunque generalmente sea de pago, ciertos sectores pueden utilizarla gratis.
- Dropbox: todo un clásico a la hora de compartir archivos. La versión gratis cubre de sobra todas las necesidades que podamos tener, y podemos editar los archivos o trabajar en grupo desde allí. Se reduce el flujo de correos electrónicos, reduciendo las distracciones en tu tiempo libre.
- Evernote: es esa libreta en la que apuntas todo lo que se te ocurre… con el plus de que podrás incluir imágenes o archivos tipo pdf… y compartirlos con el resto del equipo. Además, la puedes integrar en Google Drive, Outlook u otras aplicaciones similares.
Herramientas de gestión del tiempo: Sesame
Pero si hablamos de programas para calcular tiempos de trabajo, que además nos ayudan a hacer más simple el teletrabajo y a controlar todo lo relacionado con nuestra empresa, sin lugar a dudas esta es Sesame. Por un lado, tenemos una herramienta de control horario que nos permite saber la hora de entrada y salida de los trabajadores; por otra parte, pude funcionar como medidor del tiempo de trabajo. Gracias a sus funciones sabremos cuánto tiempo se invierte en un proyecto.
También a ti, como responsable de la empresa, te ayudará a gestionar mejor tu tiempo y a acelerar diferentes procesos. De este modo, el tiempo que antes invertías en el seguimiento de los horarios, la organización de turnos o la gestión de las vacaciones lo puedes dedicar a tu día a día laboral. Ganarás tiempo libre, algo que siempre se agradece, y te resultará más fácil marcar la diferencia entre la vida privada y la laboral. Además, sabrás en todo momento quién está trabajando. Así, te aseguras de no molestar a los trabajadores que disfrutan del día libre.
Como ves, tenemos todo tipo de herramientas de gestión del tiempo que nos harán más fácil la vida. A medida que incorpores estas aplicaciones para medir el tiempo de trabajo a tu día a día, verás como la frontera entre vida profesional y vida personal es cada día más sólida.
