La planificación y reparto de tareas es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier empresa, y la tuya no es una excepción. Tienes a tu disposición un excelente equipo humano, así que aprovecha sus habilidades y organiza las diferentes tareas para que cada empleado aporte su granito de arena a la causa. Sin embargo, muchos directivos no saben cómo asignar las tareas en un equipo de trabajo para optimizar sus recursos humanos. Vamos a descubrir cómo hacerlo.
Criterios
para organizar las tareas de equipo
La
asignación de tareas no es algo que podamos hacer al azar. Incluso
en situaciones de emergencia deberíamos seguir una serie de
criterios para tomar la decisión adecuada y acertar con la elección.
Hay 4
claves para distribuir tareas en una empresa,
y siguiéndolas serás capaz de dar con el empleado o el equipo de
trabajo adecuado para desarrollarlas.
Qué habilidades se necesitan: la primera criba entre los candidatos la puedes hacer a partir de las habilidades. Habrá empleados con unas capacidades adecuadas para unas tareas y otros que se adaptarán mejor a otras. Asegúrate de que el candidato cumple con las habilidades necesarias.
Plantilla disponible: además de habilidades, esa persona debe tener disponibilidad. Asegúrate de que dedicar unos recursos humanos a una tarea no tendrá efectos perjudiciales para el resto. Ser capaz de mover la plantilla entre proyectos es clave en el liderazgo, y para hacerlo de forma eficiente nos fijamos en el siguiente punto.
Prioridad: en primer lugar, asignaremos las tareas más urgentes o importantes para los objetivos generales de la empresa. A partir de ahí, iremos distribuyendo el resto de tareas en orden decreciente de importancia. Las más importantes serán para los trabajadores más capacitados. Tampoco hay que pasar por alto la dependencia respecto a otras tareas: sin completar la tarea A no se pueden hacer las tareas B o C.
Desarrollo de la plantilla: no podemos perder de vista que afrontar un reto puede ser la mejor forma de evaluar el desarrollo del trabajador. Por eso, dentro de la planificación y reparto de tareas hay que tener en cuenta las posibilidades que ofrecen a los trabajadores de ganar experiencia y seguir desarrollando su talento en nuestra empresa.
Hay una última variable que deberías tener en cuenta, el interés personal de los trabajadores. Lo ideal es asignar tareas en función de la eficacia esperada y de las preferencias de los empleados. Lo que más les gusta hacer. No siempre es posible, pero si le asignamos a un trabajador una tarea que le guste estará más motivado, el resultado será mejor y el empleado se sentirá más identificado y agradecido con la empresa. En casos de urgencia extrema, evita asignar la tarea al primero que veas y apuesta por la persona con la experiencia adecuada para resolverla con éxito.
Para
poder organizar
las tareas de equipo,
lo primero que deberías hacer es diseñar
la estrategia
que seguirás para conquistar la meta de la empresa. Debes tener
claro el
objetivo final
de las tareas, ya que deberás transmitírselo a los trabajadores o
equipos encargados de desarrollarlas. En esta fase inicial también
deberías tener claro los posibles problemas que puedan aparecer para
que el equipo esté atento y sea capaz de afrontar y superar los
potenciales peligros. En esta fase inicial también debes establecer
las prioridades.
Asignación
de tareas
Siguiendo
los criterios vistos anteriormente, se asignarán las diferentes
tareas. Tan importante es explicar
bien las tareas
como el contexto en que se desarrolla, las razones que llevan a
hacerlas. En esta fase hay que ofrecer al equipo de trabajo los
recursos
necesarios para completar la tarea
(humanos, materiales, temporales) y establecer los criterios de
seguimiento de la tarea. Es muy importante asegurarse de que el
trabajador lo tiene todo claro. Hay que estar abiertos a preguntas y
propuestas de la plantilla.
Seguimiento
de las tareas
Una
vez asignada la tarea, y hasta que se cumple el plazo, es
imprescindible hacer un seguimiento
para analizar la evolución de la tarea y los imprevistos
que puedan surgir. El equipo al que se ha delegado la tarea tiene
autonomía, pero debe reportar las incidencias a la dirección. No
hay que ser excesivamente pesados en el seguimiento, pero sí que es
necesario hacerlo para detectar problemas o errores y subsanarlos
cuanto antes para no comprometer en exceso el éxito del proyecto.
En este sentido, contar con un software de gestión de tareas ayuda, y mucho, al seguimiento de tareas. A la hora de gestionar proyectos y organizar las tareas del equipo ofrece a los directivos una gran cantidad de facilidades para llevar el control horario del proyecto, asignar tareas o realizar el propio seguimiento desde una misma aplicación y con total comodidad. Todo ello, acompañado de la generación de informes o la asignación de costes por hora de cada trabajador para facilitar el cálculo de nóminas.
Evaluación
de resultados
Por último, hay que analizar el resultado cuando la tarea haya finalizado. Hay que dejar claro que una cosa es el resultado y otra el proceso, y en este caso se estudia el resultado final. Si se han cumplido los objetivos, hay que felicitar en público al equipo elegido para completar la tarea. Si no se ha alcanzado la meta, las críticas se harán en privado. Hay que analizar dónde estaba el error, si se han asignado las tareas al equipo de trabajo adecuado, si tenían medios suficientes, etc. para evitar que la situación no se repita en el futuro.
