Cómo registrar las horas de trabajo de un freelance
Trabajar con un freelance o con un equipo de freelance es un reto en cuanto a la medición y gestión eficaz del tiempo. Es decir, analizar correctamente el tiempo trabajado por un freelance es determinante para medir no solamente los niveles de eficiencia, sino para que el trabajo de un freelance se consiga de la mejor manera posible.
En esta línea a las empresas les preocupa la productividad, el valor, pero en este contexto de profesionales digitales, controlar el tiempo implica una mayor organización y comunicación. Esto se traduce en más transparencia, confianza y consecución de resultados. Revisar y establecer un registro del tiempode un trabajador freelance permite que el negocio pueda crecer, en la medida que se mantiene un seguimiento de la gestión de los proyectos, de cada tarea.
Consejos para elegir la herramienta de medición de tiempo adecuada para un equipo freelance
¿Por qué se debería contar con una herramienta de control horario para un freelance? Planificar el tiempo implica al mismo tiempo rentabilidad y esto es algo enriquecedor para ambas partes. Esta es la principal razón que justifica la necesidad de gestionar el tiempo de un equipo de trabajo freelance. Llegados a este punto nos preguntaremos: ¿Cómo podemos conseguirlo?
Primero de todo, cabe destacar que no es tan sencillo como parece, ya que antes de pasar a medir este tiempo, es necesario decidirse por una plataforma u otra. Esto es lo que debemos considerar antes de escoger una herramienta de gestión del tiempo:
El presupuesto: no todas las herramientas de gestión del tiempo tienen el mismo presupuesto. Aquí también hay que tener en cuenta que en muchos casos, un coste más bajo implica un número menor de funcionalidades.
La compatibilidad: ¿con qué plataformas es compatible? Y, ¿estas plataformas son compatibles con las herramientas que usas a diario?. Es importante formularse estas preguntas antes de tomar una decisión u otra.
La escalabilidad: en muchos casos se apuesta por una versión gratuita, pero luego, ¿la versión de pago tendrá las mismas herramientas? También habrá que valorar el número de usuarios o freelance que la plataforma pueda aceptar, para comprobar que se alcanza a todos los trabajadores o por el contrario no.
Las tareas y los proyectos: ¿cuenta la herramienta con un gestor de tareas o proyectos? En un caso como un trabajador freelance, es muy importante esto, para medir al máximo el tiempo y sobre todo analizar los datos para extraer conclusiones y definir el trabajo futuro.
La vista para un project manager o el departamento de recursos humanos: si cumple con una vista específica para la persona que compruebe que las tareas se van cumpliendo, se necesitará tener un feedback sobre las tareas pendientes, los plazos y las horas dedicadas a cada fase del proyecto.
Gestión de tareas, fichajes y estadísticas: la combincación perfecta
La herramienta Sesame ofrece estas tres funcionalidades para gestionar el tiempo de un freelance entre muchas otras:
La gestión de tareas, el perfecto aliado para comprobar el estado de un proyecto con equipo freelance
Para gestionar el tiempo esta herramienta permite hacer un etiquetado del proyecto, y en base al proyecto, se establece una etiqueta para determinar la tarea específica que se lleva a cabo en cada momento. Además, se pueden añadir descripciones a las tareas. Una vez terminada la tarea e incluso durante su transcurso, se puede observar el tiempo que se lleva efectuando, o por ejemplo borrarla o editarla. Al mismo tiempo, ofrece una edición en bloque y se permiten añadir tareas pasadas.
El seguimiento de los fichajes y de las estadísitcas
No tan relacionado con el trabajo de freelance como tal, si se efectúan más de dos tareas al mismo tiempo o si se participa en varios proyectos, también es muy interesante la información relacionada con los fichajes y con las estadísticas:
Con los fichajes: se puede consultar el tiempo total que un trabajador freelance ha dedicado en un día, valorando el momento del día en el que ha comenzado a trabajar y el momento del día en el que ha abandonado ese trabajo.
Con las estadísticas: se pueden obtener datos reales relacionados el departamento que se le ha asignado, sus horas teóricas, sus horas realizadas o la dedicación diaria.
A pesar de que estas dos funcionalidades son más interesantes en el caso de los trabajadores en plantilla, tener en cuenta esta información es mucho más útil para interpretar cada dato y que no se pierda ningún detalle del trabajo que permita seguir mejorando.
