Software de vacaciones y ausencias: ¿cómo aprovecharlo al máximo?

Ventajas de usar una herramienta para el control de vacaciones y ausencias

Una buena administración del capital en el área contable, no es suficiente para garantizar el éxito de una compañía. Para poder lograrlo, son varios los factores que debes tomar en cuenta, pero uno de los más importantes a considerar debe ser el bienestar del capital humano de la empresa. Para ello puedes emplear un software de vacaciones y ausencias y sacarle el máximo partido para gestionar dichas ausencias de tus empleados.

El bienestar de los empleados no solo se debe tomar en consideración por aspectos de desempeño y productividad de los trabajadores sino porque se encuentra estipulado en la Ley del Trabajo. Una de las obligaciones para los empresarios es la de otorgar vacaciones pagadas al año de servicio cumplido. Cuando una empresa incumple en esta ley, se arriesga a sanciones legales y económicas, que afectan directamente a la rentabilidad y reputación de la empresa.

Para contrarrestar esta situación, puedes hacer uso de un organigrama para la asignación de los turnos vacacionales, sin generar vacíos en la producción, por medio de un software de gestión de vacaciones. Si quieres conocer más sobre esta herramienta, a continuación te contamos todo lo que debes saber.

Software de gestión de vacaciones y ausencias

Las vacaciones son un derecho fundamental del trabajador, además de ser un gran motivador laboral, ya que permite a los empleados salir de la rutina y la posibilidad de “recargar las pilas”. Pero este control de vacaciones puede llegar a ser un problema para el área de recursos humanos, porque en base en la Ley Federal del Trabajo, el primer año trabajado no es equivalente al de los próximos años, lo que podría ocasionar contratiempos en la gestión del tiempo vacacional del personal.

Para ser más exactos, el artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo, estipula el cómo y cuándo se debe hacer la asignación de vacaciones.

Para cumplir con todo lo que estipula la ley, el área de recursos humanos suele llevar el control en una hoja de cálculo, y a través de diferentes ecuaciones configuradas por defecto, se asignan días de descanso, vacaciones, permisos y breaks en los turnos de trabajo.

Esta es una buena alternativa, pero en un mundo cada vez más tecnológico, las necesidades de las empresas van cambiando. Para ajustar tu organización a la nueva era, tu solución es un software de vacaciones, ya que te ayuda a solucionar problemas complejos que en una hoja de cálculo probablemente no podrás realizar de manera automática.

Un software de recursos humanos, facilita y automatiza el cálculo de las vacaciones para tus empleados por medio de algoritmos que contemplan todas las variables de ley. Además, si cuentas con una plantilla laboral muy grande, te asegura de otorgar el tiempo correcto, con la paga indicada y en el momento oportuno en que puedes prescindir de un empleado en su puesto, sin afectar el flujo de trabajo.

Controlar la asistencia de los empleados puede conllevar múltiples ventajas y así mejorar los recursos de la empresa.

Herramientas para gestionar las vacaciones de los trabajadores

Un software de gestión de vacaciones te proporcionará una visión de 360º sobre las fechas marcadas como vacaciones y los días feriados en tiempo real. Esto te permite organizar el capital humano y destinar el tiempo para cada trabajador.

Llevar una hoja de cálculo, no siempre es lo ideal, porque los errores humanos están presentes y esto puede provocar carencia en los datos. Igualmente, existen variables que una hoja de Excel puede encontrar difíciles de ejecutar, por ejemplo:

  • El periodo de antigüedad.
  • Empleados con hijos, o permisos adicionales de maternidad, paternidad.
  • Permisos especiales (problemas familiares, ausencia justificada).
  • Incapacidades médicas.

Para este tipo de acciones, es necesario contar con un sistema rotativo, que justamente es el que se ofrece en un software de vacaciones, con la ventaja de contemplar variables más complejas. Al implementarlo, eliminas la problemática que representa el papeleo, el uso de fórmulas matemáticas para llevar a cabo los resultados, así como el tiempo que pierdes en cuestiones administrativas.

En contraparte, con un software de vacaciones te permite gestionar simultáneamente todo lo relacionado con ausencias y faltas, para crear estadísticas en tiempo real y contar con acceso remoto e instantáneo. Hacer uso de la estadística, ayuda a combatir el absentismo laboral y el control más ordenado en el área de los recursos humanos.

Debemos entender que la herramienta de recursos humanos para gestión de las vacaciones es fundamental para ahorrar tiempo, lo cual se traduce en beneficio económico para la empresa.

Herramientas especializadas en la gestión de vacaciones como Sesame, te permiten la autonomía de los empleados para el registro de variables que se actualizan en la nube de manera automática. Además, a los encargados del área de recursos humanos y dueños de empresas, les concede acceso inmediato y remoto a los datos, para planear y gestionar mejor a su personal.

Ventajas de usar un software de vacaciones

Según los expertos, un software como Sesame, contiene las herramientas básicas de un buen software de vacaciones, que contempla:

  • Informes.
  • Contabilización.
  • Petición «on the go».
  • Documentos.
  • Integraciones.
  • Notificaciones.

Te contamos que además de esas ventajas, con el software de vacaciones de Sesame, cuentas con herramientas para la gestión de vacaciones que te proporcionan: autonomía para las solicitudes de tus empleados, actualización de datos en la nube en tiempo real con acceso remoto, calendario sin solapamientos, cálculos automatizados en horas y nómina, gestión de la sustitución del puesto que va a quedar vacío o la reorganización de las tareas para un flujo de trabajo ideal. Gastar menos papel y gastar menos tiempo.

El software de gestión de vacaciones por sí mismo registrará el estado de cada trabajador (asociándolo principalmente con el registro de trabajo), y mostrará sus condiciones en tiempo real, de modo que el gerente solo necesita aceptar o rechazar las vacaciones seleccionadas.

Es importante estudiar las condiciones de tu compañía para encontrar el software de vacaciones ideal. Debes contemplar la accesibilidad y las capacidades técnicas de tu equipo, aunque en general, las interfaces son muy intuitivas y los requerimientos técnicos de estas herramientas son mínimos.

Recuerda: Informarte sobre cómo operan los proveedores de manera específica, establece tus metas, evalúa las diferentes opciones y define cuál es tu presupuesto, tras ello, solo tendrás que crear el plan de implementación y disfrutar de todas las ventajas y la mejoría en tu negocio.

Fuentes consultadas:

  • Ley Federal del Trabajo, Capítulo IV Vacaciones: https://mexico.justia.com/federales/leyes/ley-federal-del-trabajo/titulo-tercero/capitulo-iv/#%3A~%3Atext%3DArt%C3%ADculo%2076.%2Ccada%20a%C3%B1o%20subsecuente%20de%20servicios
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