Manual para realizar un proceso de onboarding de éxito

28 de febrero, 2024

Una vez que has traído gente nueva a trabajar a tu empresa, es necesario preparar un proceso de onboarding eficaz.

Muchas compañías fallan en esto. Como consecuencia, no retienen a los empleados, u dan bajo rendimiento.

Según Akrya, el 50% de los gerentes no duran ni 18 meses en el cargo, y para los demás empleos, el 50% dura menos de 4 meses. Todo por no poner el debido cuidado al onboarding.

Ahora bien, ¿de qué se trata el onboarding y por qué es clave en organizaciones de 100 o más empleados?

¿Qué es el proceso de onboarding?

El proceso de onboarding se refiere al ‘camino’ que pasa un empleado nuevo para:

• Integrarse en una empresa
• Familiarizarse con el equipo
• Se hace con el fin de que se acomode pronto y pueda sacar su máximo potencial.

¿Cuánto dura el proceso de onboarding?

El proceso de onboarding tiene una duración de entre 60 y 90 días, pero hay ocasiones donde puede extenderse hasta un año:

A veces, a algunos empleados les puede costar menos tiempo integrarse, y en otras ocasiones más.

También puedes elaborar un proceso de onboarding remoto, de forma que evalúes a cada candidato sin problemas, pero vía online.

Cada empresa tiene su propio proceso de onboarding. Pero, a continuación te dejamos los puntos esenciales para que te asegures de hacerlo bien.

Pasos para diseñar un proceso de onboarding exitoso

Los pasos para inducir al personal a la empresa son cuatro principales:

• Pre–onboarding
• Primer día de trabajo
• Primera semana
• Etapa continua.

Pre–onboarding

Este paso se realiza antes de poner la oferta de empleo. Aquí, tienes que hacer ciertas actividades para “aplanar el terreno”:

1. Asegúrate de que solo lleguen candidatos que se alineen con la misión, visión y los valores de tu empresa. Para eso, pon toda la información en tu página web y en las ofertas de empleo.
2. También, realiza todo el papeleo posible, para que cuando tus nuevos empleados lleguen a la oficina, no reciban montones de documentos legales. Esta tarea la puedes simplificar con la ayuda de un software de gestión documental que te permita poner todo la importante en un mismo lugar.
3. También debes personalizar. Haz saber durante la entrevista de trabajo, o después, que estás contento de que trabajen en tu empresa y de contar con su talento en el equipo.
4. ¿A qué hora deben asistir? ¿A quién hay que dirigirse? ¿Qué actividades realizarán? Haz que todo quede muy claro.

El primer día de trabajo

El primer día de trabajo es esencial que se prepare todo para que los nuevos empleados terminen con una sonrisa.

Vamos a cubrir los puntos más importantes, presta atención:

• Evita que tu empleado haga un montón de papeleo o que firme un montón de documentos. Si dejas que se pase todo el día detrás de un escritorio, ¿qué crees que sentirá?
• Asegúrate de organizarte con los demás empleados para que convivan con los nuevos integrantes, y asigna mentores a los que preguntarles todas las dudas.
• Además, haz que conozcan al CEO o a los jefes de los departamentos, y que se sientan importantes para la empresa.
• Muestra las instalaciones, desde los puestos de trabajo hasta los baños, y no te olvides de enseñar hasta las cosas más obvias. Por ejemplo, qué computadora es la suya y dónde se deben sentar.
• Haz que no olvide su primer día en la empresa.

La primera semana

La primera semana comprende los primeros cinco días que tu nuevo empleado pasa en la empresa.

Después de este lapso ya debe de conocer:

• El funcionamiento básico de los equipos
• Las tareas que debe realizar
• Cuáles son los objetivos de su departamento
• También, en el transcurso de esta semana ya debería de comenzar a desarrollar relaciones personales.

Ruta del nuevo colaborador

Para que tengas éxito completando esta etapa, te recomendamos crear un roadmap o una checklist, con los puntos que se deben de ir cumpliendo. Pasa esta lista a los empleados más antiguos, para que te ayuden.

Algo que debes evitar a toda costa es abrumar a tu recién llegado con información. Solo da pequeñas cantidades a lo largo de estos 5 días, o de lo contrario lo saturarás, lo que podría generar ansiedad.

Interacción

También, que cada vez que vaya a la empresa dedique algo de tiempo a conocer todos los departamentos. Así entenderá mejor la estructura general.

Haz que los encargados de los departamentos hablen con ellos unos 5 ó 10 minutos al día, para que sientan que no se les deja de lado.

Puedes incluir también detalles personalizados, como tomarles una foto e incluirlos en algún mural donde estén todos los miembros de la empresa. Así sentirán que pertenecen a esta.

El proceso de onboarding continuo

La acogida de empleados puede extenderse a más de un año. Hasta que no estén del todo integrados no debes descuidar este proceso.

Después de la primera semana, haz que los managers o jefes de departamento realizan un seguimiento de cada empleado. Verifica que el roadmap del proceso de onboarding se cumpla.

Además, es muy importante que promuevas tu cultura empresarial, la misión y visión de tu empresa, y el porqué existe la empresa.

Pertenencia

Clarios, por poner un ejemplo, es una multinacional que se encarga de cuidar al medio ambiente. Diseña formas inteligentes de almacenamiento de energía para las baterías de los coches eléctricos:

Todos sus empleados lo saben. Es por eso que se quedan ahí, por la sensación de formar parte de algo más grande que ellos mismos.

En consecuencia, haz que tus nuevos empleados se sientan igual, y cuando lo logres serán más productivos y retendrás más talento.

También, preséntales a tus clientes, para que se familiaricen con el tipo de persona a quien va dirigido el producto o servicio.

Por último, organiza alguna actividad por lo menos los primeros tres meses, donde los nuevos puedan socializar e integrarse más en la organización.

¿Cómo un software puede ayudarte a mejorar tu proceso de onboarding digital?

Existen algunas actividades que pueden hacerse bastante más sencillas utilizando software de onboarding:

Es una ayuda clave para optimizar el proceso de onboarding de nuevos empleados. Los pases de lista, los cambios de turno, las horas y actividades extra, entre otros.

Por eso, te invitamos a que conozcas el software de Sesame HR, el cual te permite seguir y controlar todos lo mencionado antes. De esta forma mejoramos tu proceso de onboarding.