Manual para realizar un proceso de onboarding de éxito

Significado de proceso de onboarding

Una vez que has traído gente nueva a trabajar a tu empresa, es necesario preparar un proceso de onboarding eficaz. Muchas empresas fallan en esto, y como consecuencia no retienen a los empleados.

Según Akrya, el 50% de los gerentes no duran ni 18 meses en el cargo, y para los demás empleos, el 50% dura menos de 4 meses.Todo por no poner el debido cuidado al onboarding. Ahora bien, ¿qué quiere decir exactamente onboarding?

¿Qué es el proceso de onboarding?

Se refiere a todo el proceso por el que pasa un nuevo empleado para integrarse en una empresa, y que se familiarice con el equipo. Esto se hace con el fin de que se acomode rápidamente y pueda sacar su máximo potencial.

Este proceso tiene una duración de entre 60 y 90 días, pero hay ocasiones donde puede extenderse hasta un año. A veces, a algunos empleados les puede costar menos tiempo integrarse, y en otras ocasiones más.

También puedes elaborar un proceso de onboarding remoto, de forma que evalúes a cada candidato sin problemas pero online.

Cada empresa tiene su propio proceso de onboarding, pero a continuación te dejo los puntos esenciales para que te asegures de hacerlo correctamente.

Pasos para diseñar un proceso de onboarding exitoso

Los pasos para inducir al personal a la empresa son cuatro principales: el pre – onboarding, el primer día de trabajo, la primera semana y finalmente la etapa continua.

Pre – onboarding

Este paso se realiza antes de poner la oferta de empleo. Aquí, tienes que hacer ciertas actividades para “aplanar el terreno”.

  • Y asegurarte de que solo lleguen candidatos que se alineen con la misión, visión y los valores de tu empresa. Para eso, pon toda la información en tu página web y en las ofertas de empleo.
  • También, realiza todo el papeleo posible, para que cuando tus nuevos empleados lleguen a la oficina, no reciban montones de documentos legales. Esta tarea la puedes simplificar con la ayuda de un gestor documental que te permita poner todo la importante en un mismo lugar.
  • No solo eso, sino que también debes ser personal, haciéndoles saber durante la entrevista de trabajo, o después, que estás contento o contenta de que trabajen en tu empresa y de contar con su talento en el equipo.
  • Finalmente, explícales todo lo relacionado con el primer día de trabajo. ¿A qué hora deben de ir? ¿Con quién hay que dirigirse? ¿Qué actividades realizarán? Haz que todo quede muy claro.

El primer día de trabajo

El primer día de trabajo es esencial que se prepare todo para que los nuevos empleados terminen ese día con una sonrisa. Sin embargo, vamos a cubrir los puntos más importantes, presta atención:

  • Debes evitar que tu empleado haga un montón de papeleo, que firme un montón de documentos. Si dejas que se pase todo el día detrás de un escritorio, ¿qué crees que sentiría?
  • Asegúrate de organizarte con los demás empleados para que convivan con los nuevos integrantes, y asigna mentores a los que preguntarles todas las dudas.
  • Además, haz que conozcan al CEO o a los jefes de los departamentos, y que sientan que realmente son importantes para la empresa.
  • Muestra las instalaciones, desde los puestos de trabajo hasta los baños, y no te olvides de enseñar hasta las cosas más obvias, como qué computadora es la suya y dónde se deben sentar.
  • Haz que no olvide este día.

La primera semana

La primera semana comprende los primeros 5 días que tu nuevo empleado pasa en tu empresa,

  • Después de este lapso ya debe de conocer el funcionamiento de los equipos, las tareas que debe realizar y cuáles son los objetivos de su departamento.
  • También, en el transcurso de esta semana ya debería de comenzar a desarrollar relaciones personales.
  • Para que tengas éxito completando esta etapa, te recomiendo crear un roadmap o una checklist con los puntos que se deben de ir cumpliendo, y pasar esta lista a los empleados más antiguos para que te ayuden.
  • Una cosa que debes evitar a toda costa es llenar a tu recién llegado con información. Solo da pequeñas cantidades a lo largo de estos 5 días, o de lo contrario lo saturarás y puedes hacer que experimente ansiedad.
  • Que cada vez que vaya a la empresa le dedique algo de tiempo para conocer a todos los departamentos, y que así entienda mejor la estructura general.
  • Haz que los encargados de los departamentos hablen con ellos unos 5 o 10 minutos al día, para que sientan que no se les deja de lado.
  • Puedes incluir también detalles personalizados, como tomarles una foto e incluirlos en algún mural donde estén todos los miembros de la empresa, para que sientan que pertenecen a esta.

El proceso de onboarding continuo

La acogida de empleados puede extenderse a más de un año. Hasta que no estén completamente integrados no debes de descuidar este proceso.

  • Después de la primera semana, haz que los managers o jefes de departamento realizan un seguimiento de cada empleado. Verifica que el roadmap que elaboraste anteriormente se cumpla.
  • También es muy importante que promuevas tu cultura empresarial, la misión y visión de tu empresa, y el por qué existe esa empresa. Clarios, por poner un ejemplo, es una multinacional que se encarga de cuidar al medio ambiente, diseñando formas inteligentes de almacenamiento de energía para las baterías de los coches eléctricos.Y todos sus empleados lo saben. Es por eso que se quedan ahí, por la sensación de formar parte de algo más grande que ellos mismos.
  • Haz que tus nuevos empleados se sientan igual, y cuando lo logres serán más productivos y retendrás más talento.
  • También preséntales a tus clientes, para que se familiaricen con el tipo de persona a quien va dirigido el producto o servicio.
  • Además, debes de tener mucho cuidado de concentrarte demasiado en el proceso de onboarding, ya que corres el riesgo de dejar de lado los otros procesos dentro de la empresa.
  • Organiza alguna actividad por lo menos los primeros tres meses, donde los nuevos puedan socializar e integrarse más en la organización.

Cómo un software puede ayudarte a mejorar tu proceso de onboarding

Existen algunas actividades que pueden hacerse bastante sencillas utilizando software para optimizar el proceso de incorporación de nuevos empleados, y gracias a esto los nuevos pueden adaptarse más fácilmente.

Los pases de lista, los cambio de turno, las horas y actividades extra, entre otros.

Es por eso que te invito a que uses nuestro software de RRHH Sesame gratis por 15 días, el cual te permite hacer todo lo mencionado arriba y más. De esta forma podemos mejorar tu proceso de onboarding.

Estos son los pasos que debes de seguir para hacer un proceso de onboarding efectivo, y que pueden traer grandes beneficios a tu empresa.

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