Guía sobre la gestión de asistencia: ausencias, vacaciones y faltas

10 de marzo, 2021

Uno de los pilares más importantes dentro de la organización, es su capital humano. Para que exista un funcionamiento armónico dentro de la empresa, es fundamental una regulación de los tiempos laborados por los empleados. Factores como el absentismo laboral, llegadas tarde, vacaciones cedidas en tiempos indebidos, etc. Representan pérdidas monetarias para las compañías que no cuentan con la correcta gestión en el área de recursos humanos.

Con la finalidad de ayudarte a mejorar la gestión en tu equipo de trabajo, en este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre el control de ausencias, vacaciones, faltas y cómo mejorar dichos controles.

Gestión de la asistencia en las empresas

Una de las tareas que mayor cantidad de tiempo roba al área de recursos humanos, es llevar el control de la asistencia de los empleados. Sin embargo, esta función es clave para asegurar la productividad en toda la empresa. Como en cualquier proceso, si una pieza falta, puede significar que todo un proceso deje de funcionar.

Por esta razón, es tan importante un control de asistencia laboral, ya que es un mecanismo de regulación que nos permite llevar un registro de las entradas y salidas de los empleados.

Un registro de la asistencia laboral proporciona a la empresa un respaldo que le permite medir la puntualidad de sus trabajadores y facilita la evaluación de afectaciones en la productividad de la organización, en caso de ausencias en el personal.

¿Por qué llevar un listado para controlar la asistencia?

La puntualidad se traduce en productividad y la productividad en dinero. Cuando no tenemos un control adecuado en la gestión de asistencia, podemos incurrir en gastos innecesarios por conceptos de renta de espacios y nómina.

Por el contrario, cuando se conoce con exactitud las horas laboradas y la efectividad alcanzada por los empleados, tenemos la libertad de crear estrategias de mejoramiento y administrar adecuadamente los recursos de la empresa. Asimismo, te permite cumplir con fundamentos de la Ley Federal del Trabajo como: horas extra trabajadas, horas nocturnas, primas dominicales y vacaciones.

A través del control de asistencia, se puede crear un balance que nos muestre la importancia de un puesto de trabajo dentro del proceso productivo e inferir datos sobre la eficiencia, el salario percibido y la productividad de cada empleado en su puesto laboral.

Además, cuentas con mayor información para la toma de decisiones dentro de la empresa, algo vital para los empresarios.

¿Cómo llevar el control de asistencia en el trabajo?

Las condiciones de las empresas y su flujo de personal, son diferentes. Para las empresas (sin importar su tamaño) hay una regla que funciona de maravilla, lo más simple suele ser lo más efectivo.

Esta regla no es la excepción en el área de recursos humanos, en años anteriores era común el uso de hojas de cálculo en Excel. En ellas llevabas el registro de cada departamento, bajo la creación de listas y fórmulas complejas, que con un poco de conocimiento en este programa, podías obtener datos y estadísticas.

Este tipo de prácticas han evolucionado en los últimos años, hoy en día, existen software de recursos humanos, que te facilitan el trabajo por medio de procesos automatizados y orientado a la gestión de asistencia.

La tendencia al uso de software de RRHH, anula el papeleo, las hojas de cálculo y permite la autogestión mediante el registro de manera individual. Además, te permite gestionar incapacidades médicas, permisos de ausencia, faltas y vacaciones, todo en un mismo lugar.

Una vez que se introducen las métricas en el sistema, el software te proporcionará de manera automática actividades como: las mejores fechas para las vacaciones de los empleados, los turnos a asignar, el registro de faltas, así como cualquier elemento que forme parte de la gestión de los empleados.

La oferta de programas para llevar el control y hacer la gestión de la asistencia es muy amplia y cada una ofrece nuevas ventajas. Para entender mejor en que consiste, puedes aprender sobre uno de los programas líderes en México para este mercado: Sesame, que ofrece en su catálogo funcionalidades como:

• Reloj checador.
• Planificador de tareas.
• Gestión documental.
• Reclutamiento y selección de personal.
• Onboarding.
• Gestión de turno.
• Bolsa de horas.
• Control horario.

Pese a que en el mercado existen opciones para estas tareas, sin lugar a dudas Sesame es tu mejor opción, ya que es una herramienta que se adapta a las necesidades de tu empresa y te brinda opciones para cada aspecto de la gestión de recursos humanos.

Control y reducción del absentismo laboral

La Real Academia Española define absentismo como “la ausencia reiterada del trabajador de su puesto de trabajo, que puede ser causa legal para la extinción del contrato de trabajo”.
RAE.
Mientras que Economipedia define el absentismo laboral como: “el abandono del lugar de empleo y de los deberes inherentes al mismo. También se define como la ausencia de una persona en su puesto de trabajo durante las horas que debería estar presente”. ECONOMIPEDIA, 2016.

Como puedes observar, el absentismo laboral es una de las problemáticas más difíciles de gestionar en el área de RRHH. Para poder solucionarlo, existe una búsqueda exhaustiva para encontrar prácticas o métodos para prevenir y registrar estos incidentes en la empresa.

Cuando un empleado se ausenta de su puesto de trabajo, la carga laboral y actividades asignadas a esta persona deben ser redistribuidas a otros empleados del departamento. Esta situación afecta negativamente la productividad y la dinámica de trabajo. Asimismo, puede generar daños en las diligencias y el ambiente laboral.

Para mitigar estos problemas, debemos anticiparnos a las consecuencias de esta actividad a través de varios mecanismos. También podemos hacer uso de actividades claves, para disminuir el impacto del absentismo laboral y reducir en la medida de lo posible su incidencia, por ejemplo:

• Fomentar un clima laboral óptimo.
• Evaluar el rendimiento.
• Ofrecer la dinámica de trabajo de Home Office.
• Formar y educar constantemente a tu personal para crear una identidad laboral.

Para complementar estas actividades, puedes presentar ofertas variadas y flexibles de horarios con una carga laboral definida. Esta acción te permite realizar en un periodo de tiempo, la aplicación de políticas estrictas de ausencia, seguimiento del personal, asegurar el bienestar del capital humano y por supuesto, la implementación de un programa de control de asistencia.

Como mencionábamos anteriormente, una de las opciones que ayudará a tu empresa a tener mayor control, es por medio del apalancamiento con el uso de herramientas tecnológicas, en este caso nos referimos al software de recursos humanos Sesame, que hace la gestión de talento por ti y te ayuda a mitigar el absentismo laboral por medio de su programa de gestión de asistencias.

Ahora que conoces la importancia de la gestión de la asistencia, es hora de comenzar a crear tu plan de trabajo y organizar las prioridades de tu compañía. El mercado te ofrece diferentes herramientas que facilitan hacer una correcta gerencia. Infórmate a través de los enlaces presentados.

Fuentes consultadas:
*https://www.emprendepyme.net/control-de-asistencia-laboral.html