Guía para crear un plan de recursos humanos de éxito

24 de febrero, 2021

Un plan de recursos humanos es un documento clave en cualquier organización, sin importar su tamaño. En este documento, se detalla todo lo que tenga que ver con la gestión del personal, y en el que se establecen las acciones de cada departamento. En resumen, permite organizar todas las actividades dentro de la empresa.

¿Por qué es necesario un plan de recursos humanos?

Dos personas desarrollan un producto innovador y comienzan un negocio: una se encarga de las ventas y la otra elabora el producto. Fácil y sencillo.

Con el tiempo empiezan a tener éxito y la demanda va aumentando. Aumenta tanto que quien se encarga de las ventas recibe más llamadas de las que puede manejar, y el que produce no tiene tiempo para fabricar todo lo que se le pide. Por lo tanto, es hora de contratar gente.

El negocio se expande hasta el punto en el que comienzan a aparecer nuevas tareas: atención al cliente, administración de las redes sociales, mantenimiento, etc. Ahora ya no es tan sencillo organizarlo todo.

¿Qué persona debe de estar a cargo de a qué tarea? ¿Cuál es el horario entrada y salida de cada quién? ¿Cuánto y cuándo hay que pagarles a los empleados? Un plan de Recursos Humanos te permite tener una respuesta a todas estas preguntas y más.

Objetivos del Plan de RRHH

El plan de recursos humanos tiene muchas finalidades, pero las más importantes son las siguientes:

• Hacer las mejores contrataciones: esta estrategia de recursos humanos te permite definir un perfil específico para un puesto de trabajo, que servirá como base a la hora de hacer las contrataciones.
• Mayor productividad: Poner a las personas en los puestos adecuados y en un horario establecido, aumenta su productividad.
• Menos gastos: Si hay una gran productividad, el tiempo que un empleado trabaje se aprovecha al máximo, generando más ganancias para la compañía.
• Una mejor cultura empresarial: Colocar a las personas en los puestos donde ellas quieren estar y en los que mejor se desarrollan, permite que estas disfruten mucho más de su trabajo, con lo que se crea un buen ambiente laboral.

Pasos para elaborar un plan de recursos humanos

Elaborar esta estrategia de recursos humanos es una de las actividades del director de RRHH, y deben de seguirse una serie de pasos para asegurarse de crear un buen plan.

Lo último que quieres en tu empresa es que se realice un plan de recursos humanos de forma errónea, pues podría costarte miles o incluso cientos de miles de dólares al año.

1. Realizar el organigrama de tu empresa

El primer paso es que realices el organigrama de tu organización. Este organigrama varía dependiendo del sector en el que tu empresa se encuentre, su tamaño, y otras cosas.

Aquí debes de definir quién es el que se encarga de todo, cuántos departamentos habrá, cuáles serán las actividades de estos departamentos y quiénes estarán a cargo de cada uno.

Una vez que has definido todo esto, ya estás listo para el siguiente paso.

2. Establecer las funciones y responsabilidades dentro de la empresa

En este punto debes identificar qué actividades y responsabilidades tendrán los miembros y empleados de la empresa en cada puesto, aproximadamente cuántas horas de trabajo hay que cubrirse, y cuántos empleados son necesarios para cada departamento.

Cuando estés buscando hacer las contrataciones, estos perfiles te permitirán conocer qué candidatos son los más adecuados para el trabajo. Con esto, también te aseguras de poder retener más talento para un futuro, obteniendo mejores beneficios a largo plazo.

3. Fijar la política de recursos humanos

Aquí debes de definir todo aquello que tenga que ver con el departamento de recursos humanos.

• Cuál va a ser el proceso y el modo de selección de los candidatos que buscan aplicar para algún puesto.
• Cómo vas a remunerar a tus empleados: ¿Será de forma mensual o en función de los resultados que consigan? ¿Darás bonos por productividad? ¿Incentivos?
• Establecer las capacitaciones requeridas para cada puesto, viendo qué formaciones son las más adecuadas.

4. Definir el salario de tus empleados

• ¿Cómo le piensas pagar al personal?
• ¿Cómo se gestiona el control horario?
• ¿Permitirás que se trabajen horas extras?
• ¿A cuánto dinero extra equivale una hora?
• ¿Cuál será el límite?

Definir el salario es algo importante que debe establecerse seriamente.

Pagar demasiado motiva bastante a los trabajadores y puede aumentar la productividad, pero corta tus ganancias y te impide reinvertir para expandir la empresa. Hay que buscar un equilibrio y dar un salario justo.

Si estás usando un sistema de horas extras, te invito a usar nuestro software Sesame gratis por 14 días, donde podrás definir las claves de la gestión horario y del talento fácilmente.

5. Establecer el horario de trabajo

Es necesario que cada puesto dentro de la empresa tenga definido un horario, pero no solo eso, sino ver también en qué fechas serán las vacaciones y cuántos días durarán.

La hora de un trabajador en tiempo completo es de 8 horas, y hay que ver cuál será la hora de entrada y cuál la de salida. Si la empresa trabaja las 24 horas, lo normal es que haya 3 turnos, por lo que es necesario fijar a qué hora comienza y termina cada uno. También depende del puesto de trabajo.

6. Fijar un sistema de promociones

Un empleado muchas veces entra en una empresa con la esperanza de obtener un aumento, o ir escalando y conseguir un mejor puesto. Debes definir un sistema de promoción, y que tiene que ser puesto en práctica. Sin embargo, crea un sistema justo.

Además, promover a los trabajadores o hacer que sean conscientes de que pueden ir ascendiendo, los motiva y hace que se queden más tiempo en la empresa, por lo que no tienes que hacer contrataciones a cada rato.

Estos son los pasos que debes de seguir para elaborar un plan de recursos humanos eficiente, que permita que tu empresa crezca y que brinde un buen ambiente laboral, donde a cualquiera que esté buscando un empleo le den ganas de trabajar ahí.

También, necesitas saber que esta estrategia de recursos humanos tiene que ir actualizándose conforme la empresa se expanda, y siempre con el debido cuidado. El plan de recursos humanos no es algo que se debe tomar a la ligera, pues puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Importancia del plan de Recursos Humanos en una empresa

El plan de Recursos Humanos es un componente clave en la gestión de una empresa, ya que se enfoca en el manejo efectivo del capital humano de la organización. Su importancia radica en que, a través de un plan estratégico para el manejo de los Recursos Humanos, la empresa puede maximizar el valor de su personal y lograr una ventaja competitiva en el mercado.

A continuación, te enumeramos algunas de las razones por las que el plan de Recursos Humanos es importante para una empresa:

Selección y retención del talento

Establece los criterios para la selección de los empleados, asegurando que la empresa cuente con el talento necesario para cumplir con sus objetivos a largo plazo.

Además, define políticas y estrategias para la retención del personal clave, evitando la fuga de talentos y la disminución de la productividad.

Desarrollo de habilidades y capacidades

El plan de Recursos Humanos también incluye programas de capacitación y desarrollo profesional para los empleados, lo que les permite adquirir nuevas habilidades y conocimientos para mejorar su desempeño en el trabajo.

Esto también puede aumentar su compromiso y motivación en el trabajo, lo que a su vez puede mejorar la productividad y la rentabilidad de la empresa.

Gestión de la diversidad y la inclusión

Se enfoca en promover un ambiente laboral diverso e inclusivo, lo que puede mejorar la creatividad y la innovación en la empresa. Además, esto puede mejorar la imagen de la empresa y atraer a talentos diversos y altamente cualificados.

Adaptación al cambio

El plan de Recursos Humanos también ayuda a la empresa a adaptarse a los cambios en el entorno empresarial, como los cambios en la tecnología, el mercado o la economía.

Al tener un plan sólido, la empresa puede asegurarse de tener los recursos humanos necesarios para responder rápidamente a los cambios y aprovechar las oportunidades.

Ejemplo de un plan de Recursos Humanos correcto

Un plan de Recursos Humanos efectivo y correcto debe estar alineado con los objetivos estratégicos de la empresa y tener en cuenta las necesidades y expectativas de los empleados. A continuación, presentamos un ejemplo de un plan de Recursos Humanos:

Análisis de la situación actual

En primer lugar, se debe realizar un análisis detallado de la situación actual de la empresa en términos de su capital humano. Esto incluye la evaluación del rendimiento, la identificación de los puntos fuertes y débiles de los empleados y la evaluación de las necesidades de capacitación y desarrollo.

Definición de objetivos estratégicos

Una vez que se ha realizado el análisis, se deben definir los objetivos estratégicos del plan de Recursos Humanos. Esto puede incluir la mejora de la productividad, la retención del personal clave, la diversificación de la fuerza laboral, entre otros.

Desarrollo de políticas y estrategias

A continuación, se deben desarrollar políticas y estrategias específicas para lograr los objetivos estratégicos definidos. Por ejemplo, se pueden desarrollar programas de capacitación y desarrollo, programas de retención de personal, estrategias de diversidad e inclusión, entre otros.

Implementación del plan

Una vez que se han desarrollado las políticas y estrategias, se debe implementar el plan de Recursos Humanos. Esto incluye la comunicación efectiva de las políticas y estrategias a los empleados, la asignación de recursos necesarios y la supervisión y seguimiento de los progresos.

Evaluación y ajuste

Finalmente, se debe evaluar regularmente el plan de Recursos Humanos para medir su efectividad y realizar los ajustes necesarios. Esto puede incluir la revisión de las políticas y estrategias, la reasignación de recursos y la implementación de nuevas iniciativas.

En conclusión, un plan de Recursos Humanos efectivo y correcto debe ser una parte integral de la estrategia general de la empresa y estar diseñado para maximizar el valor del capital humano de la organización.

¿Automatizar el plan de Recursos Humanos?

La automatización de procesos en el plan de Recursos Humanos puede mejorar significativamente la eficiencia y precisión del proceso de gestión de recursos humanos en la empresa.

Ahora, te vamos a presentar algunos de los procesos que se pueden automatizar utilizando software para la gestión de Recursos Humanos como Sesame HR:

1. Procesos de reclutamiento: el software puede ayudar en el proceso de reclutamiento automatizando tareas como:
   • Publicación de ofertas de trabajo en línea.
   • Evaluación de currículums.
   • Selección de candidatos
   • Envío de correos electrónicos y mensajes automáticos a los candidatos.
2. Gestión de documentos: la automatización puede permitir la gestión digital de documentos relacionados con la gestión de recursos humanos, como contratos de trabajo, nóminas, formularios de impuestos, entre otros.
3. Administración de beneficios: la administración de beneficios puede ser automatizada, lo que permite a los empleados inscribirse, cambiar o cancelar beneficios a través del software.
4. Programas de capacitación y desarrollo: Los programas de capacitación y desarrollo pueden ser automatizados, lo que permite a los empleados acceder a cursos en línea, programar capacitaciones, realizar evaluaciones y recibir certificaciones.
5. Evaluación del desempeño: lo que permite la programación de evaluaciones, la recolección de información y la generación de informes y análisis.
6. Administración de licencias y vacaciones: puede ser automatizada, lo que permite a los empleados solicitar vacaciones y licencias, y a los gerentes aprobarlas y hacer un seguimiento de su uso.

En resumen, la automatización de procesos en el plan de Recursos Humanos puede mejorar significativamente la eficiencia y precisión del proceso de gestión de personal gracias a la ayuda de un software. Esto permite una mayor concentración de esfuerzos en tareas de mayor valor añadido para la organización.